オフィスに潜む8つのムダ[その4]ノウハウとデータのムダ対策-その2-

ノウハウとデータのムダ対策-その2-ムダを省いて生産性を上げる!オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。今回は引き続き「ノウハウ・データのムダ対策」として、 情報検索時間のムダを改善するためのファイリングや、共有サーバー・共有フォルダの活用によって効率良くデータを管理する方法についてご紹介します。

情報を「整理」しよう!

情報を整理整頓

ファイリングでペーパーレスなオフィスを目指す!

書類検索に時間が掛かり作業が中断しまったなんて経験、誰しもあるのではないでしょうか。時間が掛かる原因にはいろいろあると思いますが、「どこにあるか分からなかった」というのが大半だと思います。

一番の対策としては、「書類をファイリングしながらペーパーレス化していく」ことをおすすめします。今まで紙だった書類をできるだけ電子データ化しながら、整理・整頓していくのです。

フォルダとサーバー

「ペーパーレス」とは

単に紙を無くすということではなく、情報をきちんと「整頓」し、すぐに使うことのできる状態にすること。

「ファイリング」とは

類の保管や廃棄に関するタイミングややり方をルール化し共有すること。紙の書類、電子データの両方に当てはまります。例えば、紙の場合にはファイルボックスなどを活用し、使用頻度や重要性などによって仕分けて保管するようにしましょう。

但し、今後発生する書類においては、「できる限り紙を発生させない」方向性で考えていくことも大事です。電子データにおいては、保管場所はもちろんですが、フォルダやファイル名のつけ方を統一することで、検索時間をグンと削減することができます。

ファイリングとフォルダ分け

情報管理の仕組みをつくろう!

サーバーを導入

サーバーの導入で仕事をスムーズに!

資料作成に活用したいファイルを探すのに時間がかかる…、社員間のデータの受け渡しにUSBメモリを使ったりメールで送ったりしている…、個人のパソコンでそれぞれがデータを管理している…、そんな貴社にはサーバーの導入をおすすめします。

例えば、資料を作成している時に活用したいファイルがすぐに見つからなければファイル検索に時間を費やしてしまいますし、もし新たにつくり直すとなれば、その時間と労力も発生します。

また、データを個人で管理している場合には、データが必要になる都度、データを持っている社員との間でUSBメモリやメールでのデータ受け渡しの手間が発生するだけでなく、何らかのトラブルでデータを保存していたパソコンが起動しないとなると…これはもう言わずもがなですね。サーバーを活用することでこういった多くのムダを防ぎ、人手を減らしつつも仕事がスムーズに捗るようになります。

サーバーにお任せ

ファイル共有で情報をタイムリーに活用!

情報やデータは、社内でいつ誰に必要になるか分かりません。したがって、サーバー内に保管場所を決めてファイルを共有することで、ネットワークさえつながっていればいつでもどこでも活用できるため、仕事効率はグッと高まります。

また、単に保管するだけでなく、時系列に並べる、用途で振り分ける、ファイル名やフォルダ名のつけ方を統一するなど、「ファイル保管のルール」を社内で決めておくことで、ファイルの検索時間を短縮することができます。

ファイル共有

データを確実にバックアップ!

個人のパソコンでデータを管理していることも少なくないと思いますが、もしもそのパソコンが起動しなくなってしまった場合には、データ復旧の手間や費用の負担も大きくなるばかりでなく、仕事そのものがストップしてしまう可能性もあります。

そういった意味でも、大事なデータはサーバーにバックアップしておくことをおすすめします。「バックアップ自体が手間」や「サーバーが故障したら」という懸念もありますが、最近では設定次第で自動的にバックアップされる機能や、同時に2つのHDDにデータを書き込むミラーリング機能を備えたサーバーもあります。

データをバックアップ
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↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

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