現場に聞く!オフィス改善インタビュー その2 「時間のムダ対策どんな取り組みしてますか?」

インタビュータイトル

「仕事をスピードアップするための時間のムダ対策」について、㈱弘法の山口営業部田村統括リーダーへのインタビュー第2弾。

今回は、「オフィス内での取り組み」に視点を置いてご紹介します。

「テレビ会議・ミーティング」の導入でタイムリーにコミュニケーション

オフィス内での主な仕事のスピードアップ対策を教えてください―

山口県内の営業部は、山口営業部、周南営業部、宇部営業部と3つに分かれているため、以前は会議やミーティングを実施するにも移動時間がかかっていましたが、今は拠点間を常時パソコンでつなげておいてテレビ会議を行うようにしています。

また山口県の営業部に限らず、数年前は本社に集まって行っていた会社全体での会議・ミーティングも今では本社に行くことも少なくなり、時間効率も非常に高くなっていると思います。

その上、毎週1回以上のペースでこまめにテレビ会議やミーティングを実施できるため、よりタイムリーにコミュニケーションを取ることができ、全体的に仕事スピードも上がりました!

ちなみに、現在はパソコンの画面で見ながらの会議ですが、将来的には液晶スクリーンに変えてより臨場感を出したいと考えています。

会議・ミーティングの実施時間においても、以前は17時~19時だったのを9時スタート~10時終了に変更し、できる限り時間外に集まって会議を行うのを減らしています。
テレビ会議
「テレビ会議・ミーティング」の導入でムダな移動時間を削減。

ノー残業デーで体調もアップ

時間外労働を減らすという意味では、以前のインタビューでご紹介した「毎週水曜日ノー残業デー」は今でも継続しており、必ず定時である17:40には夕礼を実施し、18時には全員帰宅しています。

この制度を始めて以来、気のせいか体調を崩す人も減ったような気がします。

いらないものは勇気を持って捨てる

3S(整理・整頓・清掃)に関しては―

こちらも以前にご紹介しましたが、3S(整理・整頓・清掃)についても変わらず継続しています。事務所をスッキリさせることが成果につながると考えていますので。

「いるもの、残すもの」のルールを決め、それに当てはまらない「いらないもの」は勇気を持って捨てています。古い書類に関しても必要なものはスキャニングして、電子データとして保存し、紙の書類は破棄しています。

また、日頃から一人ひとりが整理整頓を心がけており、全体の掃除も毎週金曜日に決めて行っています。

席を離れる際はパソコンと電話のみ

デスクの上に関しても相変わらず書類は全くない状態を維持しており、「席を離れる際はパソコンと電話のみ」という状況も変わっていませんし、棚においてはむしろ以前に比べても減らしています。

このように「人の導線」はお金をかけずに整えることができているので、後は順次モノを新しくしていくだけですね。

デスクの上に関しても相変わらず書類は全くない状態を維持しており、「席を離れる際はパソコンと電話のみ」という状況も変わっていませんし、棚においてはむしろ以前に比べても減らしています。

このように「人の導線」はお金をかけずに整えることができているので、後は順次モノを新しくしていくだけですね。
整理整頓習慣化
「席を離れるときはパソコンと電話のみ」が合言葉。

お気軽に見学にお越しください!

時間短縮や3S(整理・整頓・清掃)なんて、うちでは無理!」と言われる企業様にこそ、是非、見に来ていただきたいと思います!お気軽に見学にお越しください。
オフィス公開

(株)弘法

山口営業部
〒753-0871
山口市朝田1800-1

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弘法
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