オフィス改善の取り組みインタビューその2 「仕事効率アップとセキュリティの強化に同時に取り組む!」

オフィス改善の取り組みインタビューその2
(株)弘法営業部の政岡マネージャーに自社で取り組んでいるオフィスの改善策ついて、 “ノウハウやデータのムダ対策”という視点で聞いたインタビュー第2弾。

情報を共有することで仕事の進め方がスムーズに効率化されていく一方、外部に晒される危険も増しています。今回は、それに対してのデータ管理やセキュリティ対策と今後の課題について聞きました。

NAS活用とフォルダ分けで管理

データ管理に関する対策について教えてください ―

ネットワークで接続できるハードディスク(NAS)を活用して社内サーバーとして構築しており、その中でチーム別やカテゴリー別でフォルダ分けして、お客様先への提案書や資料などのデータをそれぞれ管理しています。
NASは従来のファイルサーバーと比べて場所もとらず、コスト的にも安く抑えることができます。

オンラインで各エリアの情報を管理共有

クラウドも活用していますか ―

マイクロソフト社の「SharePoint」というクラウドシステムを導入して、全社で共通の案件管理シートや各エリアごとのミーティング議事録などをクラウド上に上げて共有しています。
サーバーでの管理との違いは、「オンライン」であることです。当社では社内の資料作りに同じマイクロソフト社の「ExcelOnline」というクラウド版のエクセルを活用しており、これのメリットは「同じファイルの同時編集が可能」であることです。
インタビューの様子

タイムリーに情報を共有できるメリット

社内の情報共有のスピードアップ

各営業所、各個人で担当エリアや案件も異なり状況が常に変わっていく中、今まではそれらを各個人で管理し、月末にそれらを管理者が集約するといった作業が発生していましたが、同じファイルをタイムリーに同時編集することでその手間もなくなりましたし、常にタイムリーな情報を共有できるという点でとても便利です。

NASとシェアポイントの使い分けとしては、セキュリティの関係上、社内でとどめておくべき情報はNASで管理し、外出先からでも見ることができたり、全社で共有した方がよい情報に関してはシェアポイントを活用するといった感じです。

クラウドシステム

UTMとセキュリティソフトで多重防御

セキュリティ対策はどのようにされていますか ―

UTM(統合脅威管理)というシステムを導入しています。これはネットワーク上の出入り口を監視するもので、外部からのウイルスや不正アクセスを防ぐファイアウォール的な役割だけでなく、社内からウイルスサイトなどへのアクセスを防いだり、不要な通信回路を無くし、社内からのデータ漏えい防ぐといった機能もあります。
加えてセキュリティソフトも合わせて活用し、「多重防御」の意識で対策をしています。例えば、USBメモリで直接パソコンとやり取りする場合には、UTMだと防ぎきれないといったこともありますので。

セキュリティ

社内ルールの確立と便利と安全の見定めが重要

ノウハウやデータ管理についての今後の課題は ―

まずは、管理方法をしっかりルール化することですね。営業マン個人のパソコンにデータが残ったままになっていたり、USBの管理活用方法であったりということもありますし、データの社内外での取扱い方法などを確立していく必要があると思います。

働き方改革だからといって、一概に「効率を高めよう」「どこからでもアクセスできるようにしよう」といった感じで便利にすればよいというわけではありません。

個人情報の保護といったこともありますし、情報やデータに関して「外からでも使えるようにする」のか「外には出さないようにクローズ化する」のかといったことを、セキュリティ面も考慮しながら、便利と安全の両方の面からルール決めしていかなければならないと感じています。

まとめ

■[働き方改革 著者/インタビュアー]

(株)弘法提携 業績アップコンサルタント 森本 琢磨
〈有限会社 楽まうく 代表取締役〉

中小企業の売上向上サポートを生業とし「現場密着による即時業績向上」を得意とする。2000年に営業代行業・営業コンサルティング業で創業後、業績アップコンサルティング会社「有限会社 楽まうく」を2003年に設立。主にサービス業、販売業、飲食業などの営業・販促改革による業績アップ支援を行っている。また、株式会社弘法の印刷機ユーザー様へチラシのアドバイスや勉強会を実施しながら販促強化をサポートし、年間数十社のチラシ改善と反響アップを実現。コンサルティング業務のほか、チラシ・DMの企画・制作、飲食店も経営。

弘法の担当営業より

ペーパーレスをはじめ、ムダの削減、生産性アップなどにつながるオフィス改善については、弘法営業マンに是非、お気軽にお声かけください。
弘法の取り組みなど、具体的にご紹介します。

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