現場に聞く!オフィス改善インタビュー その1 「時間のムダ対策どんな取り組みしてますか?」

オフィス改善インタビュー
事務機器の販売をメインにオフィス改善による働き方改革を幅広くサポートしている株式会社 弘法は、自社でもオフィス改善に積極的に取り組んでいます。

中でも山口営業部においては「時間のムダ対策」ということで仕事をスピードアップするための取り組みに力を入れ始めて以来、弘法の中でも営業成績が高い水準を維持しています。今回は成果につながっている取り組みと秘訣について、(株)弘法 山口営業部の田村統括リーダーに聞きました。

情報を共有しながら営業の質を高める

一日の仕事の流れを教えてください―

当営業部では、8:55始業で夕方は17:40が定時です。山口県は営業エリアが広く各営業部も距離が離れているため、以前は営業マンは一匹オオカミ的な動きになりがちでしたが、今は仕事効率を高めるためにも意識的にチームで動いています。

仕事効率を高めるために意識していることは―

仕事効率を高めようと思うと「時間を短縮しながら成果を維持」する必要があるため、時間効率に対するスタッフ全員の意識が自然と高まっています。

中でも特に意識していることは、スタッフ間での情報共有と営業の質を高めることです。その結果、数年前と比べてかなりの時間短縮が図られています。

各スタッフとも一日の中でダラダラしている時間やムダな時間がかなり少ない状況ですし、リーダーも率先して早く帰るようにしています。そして、そういった意識改革の成果が営業成績の向上にもつながっているように思います。
仕事効率

グループウェアや電子機器を有効活用・スタッフ全員で仕事を共有

情報の共有はどんな対策をされていますか―

グループウェアや電子機器を活用しています。
グループウェアに関しては、各自のスケジュールを他のスタッフのスケジュールにも反映・表示するようにすることで、予定の共有をしっかり行っています。そうすることで、お互いがスムーズに段取りを進めることができます。

また、マイクロソフト社のノートパソコン「サーフェス」や「iPhone」を全員に配布して同じ仕事環境を整えつつ、「グループウェア」や「エクセルオンライン」を活用して、情報やデータを共有して全員で仕事の共有を図っています。

特にサービスマンに関しては、山口県内の広いエリアを機器の修理などで日々飛び回っているため、例えば、外出先で見積書を作成してプリントして持参するといったように、これらをフル活用しています。

アポイント訪問を増やして中身を濃く

営業の質を高めるために取り組まれていることは―

現在、1日の営業訪問件数は平均10件程度ですが、その中で4割程度はアポイントをとって訪問しています。以前はもう少し訪問件数が多かったのですが、当日アポイントやアポイントなしでの訪問も多く、アポイントをとっての訪問は全体の2割程度でした。

アポイント訪問を増やしたことで訪問件数自体は減っていますが、有効な面談件数は増えています。さらに、そこに向けての事前準備をしっかりして行くので、より中身の濃い営業活動ができるようになっており、成果にもつながりやすくなっているように思います。
情報の共有

IT日報の活用で効率的に管理

営業全体はどのように管理されていますか―

IT日報を活用して、訪問件数、アポイント訪問件数、新規訪問件数、面談件数など、毎月データを集計管理して翌月の営業活動に活かしています。各拠点ごとの距離は離れていますが、商談内容や見積もりも全てチェックしてコメントも書いているので、近くにいるような感じです。

また、営業内容、商談内容は商談後すぐに「サーフェス」や「iPhone」を使ってIT日報に入力することで、帰社時点では日報がほぼできあがっている状態になっており、仕事のスピードアップにもつながっています。

テレビ会議の導入や3Sの徹底

オフィス内の環境面では何か取り組まれていますか―

社内の環境面には、より力を入れて取り組んでいます。各地にある営業部間で集まって会議するときに発生する移動時間を削減するために「テレビ会議」を導入し、パソコンを通じて簡単にできるようになりました。

さらに、以前ご紹介した3S(整理・整頓・清掃)も更に徹底し、スッキリした環境で仕事ができるよう取り組んでいます!
〈つづく〉
テレビ会議
「テレビ会議」の導入で移動時間を削減!

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(株)弘法 山口営業部 TEL.083-922-6964

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