オフィスに潜む8つのムダ[その7]人・コミュニケーションのムダ対策-その3-後編

8つのムダ後編

会議は、企業経営において欠かせないコンテンツ。今後の方向性を確認したり、意見を交換したり、モチベーションを高めたりと、会社が前に進むためにはとても大事な時間です。

しかし、ただやれば良いというものではなく、やり方次第ではムダな時間にもなり得ます。例えば、単なる数字の報告会に終わったり、何も決まらない会議では、生産性を高めるという観点ではあまり意味がありません。

意味のある会議とは、限られた時間の中、参加者全員で議論し、必ず何らかの結論に至るものであり、そのためにもまずはしっかり準備をして、参加者全員が事前に目的(ゴール)を共有しておく必要があります。

今回は、限られた時間で密度を高める「会議の仕組み」に注目して、そのためにやるべきことと実践テクニックをご紹介します。

時短テクニック

効率よく生産性を高める会議の進め方とポイント

01:事前準備

課題や目的を明確にし、資料づくりや時間配分など、効率よく進めるための事前準備をしっかりする。

◆ポイント

○会議の成否は準備が8割
○資料づくりは余裕を持って行おう

02:はじめに

会議ではいきなり本題に入らず、まず冒頭で会議の「課題や目的」を参加者全員に明確に伝え、共有する。

◆ポイント

○課題と目的を参加者で共有しよう
○流れや時間配分も伝えよう

03:問題提起

目的を共有した後、具体的な課題を簡潔に説明する。全体像が分かるように、できるだけ短くまとめる。

◆ポイント

○全体像が分かるよう、できるだけ簡潔に短い時間で行おう

04:意見・議論

参加者同士で意見を交換する。参加者全員に発言の機会を与え、「全員参加」で実施する。

◆ポイント

○参加者全員が発言しよう※発言の無い者は不参加と同じ

05:まとめ

時間配分に沿って、議論した内容をまとめる。予定通り進んでいなくても、必ず何らかの結論を出し、次につなげる。

◆ポイント

○必ず何らかの結論を出して次につなげよう

06:感想共有

会議を通じて感じたこと、気づいたこと、進め方の課題を参加者に発信してもらい、次回に活かす。

◆ポイント

○内容だけでなく、会議自体も見直すことで質を上げていこう

時短テク

時短テク1:事前準備にしっかり時間を取る

「話の論点が逸れやすい」「会場の不備が気になる」なら

話の論点が逸れたり会場の不備などで時間をロスし、会議時間がダラダラ延長してしまうことはありませんか。
その原因は、ほとんどが準備不足によるもの。資料の不備、会場の手配ミス、連絡漏れによる行き違いなど。。。

社内会議は、会社の業績を左右する重要なイベントです。したがって、片手間に準備するのではなく、「重要な仕事」の一つとしてとらえ取り組みましょう。

資料づくり

当日の議題を明確にするためにも資料は必要。“一つの仕事”として、しっかりと取り組みましょう。但し、簡潔明瞭にまとめ、時間をかけ過ぎないように。

会場準備

会場準備とは、ただ場所を確保するだけではなく、座席数、机の配置、必要な物品などにも気を配り、会議がスムーズに進むように段取りをすることです。

連絡確認

参加者には前もって、日時、会場だけでなく、議題や持参物なども伝えておきましょう。可能なら、当日の流れまで伝えておくと、よりスムーズに進められます。

時短テク2:10名以内で2~3時間が適度

「意見がまとまらない」「集中力が続かない」なら

会議は最低2名いれば実施可能ですが、10名を超えると意見がまとまりにくくなります。一人ひとりの発言機会が減って意見交換が進まず、想いを共有しにくいからです。

また、人の集中力は2~3時間が限界と言われており、会議の効率を高めるためにも1時間半~2時間程度、長くても3時間で終わらせましょう。それ以上続けることは、時間の浪費につながります。
適度に

時短テク3:ゴールを明確にして時間配分を

「時間内に結論にたどりつかない」「終わりが見えない」なら

時間通りに話が進まず、時間内に結論まで至らないことがあります。

時間構成や目的(ゴール)が明確でない会議に、その傾向が多く見られます。時間構成とは、その会議の目的(ゴール)から逆算して、あらかじめ段階別に時間配分を“見える化”しておくものです。〈右記資料参照〉

一例

もちろん、この通りに進むとは限りませんが、目安があるだけでも時間内に結論が出やすくなります。下記のような「会議シート」として活用するのもよいでしょう。

会議シート

時短テク4:参加者全員に発言機会を与える

参加者の「発言が少ない」「モチベーションが低い」なら

会議において、決まった人ばかり話してしまうことがよくあります。話す人が偏ってしまうと、聞くだけの人は集中力が落ち、モチベーションも低下します。

したがって、会議の場では必ず参加者全員に発言の機会を設け、意見を述べてもらいましょう。実際に口に出して発信することで会議への参加意識も高まり、議題に対しての想いも強くなります。
機会を設ける

時短テク5:静かで発言しやすい環境づくり

「話し合いをスムーズに進めたい」なら

会議は、議題についての意見交換や問題点を話し合う場です。

騒音や周囲の声が聞こえたり、電話が鳴るような場所は避け、参加者全員が集中して臨めて、発言のしやすい環境で行いましょう。

また、座席の配置もポイントになります。例えば、ブレーンストーミングのような意見交換を中心に行う場合には「ロの字型」、プレゼンや発表を行いつつ意見を交わす場合には「コの字型」がおすすめです。

01:ロの字型

ロの字型
適度な距離間で意見を交換できる。改まった会議などに。

02:コの字型

コの字型
プレゼンや発表をしながら意見を交換する会議などに。

03:スクール型

スクール型
発表者が中心になる、発表会や講演会、勉強会、試験などに最適。

04:シアター型

シアター型
スクール型の机の無い形。人数を多く動員する際に。

05:アイランド(島)型

アイランド(島)型
グループごとの活動がある講習会などに。1グループは3~6名目安。

06:対面型

対面型
向き合って座る形で、両者が対等に話をする場面に。
↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら
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