オフィスに潜む8つのムダ[その5]時間のムダ対策-後編-その2

時間のムダ対策後編その2

オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。
前回に引き続き、「働く環境を見直す」という視点から仕事がはかどる環境づくり[3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)]についてご紹介します。

3Sその2:整頓

整頓

整頓のコツ

原則1:定位置を決める

全てのモノに定位置が決まっていれば、取り出すのもしまうのも探す時間が必要なくなる。

【例】書類や資料は必要頻度や時間軸で管理
書類や資料はテーマ別だと当てはまらないものも出てくる。必要頻度や時系列でまとめて管理すると漏れがない。

整理のコツ1

原則2:ひと目でわかる

ファイルやボックス内にどんな情報やモノが入っているかがひと目で分かる工夫をする。

【例】書類は立ててしまう
書類は寝かせて積み上げると、一番上以外は判別しにくい。立てて置くことでひと目で把握でき、しかも取り出しやすい。

整理のコツ2

原則3:使いやすさを優先

何かを動かしたり、人の手助けが必要にならないよう、機能的かつ取り出しやすくしまう。

【例】デスク上はパソコンと電話だけ
デスクの上は作業場。基本的にはパソコンと電話だけを置き、他のモノを置かないようにする。ペンも引き出しにしまう。

整理のコツ3

原則4:使用頻度に合わせる

よく使うモノは周辺の取り出しやすい場所へ、めったに使わないモノは遠目の収納庫などにしまうなど使用頻度に合わせてしまう。

【例】よく使う文房具から順番に
引き出しの中の文房具は、手前からよく使うモノ順にしまう。筆記用具は手前で定規やクリップ、切手などは奥にするなど。

整理のコツ4

整頓のアイディア

書類は一つの仕事ごとにしまう

書類は一つの仕事が終わるごとに、他の仕事と混ざらないようしまう。
整頓のアイディア1

色、形、大きさ、形式をそろえる

同じテーマでファイルやラベルなどの色、形、大きさ、形式をそろえる。
整頓のアイディア2

PC内のファイル名は簡潔に

データを毎回開いてみなくても内容が分かり、どれが最新版か分かるファイル名にする〈例〉日付をつける、具体的な名称にするなど。
整頓のアイディア3

名刺はデジタル化して管理する

名刺はその日のうちにスキャニングしてデジタル管理。
整頓のアイディア4

一番上の引き出しは空にしておく

デスクの一番上の引き出しは基本的に空にし、「進行中」の案件の一時保管場所として使う。
整頓のアイディア5

メールは自動で振り分ける

メールはフォルダに振り分けて管理し、対応の遅れや漏れやをなくす。メールソフトの機能を使って、自動的に振り分けるようにすると便利。
整頓のアイディア6

テーマ分けは大まかにしましょう!

資料や書類の整頓で「テーマ分け」することも多いと思いますが、テーマ設定を細かくしすぎると種類が多く探しづらかったり、「どのテーマにも当てはまらない」資料も出てきがち。テーマ分けは、なるべく大まかにしましょう。

テーマ分け

3Sその3:清掃

清掃

清掃のメリット

整理整頓された状態をキープ!習慣化することで仕事の品質も向上!

清掃とはキレイに掃除することで、「ゴミや汚れがないピカピカな状態を維持する」ことです。これを怠ると、整理整頓によってできたせっかくの片づいた状態も崩れてしまい、その度に延々と整理整頓を続けることになります。

またそれだけでなく、キレイに片づいた場所で働くことは精神的にも落ち着きをもたらし、仕事の品質向上にもつながります。
つまり、整理整頓もそうですが「清掃」は一過性のもので終わらせるのではなく、習慣化することが大事です。

◎精神面の向上:フレッシュな気持ち

身の回りがキレイなことは気持ちがいいので、常にフレッシュな気分で仕事に臨めます。

◎品質の向上:集中力アップ

フレッシュな気持ちで働くことで集中力が高まり、結果的に仕事品質も向上します。

◎風紀が良くなる:規律正しくなる

キレイな環境を保つことで「身の回りをキレイにする」という意識が高まり、自然と規律正しくなります。

◎チェック効果:小さな変化に気づく

定期的な清掃により、些細な変化や異常にも気づき、問題を未然に防げます。(例)抜けかけたコンセント、提出し忘れた書類など
清掃のメリット

清掃のコツ

原則1:「清掃=付加価値を高める」という意識を浸透させる

「清掃は仕事の合間にやるもの」という考えでは、「今日は時間がない」などの理由でやらないことも多く、なかなか習慣化しない。今一度、社内で「付加価値を高めるもの」というを清掃のメリット浸透させる。

原則2:「清掃タイム」をつくる

(例)就業前10分、毎週金曜の食後15分など
「清掃=付加価値を高めるもの」という意識改革のもと、業務時間内に「清掃タイム」を組み込んで習慣化する。オフィス全体の清掃を毎日するのは難しくても、デスク周りであれば個人単位で毎日の実施も可能。

原則3:「清掃道具」をそろえる

「いざ清掃」となった段階で、必要な道具が無ければ実施できません。例えば、ほうき、雑巾、モップ、洗剤などを事前にそろえ、すぐに使えるように設置しておくことが習慣化するポイント。

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↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

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