[STEP2]モチベーションが上がる会議の進め方・注意点

モチベーションが上がる会議の進め方

まずは、ここからはじめましょう! 有意義な会議・ミーティングにするための基本ルール

\ まずは、段取り! /

実施のポイント!

頻度

全体会議は毎月1回、部門ミーティングは毎週1回以上
会社全体の営業会議や経営会議は、毎月1回の頻度が望ましいでしょう。部門ごとのミーティングは、毎週1回は行いたいところです。

時間

2時間~3時間が適度
様々な時間で会議・ミーティングを実施して得た結論は、2時間~3時間がベストです。1時間では結論まで達しないこともありますし、また3時間以上かけても集中力が持続しません。

人数

参加人数は2~10人まで
最低2人いれば、会議・ミーティングはできます。しかし、参加人数が10名を超えると参加者の発言機会が減ってしまうので、10人以内で一つのテーブルをはさんでの実施が良いでしょう。

場所

静かな場所で、距離を近づけて
集中できる環境で、なおかつ参加者同士の距離を適度に近づけて行いましょう。参加者同士の座席が離れているだけで、モチベーションが上がりにくくなります。

\ すべては進行者次第! /

進行者の注意点!

全員にまんべんなく発言

話す人が偏ると、モチベーションが上がりません。モチベーションを高めることを目的とするならば、参加者全員にまんべんなく発言してもらいましょう。

話が脱線しないように注意する

話が脱線したり、参加者同士が個別で話すようなことは戒めて、会議・ミーティングの趣旨に話を戻しましょう。

結論を求めましょう

結論の無い会議・ミーティングは、時間の無駄となります。今後の対策について、何らかの結論を出していきましょう。

資料など事前準備は効率よく

事前に資料を準備したり、会議スペースをセッティングして、無駄な時間が発生しないように進めましょう。

\ 座っているだけではダメ! /

参加者の注意点!

積極的に大きな声で話す

座って聞いているだけでは、会議・ミーティングに参加する意味がありません。何でもよいので、自分の意見を積極的に言いましょう。またその際は、なるべく大きな声で全員に聞こえるように発言しましょう。

全体共有の発言をしましょう

目の前の人一人に向けて個別に話すのではなく、自分の発言を参加者全員に共有してもらうような話し方をしましょう。

会議・ミーティングの進め方の流れ(一例)

1.事前準備
注意点 具体例
事前に、資料や時間配分を考えたり、関係者に相談するなどしておきましょう。 1週間前には資料を作成する
2.導 入
注意点 具体例
冒頭で、今回の会議・ミーティングの「目的やゴール」を全員に伝えましょう。 目的やゴール、時間配分について、事前ン資料に明記しておく
3.概要説明
注意点 具体例
一方的な説明は集中力が途切れるため、趣旨や概要説明は短めに行いましょう。 一方的な話は、10分以内にとどめる
4.意見・議論
注意点 具体例
参加者全員に、テーマについて意見を発信してもらいながら、議論しましょう。 話が脱線しないように、一人の話は10分以内にとどめる
5.まとめ
注意点 具体例
議論した結果をまとめて、何らかの結論を出しましょう。 進行役がまとめる、議事録を残す
6.感想の共有
注意点 具体例
参加者全員に、会議での感想などを発言してもらい、モチベーションアップにつなげる 他者の感想が、モチベーションアップにつながりやすい
[STEP1]できてますか? 有意義な会議・ミーティング→ モチベーションが上がる会議の進め方
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