オフィスに潜む8つのムダ[その7]人・コミュニケーションのムダ対策-その4-前編

ムダ対策前編

業務のスピードを上げ生産性を高めるためには、社内でのコミュニケーションが重要な要素の一つであると言われています。そして、社内コミュニケーションには業務に直結する環境的なものと、従業員のモチベーションを高める対人的なものの2種類があります。

今回は、社内コミュニケーションの重要性とそれを活性化させるための主な取り組みについてご紹介します。

社内コミュニケーション

オフィスが活性化する!社内コミュニケーション

社内コミュニケーションは、なぜ重要?

「社内コミュニケーション」とは、会社の理念や任務達成に向けて効率よく業務を進めるために、従業員同士が情報交換を行ったり交流したりすることです。

社内コミュニケーションが不足していると、様々な問題が発生します。例えば、経営陣と従業員の間で考え方がズレていることで士気が低下したり、人間関係の悪化が原因で離職につながることもあります。

いずれにしても、会社の業績悪化につながる由々しき問題であり、そうならないためにも社内コミュニケーションを円滑にして活性化させることが重要なのです。

社内コミュニケーション不足により発生しやすい主な問題

○経営陣と従業員間の考え方のズレによる士気の低下
○情報が共有されず生産性やサービス・接客力が低下
○人材が育たずに一部の人への偏った負担が増加
○人間関係の悪化によるモチベーションの低下や離職
○ストレスによる健康悪化や離脱による人手不足

社内コミュニケーションの活性化によるメリットは?

社内コミュニケーションが活性化すると社内の雰囲気が良くなり、上記のような問題も改善して業績向上につながりやすくなります。

では社内コミュニケーションが円滑になると、具体的にどのようなメリットが得られるのか、代表的な効果の例を6つあげてみます。

◇メリット1:業務が効率化して生産性が高まる

コミュニケーションを促進する環境を整備することで、社内全体で情報を共有できる体制が整います。
その結果、有益な情報は共用しながらムダな作業を減らすことができるため、業務スピードが上がり生産性がアップします。

◇メリット2:誤解によるミスが減りサービスが向上

一つの業務において、手順や経過を部門やチーム全体で都度確認ができていれば、誤解がなくなりミスを減らすことができます。
また、既存顧客や取引先などを相手にした対外的な対応もスムーズに行うことができ、サービスも向上します。

◇メリット3:モチベーションが高まって人材力が強化

従業員の会社への信頼度や仕事に対するモチベーションが高まり、業務だけでなく経営課題にも積極的に関わろうとする風土が会社全体でできてきます。
また、仕事に対して前向きに取り組むことで、自然と人材力が強化されます。

◇メリット4:従業員の離職防止と定着率アップ

部下や従業員の労働環境、人間関係、精神状態を普段から把握することで離職を未然に防ぐことができ、定着率が高まります。
離職の原因の多くは、表面化しない会社への不信感や不満が蓄積されたり、人間関係の悪化によるものです。

◇メリット5:同じ目標を共有できて結束力が強まる

例えば、会社の理念や価値観、プロジェクトの目的や数字目標など、目標への意識を経営陣と従業員、部門やチーム全体で共有することで、会社全体の結束力が強まります。また、従業員のコンプライアンス※への意識も高まります。

※コンプライアンスとは
「企業が法律や企業倫理を遵守すること」で、企業内の不祥事を防ぐ「企業の信用やブランドイメージを守るための対策」という意味で使われる。

◇メリット6:解決策やアイディアが生まれやすい

停滞している業務上の課題や従業員が個人的に抱えている悩みなど、日常的なコミュニケーションを通じて上司や部下、同僚と共有することで、思いもよらない解決策や新しいアイディアが生まれたり、気持ちのリフレッシュにつながることも多いです。
コミュニケーション

業務効率化にかかせない社内コミュニケーション

業務の効率化にも深く関わってくる社内コミュニケーション。
次回は、社内コミュニケーション活性化の具体策についてご紹介致します。

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら
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