オフィスで発生する【通信費のムダ・ベスト3と備品のムダ】

オフィスで発生する通信費のムダ・べスト3
ムダを省いて生産性を上げる!オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。3つめのムダである”光熱費・通信費・備品のムダ”への対策から今回は、「通信費と備品のムダ・ベスト3」をご紹介!

通信費のムダ1・インターネットの見直し

対策1 複数契約がないか確認

インターネットの進化に伴い、固定電話の回線からADSL、さらにISDNから光回線へと、新しいサービスに更新していく中で、電話用、インターネット用などそれぞれ既に必要のない回線を複数契約したままということも。
今一度チェックして、契約を一本化しよう。

対策2 プロバイダなどを見直す

インターネットの普及とともにプロバイダのサービスも多様化している中、契約当時から同じ業者に依頼したままという企業も少なくない。「データ通信量が小さくないか」「契約時に不要なオプションサービスが含まれていないか」など、今一度プロバイダ契約やプランを見直すべき。

プロバイダー見直し

対策3 無線LANの導入

以前は高価で不安定だった無線LANも、今では有線と費用もたいして変わらず、身近なサービスになった。
導入することで、場所を限らず通信できたり、オフィス内のケーブルが減るなど、仕事効率アップにもつながる。

通信費のムダ2・電話代・電話機の見直し

対策1 ビジネスホンの活用

ビジネスホンは台数分の電話回線を必要としないため、一つの回線契約で複数台の電話を利用できる。加えて、「内線」機能を活用すれば社内の通話料も節約に。

対策2 台数や回線数を見直す

オフィスに必要な電話機の台数は、一般的にデスクの数+会議室の数が目安とされているが、回線数も含め、最も電話を使う時期を目安にしながら適切な数に設定する。

電話の台数や回線数を見直す

対策3 IP回線を利用

ひかり電話などのIP回線を利用する電話サービスは、固定電話に比べて基本料金が安く、また通話の距離や時間に関係なく一律料金のため、通話の多い企業には節約度が高い。

対策4 端末のキャリア見直し

通話料定額プランやデータ通信量が充実のプラン、また格安SIMのキャリアに変えるなど、仕事での利用状況と照らし合わせ、今一度キャリアやプランを見直そう。

通信費のムダ3・FAXの見直し

FAXソフトを導入して有効活用

仕事に関わるFAXには、受信しても気づかない…、確認に動く手間…、不要な出力による紙やインキのコスト問題…、かさばるFAX文書…など、意外と困りごとが多い。
これらの解決には、「FAXソフト」を使うのが有効的。ムダを減らして生産性アップにつながる。

FAXの困りごととFAXソフト導入による効果例

内容と実際に必要なサービスを定期的に見直す

通信費を削減するためには、契約している内容と実際に必要なサービスとの照らし合わせが不可欠。定期的に見直すことで、コスト削減だけでなく業務効率アップにもつながる。また、電話やFAXもインターネット回線を活用することで、コスト削減になる。

備品のムダ対策

対策1 全体で管理

文房具などの備品は、個人に任せずオフィス全体で管理することで在庫管理しやすくなり、重複発注のムダ防止になる。また、社員の経費削減の意識も高まる。

対策2 断捨離する

不要なものを無くせば、そのスペースを活かせる。また、整理整頓により探すムダを省くとともに、ミスを減らしてそのリカバリーにかかる手間や時間のムダを排除する。

備品管理をすれば社員のコスト意識が高まる

備品のムダは「コスト」だけでなく、「時間」「スペース」などの仕事効率にも影響する。備品の管理を普段から行うことで、経費削減につながるだけでなく、社員のコストに対する意識も高まり、仕事の効率のアップにもつながる。

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