オフィスに潜む8つのムダ[その5]時間のムダ対策-前編-

時間のムダ対策前編
企業にとって、今や「働き方改革」は避けては通れません。今後は「いかに密度濃く働き、生産性を高めるか」ということと、従業員一人ひとりが「いかに仕事をスピードアップするか」が重要課題となります。

今回は「時間のムダ」に注目し、仕事をスピードアップするための方策についてご紹介していきます!
ムダを排除

仕事のスピードアップ法
万人共通で与えられた時間の中、「人の倍の時間働く」ことは物理的に不可能ですが、やり方次第で「人の倍の密度で働く」ことはできます。「時間のムダ」を一つずつ排除していくことで、意識的に仕事の密度を高めていきましょう。
仕事量密度アップ

仕事が遅くなる!「時間のムダ」 8つの要因

要因01:時間をあまり気にしていない

改善策:1日を計画的に過ごす!

日本の法律上、1日の労働時間は原則として8時間。その中で成果をあげていくには、「どの仕事に、どのくらい時間をかけて、どこまで進めるか」という綿密なスケジューリングが鍵を握ります。

スケジュールを立てない=終わりが決まっていないため、時間内に終わらせる意識が薄くスピードが上がりません。朝一番もしくは前日の帰宅前に翌日の仕事スケジュールを立てて、1日を計画的に過ごしましょう!

時間のムダ要因01

要因02:生活パターンが夜型になっている

改善策:朝のゴールデンタイムを活用!

一般的に、人が1日で最も集中力が高まる時間帯は、午前10時~12時と言われています。逆に、最も低下するのは14時~15時で、その後16時頃に再度高まった後、就寝まで低下し続けるそうです。

時々、「夜は落ち着いて仕事がはかどる」と言われる方もいらっしゃいますが、それは錯覚です。午前10時~12時のゴールデンタイムを有効的に活用し、夜はしっかり休んで翌日に備えましょう!

時間のムダ要因02

スケジューリングシート
残業記録シート

要因03:段取りを組まず取り掛かりが遅い

改善策:最終と中間のゴールを明確に!

「段取り」とは、事を運ぶための順序のことで、事がうまく運ぶように前もって手順を整えること。つまり、先を見て先手を打っておくことです。

仕事が発生したら、頭に情報が残っているうちに「いつまでに、誰と、何をするか」、その場で即段取りを組みましょう。ポイントは、最終ゴールだけでなく日々の中間ゴールも明確に設定すること。あとは段取りに沿って中間ゴールを積み重ねるだけです!

時間のムダ要因03

要因04:完成度を一気に高めようとする

改善策:70%の完成度を目指す!

例えば、「予定より早く完成させたはずの書類が、実は依頼者と方向性がズレていてやり直しになり、結局納期が遅れた…」という人。仕事が速そうに見えて実は遅いという、とても惜しい人です。

何事も、いきなり最初からゴールを目指すのは危険です。ゴールから逆算して仕事を細切れにし、完成度は70%程度でも依頼者に前倒しでこまめに確認することで、仕事のスピードと質がアップします!

時間のムダ要因04

段取りシート

要因05:周りから集中を妨げられる

改善策:会社全体で取り組む!

仕事に集中しようとしても、周りから妨げられることがあります。上司からの指示や同僚からの相談や依頼、お客様からの電話などです。

お客様関連はなかなか避けることはできませんので、社内のことは「集中(他人の邪魔をしない)タイム」を決めて共有すれば解決できます。ちなみに、一回集中タイムは、一般的に人が集中できる時間と言われる90分に設定すると良いでしょう!

時間のムダ要因05

要因06:庶務・連絡・雑用などに追われる

改善策:集中力が低下する時間に!

仕事において庶務・連絡はとても重要です。放置しておくと仕事が進まないばかりか、自分だけでなく周囲にも迷惑がかかります。
緊急ではない雑用もいつかはやらねならず、ためると大変です。かといって、発生するたびにしらみつぶしに応対していては、今やるべき仕事の妨げになります。

そこで、1日のスケジュールに「庶務タイム」を組み込み、メリハリをつけて時間を上手に使いましょう!

時間のムダ要因06

要因07:毎回同じ内容を指導している

改善策:誰でもできるようにシステム化!

同じ人に何度も同じ指導をしたり、また担当者がいないと仕事が進まないなど、「自分しかわからない」や「特定の人しかできない」となると、仕事は進みにくく、また負担が一極に集中するといった不具合も生じます。

社内の業務は、できるだけの多くの人が対応できるよう、マニュアルや研修会でシステム化していきましょう!

時間のムダ要因07

要因08:伝達漏れが発生している

改善策:クラウドの活用で情報を見える化!

例えば、伝達漏れにより複数人から同じことを確認されたり、行き違いややり直しが発生することは、大変時間のムダです。

解決策としては、ネットワークサーバーやクラウドシステムなどを活用して情報を見える化し、社内で共有するようにしましょう。

時間のムダ要因08

弘法の担当営業より

オフィスの時短・業務効率化をご検討の方は弘法営業マンにお声掛けください。

 

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

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