オフィス改善の取り組みインタビューその1 「年間480時間分ムダ削減!時短+サービス向上!」

年間480時間分ムダ削減!時短+サービス向上!
今回は、創業96周年を迎えるにあたり、今や事務機・印刷機だけでなく、広島・山口を中心とした企業のオフィス全体の課題改善を支援している(株)弘法営業部の政岡マネージャーに、現在自社で取り組んでいる対策などを、“ノウハウやデータのムダ対策”という視点で聞きました。 お客様をご支援するにあたり、自社での取り組みをご紹介します。

ムダな検索時間を省くために5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)運動開始

オフィス改善に力を入れ始めたきっかけは ―

そもそもは、発注書や契約書などの「書類を探すムダな検索時間を減らしたい」というのがはじまりでした。

それだけでなく、同じ書類を個人でもダブって持っていたり、FAX送信プリントが放置されていたり、ミスプリントしても平気だったり…と、多くの「紙」がきちんと管理されていないことも気になりました。

それらを改善するため、「不必要なものは捨て、必要なものは残しましょう」といった“ペーパーレス”の観点で、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)運動を始めたのがきっかけです。

5S対策の一例

紙を減らす電子データ化作戦

検索時間の短縮に向けての具体的な対策は ―

そのために導入したのが、キヤノン複合機の「ドキュメントナビゲーター機能」です。一番の目的は、書類をスキャニングしてできるだけ電子データ化し、管理すること。

スキャニングした書類は捨てられるので紙も減りましたし、スキャニングデータは自動で指定フォルダに入り、社内のどのパソコンでも簡単に検索できるので、ムダな検索時間も減りました。

それだけでなく、プリント時にデータを一旦留め置くことで、印刷指示のミスやムダなカラー出力を防いだりと、コスト対策にもつながっています。

年間480時間分のムダを削減

どのくらいの効果がありましたか ―

この機能を導入後、営業部全体で大幅な生産性アップ効果が出ています。

営業スタッフ15名が、書類検索に一人平均1日3分×3回費やしていたものを、1回平均2分ずつ短縮できたと想定すれば、年間で360時間の短縮。同じく、電子化作業に費やす時間は年間で120時間の短縮。

そう考えると、年間合計480時間分のムダ削減の効果が出ていると言えます。それだけでなく、書類の保管スペースが減るという物理的な効果もありますね。

時間削減で生産性アップ

担当者が変わると話が進まなくなる問題

ノウハウなどの情報管理に関してはいかがですか ―

情報管理に関する課題も以前からありました。営業マンが各自のパソコンで案件情報を管理していることも多く、担当が替わったら商談や見積もり情報が残っておらず話が進まない…といった問題が発生していました。

システムで一元管理

その改善策として、13年前からは顧客情報や見積もり作成、日報、スケジュールなどを一元管理できる「NIコンサルティング社の営業日報システム」を導入、活用しています。

お客様へのサービス向上にもつながる

営業マンとして感じる、営業日報システムの効果は ―

顧客情報を共有できるのが一番大きいです。相手方の担当者や営業ノウハウなどこれまでの履歴が明確に残っているので、顧客への対応も一歩先を行くことができ、サービス向上につながっています。

また、クラウドシステムだから外出先からでも顧客情報を確認できますし、スマホとも連動して商談結果も終わったその場で打ち込むことができるので、空き時間を有効活用できています。さらにスケジュール管理もできるから、営業マンなのに今は手帳を持っていないんですよ。

営業マンとサービスマンの連携にも一役

あと、当社では本社と修理担当のサービスマン営業所が離れているため、例えば、「○月○日、A社に○○という修理で訪問した」という履歴を共有できるのもポイントですね。これを把握できているかどうかで、訪問先のお客様への対応も変わってきますので。

情報を次に活かせる日報とグループウェアの連動

管理者目線で見る、営業日報システムの効果は ―

グループウェアと日報が連動しているので、情報を次に活かしやすくなったと感じています。

例えば、日報で部下のスケジュールや仕事の進め方を把握して的確にアドバイスすることができますし、見込客情報なども逐一把握できるので、今後の営業戦略も練りやすくなります。

オフィス改善の取り組みインタビュー

以前は、顧客や見込客を管理するためにその都度リストづくりの負担がありましたが、今はそれも減りました。今後は、紙の申請書を電子化するなど、ワークフローの改善にも活用したいと考えています。

ルールやマニュアルづくりが必須

今後の課題は何でしょう ―

情報やノウハウをうまく次に活かすためにも、データ管理はとても大事ですが、「何が不要で何が必要か」という線引きが難しいのも確かです。

今後は、その管理方法を共有するためのルールを決めたり、マニュアル化していくことが課題です。〈つづく〉

弘法の担当営業より

ペーパーレスをはじめ、ムダの削減、生産性アップなどにつながるオフィス改善については、弘法営業マンに是非、お気軽にお声かけください。弘法の取り組みなど、具体的にご紹介します。

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