オフィスに潜む8つのムダ[その7]人・コミュニケーションのムダ対策-その3-中編

8つのムダ中編

コミュニケーション術
働き方改革の一環として「WEB会議システム」を導入されている株式会社弘法。今回は、「WEB会議」の実践イメージについて、システムのことをはじめその活用法やメリットについて、弘法営業部の政岡マネージャーに伺いました。

拠点間のコミュニケーションが取りづらかった

WEB会議システム導入のきっかけは ―

当社は広島市の本社を含め、広島県~山口県で10の地域拠点があるのですが、これまでは会議や勉強会、研修会のたびに各拠点の担当者が定期的に広島本社に集まって来るという状況でした。そのたびに担当者は移動も含めて丸一日を費やし、コストをかけて移動するため、ムダを感じていました。

また、各拠点が持つ情報についても会議まで発信されないものもあり、どうしても拠点間での情報共有が遅れてしまうため、そのスピードを上げたいという思いもありました。そういった拠点間のコミュニケーションを取りやすくするために、当初は「スカイプ」を試してみましたが、皆が集まる勉強会には少し不便でした。

そこで、WEB会議システムの「Webex」を試したところうまくいったため、2019年の5月より本格導入して今に至っています。

導入当初は、画面を通じて会話をすることなど、システムに対して多少戸惑いもありましたが、慣れるとかなりのメリットを感じています。

WEB上に会議室を持っているイメージ

どのようなシステムですか ―

WEB会議システムは、インターネット環境があればどこでもつながるもので、いわば「WEB上に会議室を持っている」イメージと言ったら分かりやすいと思います。

パソコンやスマホなどを通じて接続し、ミーティング番号と呼ばれるパスワードがあれば、簡単にサインイン(参加)できます。同じようなものでテレビ会議というものもありますが、これは専用のシステムの構築が必要でコストがかかります。

また、システムが構築された場所でないとつながらないため、WEB会議システムの方が便利と言えます。

WEB会議室
WEB会議システム=WEB上に会議室を持っているイメージ。アカウント1つにつき、1つの会議室を持つことができる。
モニター
用途によってモニターを使い分けると、より使いやすい。

拠点をまたいでの勉強会や会議・打ち合わせに活用

どのように活用されていますか ―

導入当初は、主に社内の勉強会や研修会に活用していました。例えば、講師を広島本社に招いて各拠点もつないで勉強会を行えば、一度に済ますことができますし情報も共有できます。

それから次第に使い方も幅を広げていき、今では本社と各拠点を常時つないでおき、拠点間をまたいでの打ち合わせや会議・ミーティングなどにも随時活用しています。便利なので、是非、拠点のある企業にはおすすめしたいですね。

外出先からも接続可能なので、移動時間を使っての確認や連絡ができますし、空き時間だけ勉強会や研修会に参加するといった人もいます。
会議の様子
弘法広島本社オフィスの一画に設けられたWEB会議コーナー。
各拠点と常時つながっているから、ちょっとした打ち合わせも手軽に。

仕事がスピードアップして意思疎通もしやすい

どんな効果を感じていますか ―

いろいろありますが、最も効果を感じるのは「すぐに情報を共有できるスピード感」です。

打ち合わせや会議などでも、「画面共有」機能を使って、資料など(例えば、パソコン画面上のエクセルシートなど)を同時に見ながら話せるので、とても意思疎通がしやすいです。また、顔を見ながらということで、電話で話すだけでは難しいニュアンスも伝わりやすく感じています。

その他、定期的に広島本社で行っていた拠点間の打ち合わせへの参加者の交通費と移動時間も無くなりました。

システムを使用するのに年間10万円程度のコストはかかるものの、削減されたコストや仕事の効率アップ度を考えるとかなりのメリットを感じています。

様子
離れた拠点間同士でもデスク上で簡単に打ち合わせができる

常時つないでも通信は定額で変わらず

通信費はかかりますか ―

通信費は、通常のインターネットと変わらず定額です。たまに通信状態が悪いときに、つながるまで少し時間がかかる場合もあるのですが、常時つないでおけば問題ないですし、常時つないでいるからといって特別に上乗せで費用がかかるということもありません。

営業面での活用法を模索

今後はどのような発展を ―

現在はほぼ社内だけでの活用ですが、今後は営業面でも活用していきたいと考えています。
例えば、数ある取引先販売店さんとつながることで連絡事項が一度に済ませられるようにするなど、システムの機能を活かして、さらに効果的に使う方法を模索していきたいと考えています。

webox
↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

    【オルフィスの資料請求はコチラ!】

    *は必須項目です。

    会社名*
    業種*
    住所*
    お名前(担当者様)*
    フリガナ*
    電話番号*
    FAX番号
    メールアドレス*
    その他