「いつでもどこでもオフィス」な働き方改革vol.2

テレワークvol.2

テレワーク導入を進める7つのポイント

テレワーク実際に導入するとなると、様々な課題が浮き彫りになります。
独立行政法人労働政策研究・研修機構が実施したテレワーク実施の問題・課題調査によれば、「労働時間の管理が難しい」「進捗状況などの管理が難しい」「情報セキュリティの確保に問題がある」「コミュニケーションに問題がある」といったことが、現実的な問題として上位にあがっています。

オフィスでの業務を自宅や社外で行うためには、やはりオフィスと同じような環境を整える必要があります。ここからは、テレワーク導入を進めるポイントをご紹介していきます。

ポイント1:通信環境と端末(ノートパソコンなど)を導入する

テレワークは、家や移動中でも仕事ができるように、通信環境を整えなければなりません。まず前提としてインターネット環境の設定と、ノートパソコンなどの通信端末の従業員への貸与が必要です。

特に、営業職などのようにモバイルワークを行う場合には、いつでもどこでもインターネットに接続できる端末「LTE対応型パソコン」が便利でおすすめです。

ポイント1

【オススメ具体策】

Wi-Fi環境を設定する
○モバイルワークは、Wi-Fi環境がなくてもインターネットに接続できる「LTE対応型ノートパソコン」がおすすめ
○モバイル通信端末もしくは社内携帯をスマホ化し、デザリング機能を使用する

ポイント2:オフィスをペーパーレス化する

テレワークを実施するには、オフィスのペーパーレス化は必須。ペーパーレス化とは、業務で扱う資料や書類をデータ化してサーバー上で管理し、ネットワークからアクセスできるようにすることです。

時間や場所を問わずに業務を進めるためには、業務に必要な資料や書類をいつでも閲覧できるようにする必要があります。

またデータ化することで、情報の検索も効率化します。

ポイント2

【オススメ具体策】

○過去の資料はスキャニングしてデータ化する
○稟議書や見積もりなど、上司の承認や会社の決裁が必要な業務は、システム上で行えるワークフローにする(電子印・電子決裁など)
○顧客や進捗の情報は、データ化してサーバーに保管する

ポイント3:勤怠管理システムを導入する

テレワークでは、直接顔を合わす機会が減り、タイムカードも利用できないため、管理者は遠隔で従業員の勤怠状況や勤務スケジュールを把握し、管理しなければなりません。
ポイント3

シフトの段取りや個人の評価・給与にも関わってくるため、正確に把握する必要がありますが、そのためにはクラウドサービスの勤怠管理システムの導入がおすすめです。

勤務時間(始業時間・終業時刻・休憩)を記録するだけでなく、現在の勤務状況や所在をリアルタイムで確認できたり、シフト管理や休暇・休日出勤の申請・承認、給与計算ソフトと連携して管理ができるものもあります。

【オススメ具体策】

○クラウドサービスの勤怠管理システムを導入する
休暇や休日出勤の申請・承認ができるシステムを選ぶ
○グループウェアのアクセスログで管理する
○一日2回、始業時間と終業時間を直属の上司などに、メールで報告する
WEB会議システムを常時接続しておく

ポイント4:WEB会議システムを導入する

テレワークの大きな課題の一つに、「会議やミーティングができない」ということがあります。それを解決するためには、インターネットを通して行うWEB会議システムがおすすめです。
ポイント4

WEB会議はテレビ会議と異なりインターネットがつながればどこでも接続が可能で、費用も無料~と、手軽に導入できます。

また、複数人数が同時に参加でき、パソコン画面や資料データを共有できるなど、離れた場所でもリアルな会議と変わらない環境を構築できます。(会議のための出張が減り、コスト削減にも)

接続はパソコンからだけでなく、タブレットやスマートフォンでも参加可能ため、モバイルワークにも適しています。

【オススメ具体策】

○専用回線が必要なテレビ会議よりも、インターネットがつながればどこでも接続可能なWEB会議が導入しやすい
安定した接続ができるサービスを選ぶ
セキュリティ対策が万全か十分に確認して導入する
○同時に接続できるアカウント数を確認して導入する

