上手なスケジューリングと仕事のスピードアップ策

上手なスケジューリングと仕事のスピードアップ策

これからの時代の会社経営において、労働時間削減などの「働き方改革」は、避けては通れません。
 
それは、「働き方改革法案」などの世の中の流れの中で、従業員の雇用の維持や採用などの面において、必須の課題であります。
 
とはいえ、単に労働時間を削減するだけでは、これまで長時間労働を軸に生き抜いてきた中小企業の経営は、行き詰ってしまいます。
 
したがって、「いかに時間を削減しながら高い生産性、密度濃く仕事をするか」ということが、社員全員の命題となります。
 
そのためには、社員一人ひとりがいかに仕事をスピードアップするかが重要です。労働時間を2割削減して、生産性を2割アップする、そのための仕事の進め方を、一緒に学んでいきましょう。

無駄を省くポイントはスケジューリングと仕事の段取り

無駄な時間減らして仕事のスピードアップを図るには、スケジューリングならびに仕事の段取り技術が大事です。

それぞれの課題や問題について、対策やポイントをご紹介します。

無駄な時間が発生する要因

時間をそもそも気にしていない
一つの仕事にかかる時間を意識することで、スピードは上がります。仕事のはじめと終わりの時間を書き出してもらうことで、従業員一人ひとりがスピーディーに仕事を終わらそういう意識が芽生えます。
対策
改革ポイント
理想の時間配分例
線
集中力なく、ダラダラと仕事をする
集中力というものは、長く続くものではありません。したがって、一つのことに長い時間をかけても、集中力が切れてしまえばなかなか発想も浮かばないので、ダラダラと時間ばかりかかってしまいます。
対策
改革ポイント
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まわりに集中を邪魔されている
仕事に集中しようとしても、まわりのスタッフやお客様に邪魔をされてしまったり、または、音や声が気になって集中が長続きしないという方も多いです。
対策
改革ポイント
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庶務や連絡、雑用に追われている
仕事において、庶務や連絡は、実は優先されます。
まわりへの連絡がおろそかになったり、まわりが関わる庶務を放置していると、自分ひとりのせいで、多くの人や組織に迷惑がかかります。

思い起こしてみてください。忙しい人ほど連絡がこまめであったり、メールもすぐに返信がある、といったことはありませんか?

特に、「連絡」は待つのではなく、こちらから積極的に行うことで、先方からかかってくる電話の数自体が減りますし、「突然の電話で集中が途切れる」といったことも防げると思います。

対策
改革ポイント
線
仕事の段取りが悪く、いつもギリギリ
「仕事の段取りが悪い人」は、たとえ仕事が少なくても、いつも仕事に追われている感覚になります。

仕事が発生した段階で「今忙しいから」と放置していると、納期が迫るにつれてどんどん仕事がストレスになってきます。常に「まだ、あれもある、これもある」と、多くの仕事を抱えているような幻想に陥ってしまい、重荷になって「追われている感覚」になるのです。

対して、「仕事の要領が良い」と言われる人は、仕事が発生したら、すぐに着手、段取りをしています。
たとえ今日がどんなに忙しくても、10分でもよいから時間をつくってその日のうちに着手することで、翌日以降の仕事スピードは格段に上がります。

作業自体は進めなくてもよいのです。着手、段取りすることによって、仕事をしていなくても、脳が勝手に作業を進めてくれます。

対策
改革ポイント
線
一度にアイディアを出そうとする
企画や研修など、深く考える必要のある仕事では、アイディアが重要になります。

しかしながら、アイディアが出ないときに、ウンウンと唸っていても時が過ぎるばかり。アイディアは、時間をかければかけるほど良いアイディアが生まれるというものではありません。むしろ、短時間でひらめくアイディアの方が、重要である場合が多いです。

したがって、1回のアイディア出しに時間をかけるよりも、日々ちょっとした細切れ時間を使ってアイディアをメモしておくなど、考えがひらめいた時にまとめていきましょう。

アイディアの必要とする仕事は一度にまとめて終わらそうとせず、日々積み重ねておくことが大切です。

対策
改革ポイント
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仕事のスピードアップ策まとめ

業務段取りシート

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