オフィスに潜む8つのムダ[その5]時間のムダ対策-後編-その1

時間のムダ対策後編その1

3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)で仕事がはかどるオフィス環境をつくろう!

時間のムダを省いて生産性を高める方策として、前回は「仕事の進め方を見直す」という視点で仕事のスピードアップ法をご紹介しました。

しかし、いくら一人ひとりが仕事のスピードを速めようと意識をしても、モノや資料の場所が分からない…、オフィス内の動線が不便、拠点間のネットワークがない…など環境によって物理的に妨げられる場合も多々あります。

特に、一般的なオフィスワークにおいては、モノや資料を“探す”ためだけに1日平均で1時間程度かかっている(=奪われている)と言われています。

そこで、今回は視点を変えて「働く環境を見直す」という視点から仕事がはかどる環境づくり[3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)]についてご紹介します。
仕事がはかどるオフィス

3s+1s

ムダを減らして時間を獲得! 仕事がはかどるオフィスづくり

オフィス環境がもたらす“ムダな時間”には大きく4つあります。

それは、モノや書類を“探す”時間、データを取り違えて“やり直す”時間、汚れたオフィスで“集中できずにただ過ぎる”時間、パソコンのデータ処理などを“待つ”時間です。

これらのムダな時間を削減し、仕事がはかどるオフィス環境に変える取り組みとしておすすめするのが、3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)です。

仕事がはかどるオフィスづくり

3Sその1:整理

整理

整理の基本サイクルは、①出す→②分ける→③減らす→④しまうの4段階。一気に沢山の場所をやると疲れるので、1日1ヶ所、時間は1サイクル15分を目標に、定期的に実施しましょう。

整理の基本サイクル

①出す

片付けたい場所(引き出し、棚など)に入っているモノを、いったん別の場所にすべて出す。

【ポイント】すべて出すことで全体を把握でき、“モノを減らす”意識が強まる。

②分ける

“モノを減らす基準”を定めて、「いるもの」と「いらないもの」に分ける。

【ポイント】迷いをなくすため、減らす基準は明確にする。「1ヶ月内に使用したか、1年内で見たか」など。

③減らす

②の段階で「いらないもの」と判断したモノを減らす。

【ポイント】苦手な人ほどこれを徹底する。減らす方法は、捨てる、あげる、元の場所に戻す、売るなど。

④しまう

②の段階で「いるもの」と判断したモノを元の場所に戻す。

【ポイント】苦手な人は配置にこだわって時間がかかる。この時は、基本的に「ただ戻すだけ」にする。

整理目標

整理のコツ

原則1:モノはなるべく増やさない

自分のまわりに置くモノの分量はある程度決めて、それ以上は増やさない。「一つ増えたら一つ減らす」を心がける。

原則2:「もしかしたら必要…」と考えない

「もしかしたら…」という思考でいるとモノがあふれる。そんな時は「モノの保管スペースにもお金がかかっている」と考えよう。

原則3:「整理も仕事」という意識を持つ

全員が「整理は仕事効率を上げるためにやる大切な仕事」という意識を持って、日々の仕事の一つとして組み込む。

整理のアイディア

自分の持ち物に名前をつける

整理のアイディア1
紛失によるモノの追加・増加を防ぐ

名刺に情報を書いて管理

整理のアイディア2
もらった名刺に、いつ、どこで、どんな仕事で会ったかをメモ

カバンの中身は1ヶ月

整理のアイディア3
1ヶ月使わないモノはカバンから出す

PCのデスクトップは3列以内

整理のアイディア4
要不要の判断に迷うデータは「保留フォルダ」でにまとめる

ムダに保管しているモノを定期的に整理しましょう!

例えば、下記のような「本当は必要ないけれど取っているモノ」、あなたのオフィスにはありませんか?放っておくと知らぬ間にたまる一方です。是非、時間をつくって定期的に整理しましょう!
整理すべきモノの一例

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

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