ポイント5:情報やデータの共有を行える環境をつくる

テレワークでは、オフィスで管理する顧客情報や仕事の進捗情報、資料データなどをどのように共有するかも課題です。「会社に行かなければデータがない…」という状態では、仕事効率は上がりません。

かといって、容量の大きいデータの保管したり、どこからでも常に最新情報を共有できる環境にする必要があります。

ポイント5

おすすめの対策としては、クラウドストレージ、グループウェア、共有サーバーの導入があります。例えば、進行中の業務はクラウドストレージを活用してデータのやり取りをする、顧客や業務の進捗情報はグループウェアで共有する、過去のデータは共有サーバーに保管するなど、使い分けてもよいでしょう。

【オススメ具体策】

クラウドストレージを活用する。ある程度の容量のデータも保管でき、パソコンが壊れても業務継続が可能。
グループウェアを導入する。常に情報を更新することで、最新の顧客情報や業務の進捗情報をいつでも共有可能。
共有サーバーを導入する。手軽に導入するならNAS(ネットワークHDD)がおすすめ。

ポイント6:コミュニケーションツールを活用する

社内コミュニケーションは業務を進めるうえで非常に重要ですが、テレワークの場合それぞれが異なる場所で仕事をするため、コミュニケーションは今まで通りには取りづらくなります。
ポイント6
上司に業務の進捗を報告したり、「業務工程が急きょ変更になった」場合などのチームへの連絡するなどの報連相がこまめに行えなくなるという懸念があります。電話やメールもありますが、電話がつながらなかったり、メールはいつ見られるのかが分かりません。

対策としては、「LINEWORKS」などのビジネスチャットの活用がおすすめです。メールに比べ、宛先と件名、あいさつ文や署名など何かと手間なSNSと同じような気軽さで利用できます。

【オススメ具体策】

○会話形式でメッセージを伝えることができる「ビジネスチャット」を導入する
グループチャット機能を活用して、必要なメンバーとのみ必要な情報を共有することが可能
資料データや画像、動画などをアップすれば、その時に必要な資料をリアルタイムで共有できる

ポイント7:セキュリティ(情報漏えい・不正アクセス)対策を行う

テレワークでは、顧客情報や機密情報もインターネットを介してやり取りするため、不正アクセスや情報漏えい等のセキュリティに関するリスクが伴います。
ポイント7

自宅やサテライトオフィスからのアクセスだけでなく、モバイルワークにおいてはフリーWiFiを利用してアクセスする場合もありますが、特にフリーWiFiはセキュリティ性が低く情報漏えいのリスクが大きくなります。

したがって、テレワークを導入する際には、VPNを活用して暗号化された通信環境を構築したり、外出先でパソコンなどを利用する際にのぞき見されないようにするなど、最低限のセキュリティ対策を行うことをおすすめします。

【オススメ具体策】

VPN※を活用して暗号化された通信環境を構築する
○VPN+ウイルス対策ソフトで二重セキュリティを行う
USB制御システムを導入し、USBを利用不可にする
○ノートパソコンにのぞき見防止シートを設置する
○パソコンにログ管理システムを導入する(サイト履歴など)
○ノートパソコン紛失時に、ロックできる仕組みを構築する

※VPNとは…インターネット回線を利用して社内LANに接続するもので、イメージとしては、インターネット上で社内のサーバーとテレワーク先の端末が、他人が通ることのできない専用のトンネルで直接つながっているような状態です。

以上、ここまでテレワークの全体像をはじめ、中小企業にとってのテレワーク導入のメリット、導入のポイントについてお話ししてきました。しかし、「テレワーク導入を進める7つのポイント」の部分でも触れていますが、テレワークの導入に向けては様々な課題もあります。

次回からは、テレワークの導入を進める上でのポイントや課題を克服する対策について、詳しくお伝えしていきます。

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