最小限のコストで3S実施。 業務効率も営業成績も上がりました!

最小限のコストで3S実施。

最小限のコストで3S実施。
株式会社 弘法 山口営業部 山口チーム(山口県山口市)
[スタッフ体制:営業5名、サービス3名、事務3名]
統括リーダー Tさんに聞きました!

Q.以前はどんな状態だったのでしょうか?

2年前に2週間かけて「断捨離」を実行

以前は、机の上の資料もグチャクチャに散乱していました。そんな中、「オフィス改善を提案している我々がこのような状況ではいけない!」ということで、2年前に断捨離を実行することになったんです。
まずは、2週間かけて机の上や中、キャビネットの中まで徹底的に整理し、とにかく要らないものを捨てました。それから、備品はキャビネット、文房具は共通の引き出しなど、モノの置き場所を決めていきました。

Q.スタッフの机の配置などは?

机の配置も変えました。以前は、営業とサービスでスタッフの机がそれぞれ分かれていたのですが、今は固まって座っています。机を固めて置くことで、スペース的にゆとりができただけでなく、スタッフ間のコミュニケーションも改善されて、より活発に話すようになりました。

最小限のコストで3S実施。

Q.一気に断捨離して、その後の整理・整頓・清掃は?

捨てて困ったことは一度もありません

一気に要らないものを捨てましたし、残す書類のルールも決めましたので、整理することに躊躇がありません。今では「捨てる勇気を持たないといけない!」といつも感じていますし、実際に捨てて困ったことはありませんね。

Q.机の上も整頓されていますね?

合言葉は、「席を離れるときは、パソコンと電話と卓上カレンダーのみ机の上に」となってますので、新たに入ったスタッフもそれに馴染んでます。
全体の掃除は毎週金曜日に行っていますが、日ごろからある程度は整理・整頓されているので、そんなに大変ではありません。
最小限のコストで3S実施。

Q.書類なども大幅に減ったようですが、どのように整理されましたか?

書類を探す時間とストレスの減少!

「必要だけど古い書類」は、すべてスキャナーで読み取って電子データに保存したうえで、実物は破棄しました。その後も毎月1回時間をとって、スキャナーを使って電子データにしていますが、書類の整理につながるとともに、その書類を探す時間が減ることでストレス減少のにもつながっています。

Q.どのような効果を感じていますか?

早く帰れるようになり、営業成績も上がってます!

整理・整頓・清掃をはじめてから、早く帰れるようになりました!毎週水曜日はノー残業デーで、18時過ぎには帰っています。業務効率も飛躍的に上がって、その効果もあってか、おかげさまで営業成績も上がっています!

Q.お客様へのメッセージお願いします。

コストをかけない整理・整頓・清掃の参考に!

私ども山口営業部では、コストをかけずに3Sを実行し、購入したのはたったのゴミ箱1個(2,000円程度)だけ。これは、「オフィスの3S改善」の現実的な参考になるのではないかと思っております。
もし、ご興味のある方は、一度弊社事務所を見に来ていただいても結構です。担当の営業マンにお気軽にお申し付けください!
整理・整頓・清掃を実行すると、毎日の気分が変わって、“本当に集中すべきこと”に集中できるようになると思います。是非、取り組まれてみてください!
最小限のコストで3S実施。

業績アップの3S[整理・整頓・清掃]実践のコツ

・まずは要らないものを一気に捨てる
・離席の際の机の上はパソコン・電話・卓上カレンダーだけ
・週に一度は全体清掃、月に一度はデータ整理
[STEP1]書類を探すのに無駄な時間を使っている人!→ まずは3S[整理・整頓・清掃]からはじめましょう!
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