[STEP2]チームワークを高める 質の良い会議とは?!

会議やミーティングの質と業績は比例すると言われています。質の良い会議・ミーティングを行っている企業は、変革もしやすく、チームワークも高まりやすい。
「ミーティングシート」(ページ中央部参照)に基づき、「正しいミーティングの進め方」を学んだことのない方にも分かりやすく解説いたします。

最大のポイントは「時間配分」と「全員参加」

\ 聞くだけでは集中力が低下する /

発言は30分に1度

人の話を聞くだけでは、集中力が低下します。30分に1度は、参加者全員に発言の機会を持たせましょう。

発言は30分に1度
\ 理想は1時間半~2時間程度 /

時間配分

時間には限りがあります。また、集中力にも限界がありますので、理想は1時間半~2時間程度、長くても3時間が望ましいと思います。そのために、割愛できる内容は、事前に資料を配布するなどして、時間を削減していきましょう。

時間配分
\ 人数が多すぎると共有できない /

参加者は10名以内

10名以上になると発言の機会も減り、そもそもの目的である、「共有」効果が薄れます。

参加者は10名以内
\ 参加者全員が意見を述べる /

意見交換

必ず、参加者全員に意見を述べてもらいましょう。実際に口に出すことで、ミーティングへの参加意識も強まり、決定事項に対しての意識も高まります。

意見交換
\ 参加者全員でゴールを共有する /

ゴールを明確にする

毎回、「今日はここまで決める!」というゴールを明確にし、参加者全員が頭に入れて進めましょう。

ゴールを明確にする

[会議の質を上げる]ミーティングシートを使おう!

ミーティングシート

*全体の時間配分をして効率よく進めましょう!

*目的とルールを記入するのを忘れずに!

[本日のゴール(5分)]全員で共有する!

[課題・テーマ(10分)]方向性を定める!

[意見交換(25分)]全員が発言し、参加意識を高める!

[中間まとめ(10分)]経過をまとめ、参加意識を高める!

[感想(5分)]次回に向けて主観を述べる!

[最終まとめ(5分)]結論をまとめる!

[ミーティングシートでこんなに変わった!]会議・ミーティング改善事例

– 時間のムダだったサービス業の部門ミーティングが一致団結の場に! –

【以前の問題点】

○進行者と特定の人しか話していないため、議論になっていない…
○事前に資料の準備がなく、会議の意図が分かりづらい…
○資料を読み上げる時間が長く、議論の時間が少ない…

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改善効果

全員が発言することで意思統一ができた!

○全員が30分に1回発言するよう、個別に名指しで発言することで、全員の意見が聞けた!
○全員が発言することで、目指す方向に対して一致団結できた!
○資料(シート)の事前準備により、目指すゴールや話す内容が明確だった!

ゴールが見えず、時間の無駄になっていたものが、効率よく意義のある会議へと改善することが出来ました!

[STEP3]スケジューリングシートで分かりやすい!→デスクワークのスケジューリング術
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