オフィスに潜む8つのムダ[その4]ノウハウとデータのムダ対策-その1-

オフィスに潜む8つのムダノウハウとデータのムダ
ムダを省いて生産性を上げる!オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。今回は、”ノウハウとデータのムダ”。一般的にオフィスで発生しやすい仕事上のムダの中でノウハウやデータに関する問題とその改善策を3回に分けてご紹介します。

労働時間の削減と生産性アップを両立させる!

働き方改革の大きな柱の一つに「長時間労働の解消」がありますが、そのためには「労働時間の削減」と「生産性アップ」の両立が必要です。〈売上を落とすことなく、労働時間を減らす〉一年365日、一日24時間と限りある時間の中で、この2つの条件を同時にクリアするためには、少しでもムダを省き、今以上に仕事効率を高めていく必要があります。
労働時間の削減と生産性アップ

仕事を「見える化」しよう!

仕事を見える化
 

グループウェアの活用

グループウェアとは、組織全体でスケジュールやタスクの共有を管理するアプリケーションのことで、社内の人間がどのような動きをしているかが明確になります。メールや掲示板をうまく活用すればコミュニケーションも円滑になり、業務の効率化につながります。
グループウェア

顧客管理システムの活用

顧客管理システムとは、顧客情報や商談内容を随時データで記録し、管理するシステムのこと。社内で情報を共有することで、顧客へのサポートや見込客へのアプローチが効率的に行えます。たとえ担当者が変わっても、データとして残っているので困りません。
顧客管理システム

仕事スピードを上げよう!

仕事のスピードをあげよう
 

クラウドの活用でムダなタイムラグを削減!

営業先で資料を持ち合わせておらず後日改めて訪問になった…、一日の商談処理を夕方帰社後にまとめてするため帰宅が遅くなる…貴社ではこんなことはありませんか?

以前では仕事上のこのようなタイムラグの発生は日常茶飯事でしたが、クラウドの登場によりリアルタイムでの対応が可能になってきました。クラウド(=雲)とは、一言でいえばインターネットを通じていつでもどこでもデータにアクセスできるサービスのことです。

したがって、上記の例の場合もインターネットを使える環境があれば、パソコンやタブレット、スマホなどを使ってデータの確認も商談後の処理もリアルタイムに対応でき、これまで数時間~数十分に短縮が可能です。

クラウド活用でタイムラグ削減

ノウハウを共有しよう!

ノウハウを共有しよう
 

マニュアル化で労働時間の削減とノウハウの継承!

同じ失敗を繰り返すことほどムダなことはありません。また、同じ仕事をしても担当者ごとでかかる時間や結果が異なるといった業務のムラも、仕事効率を下げる一因です。そのようなムダを無くすためには、働き方や業務において、失敗回避の方法や作業の流れなどのノウハウをマニュアル化し、全社で共有することが大事。

マニュアル化には多くの手間と時間がかかりますが、それを差し引いても、中長期的に見れば労働時間の削減やノウハウの継承という効果は大きいと言えます。それだけでなく、マニュアル化することで業務フローの中に新たなムダの発見があったり、作成したマニュアルを業務後のチェックにも活用できます。
マニュアル化で労働時間削減とノウハウ継承

ムダをなくして、生産性をアップさせよう

グループウェアや顧客管理システムの活用など、今回は”ノウハウとデータのムダ”への改善策その1をご紹介致しました。次回も引き続き”ノウハウとデータのムダ”についてご紹介したいと思います。

 

 

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

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