中小企業の働き方改革[その3 仕事環境を見直す具体策]

効率を高めましょう!仕事環境を見直す具体策

「仕事の進みが悪い…人手が足りない…」それは、仕事環境のせいかも。何かを「探す」ムダを無くすだけでも、仕事効率はかなりアップします。また、人材が育つ環境をつくることも、会社全体の仕事効率アップには欠かせません。

  • 整理整頓
  • アイディアの湧く環境
  • 人材が育ちやすい環境
「探す」手間を減らす

データを整理

パソコンのデスクトップが片付いているかどうか…それは、あなたの今の仕事の状態を表している。
必要なデータを必要な時に取り出せ、スムーズに仕事を運べるように、常日頃から整理しておく。

メールを整理

メールは、今やビジネスコミュニケーションの中心的役割を担っており、一日でも相当数のメールのやりとりがある。
大事なメールの見落としや、探す手間を無くすためにも、分類や削除のルールをつくり管理する必要がある。

机を整理


机の上や引き出しの中が散らかっていると、資料を探す手間などにより仕事効率が落ちる。また、必要な書類の紛失や忘れ物にもつながる。
要らない資料は捨て、使う頻度によって保管場所を考えるなどの工夫をする。

頭が働く、集中力が増す環境づくり

朝の時間の活用

朝は脳が最も元気な時間帯であり、一日のうちで最も集中力が高まる。
したがって、難しいことや苦手な仕事は朝の時間を有効的に使うことがおすすめ。社外とのやり取りも少なめで、仕事がはかどる。

動線を考える

使い勝手が悪い、取り出しにくい、置き場所が決まっていない…などなど、小さなムダやストレスが積もり積もって、仕事のスピードを落としている。
作業動線を考えた部屋のレイアウト、机の上や引き出しの整理が必要。

場所を変える


同じ机にずっと座っていても、同じアイディアしか浮かばない。
煮詰まった時こそ、部屋を変えたり、机を変えたり、外を歩いてみるなど、新しい環境に身を置くことで、新しいアイディアが浮かんでくる。

人材を育てて仕事を任せる

仕事は任せる

「後輩や部下が育たない」のは、育てていないから。後輩が育たなければ、会社全体のレベルは上がらす、仕事効率も悪いまま。
仕事を少しずつでも後輩に任せられる環境にすることが、人材育成の秘訣。

教える時間

「仕事が忙しくて部下に教える時間がない」のではなく、教える時間も仕事ととらえて日々のスケジュールに組み込む。
但し、上司が一方的に教える、語るのではなく、部下の意見も聞きつつ主体性を持たせることが、成長促進につながる。

話す時間


上司や先輩と話すのは、部下にとっては緊張の時間。
常日頃から後輩や部下と話す機会をつくり、コミュニケーションを取っておくことで垣根が下がり、「お互いに指導しやすく聞きやすい環境」が生まれる。

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