オフィスに潜む 8つのムダ[その1]資料・モノ・スペース

オフィスに潜む8つのムダ1/資料・モノ・スペース
 

不要なもの、ありませんか?

オフィス内に、使わない資料やモノが散乱していませんか?

日常使わない資料やモノは必要なものを探す時間のロスに。
またそれらを置くためや普段使われていない空きスペースは、家賃のムダに繋がります。

オフィスに潜む無駄をなくそう!

資料・モノ・スペースのムダへの対処法

3S(整理・整頓・清掃)からはじめよう

オフィスワークにおいて、資料やモノを探す時間は1日平均で1時間程度かかっていると言われています。

このムダを減らすために、まずは3S(整理・整頓・清掃)からはじめましょう。

3S(整理・整頓・清掃)とは、主に不必要な書類や物を取り除き、必要な書類や必要なモノを残し、それらをすぐに取り出せる状態をつくることを言います。

3S(整理・整頓・整頓)とは

3S(整理・整頓・清掃)のメリット

時間的効果

「どこに何があるか」が明確になり、資料やモノを探す時間が減ります。その結果、一つの仕事にかかる時間の短縮とスピードアップに繋がります。

経済的効果

整理・整頓により、物理的なスペースが産まれます。その結果、ムダなスペースにかかるムダな家賃を抑えられると同時に、効率的なスペース活用にも繋がります。

精神的効果

環境がスッキリすることでモチベーションが上がり、仕事への集中力が高まって、生産性アップに繋がります。オフィスでは、これが最も大きい効果かもしれません。


捨てるルールを決める

1年以上使っていない資料は捨てる

まずは、資料やモノを捨てるためのルール決めからスタートする。例えば、「保管義務がなく1年以上使っていない資料は捨てる」や「保管義務のある資料はデータ化して保存する」など。

整理日を決める

毎週〇曜日の〇時から捨てる時間

毎週、整理をする(不必要な書類やモノを取り除き、必要な書類やモノを残す)日時と場所を決めて、全員で定期的に実施する。短い時間でもよいので継続する。

置き場所を決める

モノの置き場所をすべて決める

モノの適正な置き場所(スペースと定位置)を決め、使用頻度に応じて管理していく。
パソコンの中のデータやファイルなども、ファイリングシステムなどで管理する。

清掃項目(場所と頻度)を決める

毎日、毎週、毎月の清掃場所を決める

清掃する場所と頻度を決める。
全ての場所をフラットに扱うのではなく、毎日、毎週、毎月と、場所ごとに頻度を分けて決めておく。

清掃チェックリスト

清掃項目のチェックリストをつくる

清掃項目が決まったら、チェックリストをつくり、清掃を“見える化”してチェックする。
“見える化”することで、義務感や責任感が芽生える。

ペーパーレスの推進

必要な書類がすぐ取り出せる状態に

ぺーパーレスを推進することで、書類を探すムダな時間を減らすことができる。
集中する時間が増えることで、仕事の生産性も高まる。

プロジェクト推進

経営者がリーダーとなりプロジェクト推進

3S(整理・整頓・清掃)を継続するためには、現場任せにするのではなく、まずは経営者がリーダーとなってプロジェクトを推進し、会社全体で取り組む環境をつくる。

意識改革

3Sを通じてスタッフの意識改革

3S(整理・整頓・清掃)は、スタッフの“ムダを無くして効率よく”しようとする意識改革や、キレイで働きやすい環境になることでモチベーションアップにつながる。

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