[vol.2]仕事が捗る!楽しく働ける!コミュニケーション術

仕事がはかどる楽しく働ける人間関係づくり

レスポンスは、正確さとスピードが誠意。

ビジネスでのコミュニケーションは、プライベートとは異なり、一組織を代表して行うので、より正確で誠意のある対応が求められます。

例えば、話す内容が二転三転する、約束を守らないなどの場合には、当人だけでなく、組織として社会的信用を失います

また、問いかけやメールへの返信がない、遅いといった場合も同じ。

現代社会では誰もが判断を急いでいるため、レスポンスは速ければ速いほど喜ばれます。このスピードこそが相手への「誠意」といっても過言ではありません。

しかし、ただレスポンスが速ければよいというわけではなく、「用件が伝わるスピード」も大事なコミュニケーションです。
例えば、「A」という問いかけに「B」と即答できたとても、相手が「B」を理解するのに時間がかかってしまうようであれば、何の意味もありません。
つまり、問いかけに対して「相手が何を求めているか」という要点を即座に理解し、「ズバリこうです!」と手短に伝えるレスポンスができれば最高というわけです。

用件のみを手短に伝えよう

お客様に対し、恐縮しすぎてはいけない。

主にビートゥービービジネスにおいて、“お客様”に対し必要以上に恐縮する方がいます。なぜなら「お金を出して自社の商品を買ってもらっている」から。
その結果、萎縮してしまい、逆にうまくコミュニケーションが取れないジレンマに陥ります。
しかし、「“お客様”が自社の商品を買うことで何らかの利益を得ている」のであれば、「お客様=ビジネスパートナー」ということになりますね。
そして、その利益は“お客様”の先のお客様、いわゆる“エンドユーザー”から得ているものです。
したがって、“お客様”がその“エンドユーザー”から利益を得続ける限りは、基本的に自社との関係は続くわけです。
となると、“お客様”に対して向き合うのでなく、むしろ“お客様”と一緒になって“エンドユーザー”と向き合っていく必要があるわけです。“ビジネスパートナー”として。
このように考えれば、“お客様”に対して必要以上に恐縮することもなくなり、コミュニケーションも楽になりますよ!

お客様は同じ目的に向かうパートナー

法人向けレターは、分かりやすさ一番。

法人向けにDMなどで案内をする時、一般の手紙との最大の違いは、読み手は実務家であり、「忙しい」ということ。
したがって、法人向けレターでは「短い時間で伝えたいことを正確に伝え、希望の行動に導く」必要があります。

「短い時間」で伝える

まずは概要を先に伝え、そのあと詳細を説明しましょう。そのためには、発信側が「事前に情報をしっかり整理」しておきましょう。

「正確」に伝える

ビジネスにおいて、誤解は致命傷になりかねません。曖昧な表現は避け、出来る限り分かりやすく明確に伝えましょう。

「希望の行動」に導く

法人向けレターには必ず目的があるはず。そしてそれは、読んだ相手が発信側の希望の行動をとることで達成されます。
いかにして読み手を希望の行動に導くか。それを常に意識してレターをつくりましょう。

短時間で正確に伝え行動に導こう!

相手の時間も自分の時間も大切にして、コミュニケーションを円滑に!

今回も、ビジネスで役立つコミュニケーション術を3つ、ご紹介しました。

ビジネスでは、相手の立場に立って考えることが非常に重要ですが、相手に必要以上に恐縮する必要はありません。

相手の時間も、自分の時間も大切にし、お互い利益のある良いビジネスパートナーとして向き合っていきましょう!

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