オフィスに潜む8つのムダ[その7]人・コミュニケーションのムダ対策-その3-前編

8つのムダ前編

業績を高めるために有効的なコミュニケーション手段である、会議・ミーティング。しかし、それを実施するが故に逆に時間やコストのムダが発生していることもよくあります。

今回は、「会議・ミーティング」にかかるムダを改善し、本来の目的である業績アップにつなげるべく、そのやり方について、システムと仕組みの両面での見直しをご提案!

WEB会議活用のすすめ

WEB会議活用のすすめ

働き方改革において「いつでもどこでも仕事ができる」という考え方は、生産性を高める上でとても重要な要素です。各拠点に事務所を構えたりテレワークを実施することも、その一つのツールと言えます。

しかし、社員同士がバラバラな場所で仕事をするためにコミュニケーションが取りづらいという弊害もあり、その結果、情報伝達が遅れたり、会議・ミーティングに集まるための出張時間や移動コストが発生してしまいます。

それらの時間やコストのムダを省くためにおすすめなのが「WEB会議システム」です。

WEB会議システムとは

WEB会議システムとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末を通じてインターネット経由で各所をつなぐ会議システムです。

画面を通じて画像や音声、画面などを、その時につながっている全員が同時に共有できるものです。

WEB会議

WEB会議システムのメリット

メリット1
時と場所を選ばずつながるWEB会議システムを活用することで、会議やミーティングに集まるための移動時間とコストを削減できます。

また遠方のお客様や取引先とつないでおけば、打ち合わせのための出張も減らすことができます。

メリット2

システムがつながっている状態であれば、同時に同じ画面を共有できるため話も伝わりやすく、電話やメールでは発生しがちな思い違いによるロスも防ぐことができますし、「会って伝えたい」内容でもその場で伝えることができてスピードアップに!

メリット3

離れた場所でもコミュニケーションが取りやすいため、拠点間での連携がスムーズになり、情報共有や共同ワークがやりやすくなります。

また、テレワーク、フレックスタイム制なども導入しやすくなり、人手不足の解消にもつながります。

今はWEB会議が主流

使い勝手の良さとコスト面で、今は「テレビ会議」よりも「WEB会議」が主流です。

テレビ会議との違い
次回は「WEB会議」の実践イメージについて、実際に取り組んでいる企業へインタビューしながらお伝えします!
↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら
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