オフィス改善インタビュー !低コストでオフィスレイアウトを改善!

レイアウト改善
株式会社 弘法では、働き方改革の一環として様々なオフィス改善に取り組んでいます。その中でも最も進んでいる山口営業部の「オフィスのレイアウト改善」の取り組みについて、山口統括リーダー田村さんにお話を伺いました。

オフィスのレイアウト改善で業務効率化・コミュニケーション改善・モチベーションアップが促進!

オフィスのレイアウト改善に取り組まれた経緯は ―

以前からの3S(整理・整頓・清掃)の効果でレイアウト改善もスムーズ

当社では、以前より社長から「会社全体でペーパーレスやフリーアドレス、テレワーク(オフィス外からでも仕事しやすい環境)を導入しよう」という話があり、地道に3S(整理・整頓・清掃)や複合機を使ってのペーパーレスに取り組んできた経緯がありました。

その流れをくんで、今回は一歩進んでオフィスのレイアウト改善についても取り組むこととなり、手始めに私どもの山口営業部からやってみようということで改めて社長から話をもらい、大幅にリニューアルする事になりました。

具体的なレイアウト構成については本社とWEB会議をしながら進め、今まで3S(整理・整頓・清掃)などに取り組んできていた甲斐もあってスムーズに進めることができました。

レイアウト改善の意図はどのようなものでしたか ―

ペーパーレスの体現やフリーアドレス実現のためのレイアウト改善

まずは、これまで取り組んできた「ペーパーレス」をオフィス全体に落とし込むこと。そして、どの席でも仕事ができる「フリーアドレス」を実現することによって、業務の効率化やコミュニケーションの改善、モチベーションアップなどを図ることが目的でした。

改善前後
ものが多く、ゴチャゴチャしていたデスクの上も周りもスッキリして広々。いつでも新鮮な気分に。

フリーアドレスやテレワーク実現のポイントは ―

紙(書類)がたまらないルールを徹底的につくること

まず第一に、複合機などを活用して書類を電子化してペーパーレスを進め、極力個人では書類を持たないようにすることです。当社では個人の書類などは個人用のロッカーを用意し、それも必要最低限のスペースに抑えました。

つまり、単にオフィスをきれいにするというだけでは限界があるので、最もスペースをとる「紙の書類を最小限にする」というルールづくりが、まずは土台として必要なんです。それがしっかりと整ってからのフリーアドレスやテレワークだと考えています。

■「フリーアドレス」とは
オフィスに固定席はなく、その時々の仕事によって誰でも好きな席へ移動できる仕組みのこと。

■「テレワーク」とは
場所や時間にとらわれず、情報通信技術を利用して離れた場所などでも柔軟に働ける仕組みのこと。

今回のレイアウト改善でこだわったことは ―

業務の効率化とスタッフのコミュニケーションのバランスにこだわり

単に働きやすさだけではなく、「業務の効率化とスタッフのコミュニケーションのバランスが取れること」にこだわり、デスクスペースや打ち合わせスペース、リラックススペースなど仕事内容によって使い分けられるようにそれぞれのスペースをつくったんです。

例えば、デスクは「フリーアドレス」として机と椅子以外何も置かず、誰がどの席に座っても仕事ができるようにしました。デスクを使用する際は、スタッフ各自が個人ロッカーからパソコンと必要な書類などを出してきて、自由な席に座ります。

毎日メンバーの座る席がいろんな場所に変わることでモチベーションも高まり、「前向きな気持ちを維持しやすい」という効果も出ています。ちなみに、所属長も同じ並びの席に座っているなどスタッフ同士のコミュニケーションも取りやすく、オフィス全体の一体感は高いです。

その他、打ち合わせやリラックス、集中するなど、様々な目的のスペースも設置して、それぞれ有効活用できています。

今後のオフィス改善の展望は ―

さらにコミュニケーションが活性化してワクワクしながら働ける環境に

ペーパーレスやフリーアドレスなど、業務が効率的にできる環境はかなり整ったと思いますので、今後は、スタッフ同士のコミュニケーションがさらに活性化し、ワクワクしながら働ける環境づくりに取り組みたいと考えています。例えば、観葉植物やカフェスペースなどがあるのもいいですよね。

今後のオフィス改善の展望は ―

さらにコミュニケーションが活性化してワクワクしながら働ける環境に

ペーパーレスやフリーアドレスなど、業務が効率的にできる環境はかなり整ったと思いますので、今後は、スタッフ同士のコミュニケーションがさらに活性化し、ワクワクしながら働ける環境づくりに取り組みたいと考えています。例えば、観葉植物やカフェスペースなどがあるのもいいですよね。

「業務効率化とコミュニケーションのバランス」にこだわったオフィス内の様々なスペース

デスクスペース

デスクは机と椅子以外置かないフリーアドレス。毎日メンバーの座る席が変わることで気分も変わり、前向きな気持ちを維持しやすい。

デスクスペース

打ち合わせスペース

スタッフ同士や協力業者様と打ち合わせしたり、お客様と商談をするスペース。プライバシーが守られやすい空間を意識。

打ち合わせスペース

リラックススペース

リラックスして話や業務ができる。主に、営業マンとサービスマンの打ち合わせや他の営業所から来たスタッフが利用。

リラックススペース

集中スペース

一人でこもって深く思案したり書類を作成するなど、しっかりと業務に集中したいときに使うスペース。

集中スペース

会議スペース

月初など、全員で集まって会議する際などに利用。机や椅子が変わることにより、新鮮で前向きな気持ちで会議ができる。

会議スペース

個人ロッカー

個人用書類など個人の所有物は最低限に抑え、全員で共有する資料などとは区別して扱う。

個人ロッカー

文具スペース

文具を収める場所を決めて全員で共有。主に、使用頻度の低い文具ほど共有する。

文具スペース

お客様の3S(整理・整頓・清掃)やペーパーレスの取り組みもお手伝い

オフィス改善に取り組むには、まずは3S(整理・整頓・清掃)やペーパーレスの仕組みから整える必要があります。
今後は、お客様の3S(整理・整頓・清掃)やペーパーレスもドンドンお手伝いさせていただきたいと思っていますので、ご興味のある方は、是非一度、山口営業部のオフィスを見学に来てください!

株式会社弘法
〒753-0871
[山口営業部]山口県山口市朝田1800-1
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