中小企業の働き方改革[その2 ムダの削減を見直す具体策]


無意味な会議、効果のない日報、惰性の業務…ムダの削減を見直す具体策

「忙しい」と口にする人に限って、日々多くのムダを抱えています。それらを一つずつ省くことで、「限られた時間内で質の高い仕事」をこなし、かつ「新しい仕事」を取り入れることができるため、生産性が高まります。

  • 有意義な会議
  • 日報を変える
  • スピードアップ
ムダな会議を有意義な会議に変える

説明を減らす

説明(報告)ばかりの会議が多くみられるが、それらのほとんどが資料の配布やメールでも済ませられるもの。
説明(報告)からは何も生まれない。まずはそれらを無くし、議論の時間に変えていく必要がある。

ゴールを明確に

漠然としたテーマで何となく話し合う会議は、多くの場合で結論までたどり着かない。
会議のはじめに、参加者全員で「目的やゴール」、「議題や時間割」を明確にして進める。

一方通行にしない

ムダな会議を有意義な会議に変える
会議の場では、人の発言を妨げて自分の意見を言ったり、逆に座っているだけで全く発言しない人もいるが、人の意見は受け入れつつ、自分の意見も発言することで議論は成立する。一方通行にならないよう気をつける。

日報で自分をマネジメント

「やらされ」ない

日報は「やらされて」書くものではなく、自分自身がスムーズに仕事を進めるため、また、今後の成長に活かすために書くもの。
まずは、「日報は自分のために書く」という意識に変える。

仕事を見える化

仕事に追われる一番の原因は、行き当たりばったりで仕事を進めていること。
日報を有効活用し、一日の仕事のスケジュールを「見える化」することで、計画的で効率のよい仕事運びができるようになる。

未来への投資

「重要だけど緊急ではない仕事」はついつい先送りにしてしまいがちだが、それでは、いつまでたっても進まない。
目標を明確にし、未来への投資と考え、一日のスケジュールに少しずつでもその時間を組み込む。

スピード重視の仕事の進め方

すぐ段取り

仕事が発生したら、まずはその場でゴールを定めてスケジュールを決め、段取りまで済ませる。
仕事に取り掛かるスピードは、仕事完了までのスピードだけでなく、質や精度にも大きく影響する。

打ち合わせの準備

時間をかけて何も決まらないほどムダな打ち合わせはない。
打ち合わせの前には、しっかりと準備をして挑む。また、打ち合わせ時にはゴールを明確にし、常に意識をしながら進める。

完璧主義をやめる

スピード重視の仕事の進め方
ミスのない仕事は評価されるが、時間をかけすぎて締め切りに間に合わないと意味がない。
段階に応じ、仕上げのレベルを見定めて進める。時間をかけた分だけ質が高まるという訳ではない。

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