[働き方改革]実例公開!小さな会社の実例に学ぶテレワークの始め方-中編-

テレワーク中編

[実例公開!]小さな会社(スタッフ5名)の企画広告部門が、仕事の効率化を図りつつ、費用を最小限に抑えながらテレワークにチャレンジをスタート。

中編の今回は、実際の問題点やその解決策など、どのようにテレワークを始めていったのか実例でご紹介していきます。

実例公開!リアルレポート 【設備の問題】

問題1

【対応1】WEBカメラ付きパソコンと大型モニターが使いやすい!

テレワークを進めるうえで最低限必要なのはパソコンとインターネット環境ですが、オフィスにはデスクトップパソコンしかなかったので、まずは持ち歩きのできるノートパソコンを2台購入しました。

また、自宅にプリンターを持っていないスタッフ向けに家庭用プリンターを一台、広告制作担当者向けに外付けモニターを一台それぞれ購入しました。ノートパソコンは、WEBミーティングができることを念頭に置いてWEBカメラ付きのものを選び、ちょっとした打ち合わせなどにも有効的に活用できています。

また、広告制作という業務において大型の方が効率が高まるという観点から21インチの外付けワイドモニターを購入しましたが、表示面積が広いので広告制作以外の業務でも業務効率は上がっています。

ワンポイント1
ノートパソコンのモニターは、大きくても17インチ程度。自宅で腰を据えて作業をする際は、20インチ以上の大型ワイドモニターを外付けされてはいかがでしょうか。広い画面で作業も進めやすいですよ!

【対応2】インターネットはWiFiが便利!

自宅にインターネット環境がないスタッフには、WiFiを整備しました。有線接続でもよいですが、新たに接続するのであれば、場所にとらわれず移動しやすいWiFi(無線LAN)がおすすめです。

また、通信費用については、元々自宅にインターネット環境のあったスタッフも含めて会社側で一部補助することで、わだかまりなく仕事に向き合える環境にしました。

ワンポイント2
WiFiは、場所によっては繋がりにくいキャリアもありますので、契約する前にしっかりと確認するようにしましょう!

実例公開!リアルレポート 【環境の問題】

問題2

【対応1】スキャニングによる電子化でペーパーレス化を促進!

多くの資料や書類が紙で管理されており、取引先ともFAXでやり取りを行うなど、オフィス行かないと進められない業務が多くあったため、まずは紙の資料を電子化し、オフィス全体でペーパーレス化を目指す取り組みをはじめました。

まず、過去の資料の中でよく使うものはスキャニングしてPDFデータに変換し、古いものや今後必要のないものは別の倉庫に保管したり捨てたりするなど、紙の資料を減らしました。

その結果、資料の検索や閲覧がしやすくなって仕事効率が上がり、オフィス自体も資料の保管スペースが減ってスッキリしました。

また、取引先とのやり取りも、書類を電子化することでメールでのやり取りが可能になり、紙が減るだけでなくそのためだけにオフィスに立ち寄る必要もなくなって、業務の手間が大幅に削減されました。

ワンポイント3
紙の資料や書類は、何でもかんでも捨てたり電子化すれば良いというわけではありません。まずは必要なものと不要なものとを選別して整理整頓を行い、効率よくペーパーレス化を進めましょう。

【対応2】無料のクラウドストレージを有効活用する!

資料を電子化しても、自宅から共有・閲覧できなければテレワークはできないので、インターネット上にデータを保管する「クラウドストレージ」を活用しました。クラウドストレージはある程度の保存容量があるため、電子化した資料の共有・閲覧だけでなく、メールでは送れない大容量データのやり取りにも便利です。

たくさん種類がある中、検討の結果、まずは「ドロップボックス」と「Googleドライブ」の無料プランを導入しました。利用していきながら、今後は容量やセキュリティ面もふまえて有料プランも検討しています。

ワンポイント4

実例公開!リアルレポート 【コミュニケーションの問題】

問題3

【対応1】LINEの活用で、報・連・相がこまめに素早くできる!

スタッフ同士が直接顔を合わす機会の少ないテレワークでは、報・連・相などの身近なコミュニケーションをどうするかという懸念がありました。電話やメールでもよいですが、お互いのタイミングが合わず電話がつながらなかったり、メールだと手間がかかったり、相手に見てもらえたのかどうかわからないといったことがあります。

そこで、コミュニケーションツールとして「LINE」の活用を始めました。LINEはほとんどの人が日常的に利用しているためすぐに導入しやすく、手間なくタイムリーにそして確実にコミュニケーションが取れるのでとても便利です。また、グループでくくりやすく、部署ごとやプロジェクトごとに分けて臨機応変に活用しています。

使いやすいので、以前よりも報・連・相がよりこまめになって、スピードアップもしています。
今後に向けては、公私を区別したりセキュリティの強化を念頭に、スケジュールを共有するなどの便利な機能を持つビジネス版LINE、「LINEWORKS」の導入も進めています。

ワンポイント5
LINEのビジネス版(基本的な使い方はLINEと同じ)で、無料のプランからはじめられます。個人のLINEとは連動しておらず、メンバーも会社側で管理ができるので、公私の切り離しが可能です。
また、カレンダー機能による社内のスケジュール共有や、グループや掲示板によるスタッフへの情報配信なども便利です。

【 LINEWORKSでできること(一例)】

○メンバーを一括管理
○カレンダーでスケジュールの共有
○掲示板で情報共有
○個別に既読確認ができる など

【対応2】WEBミーティングはニュアンスも伝えやすい!

常的なコミュニケーションに加え、会議やミーティングでしっかり話したい時のため、WEB会議システムのZoomを使った「Zoomミーティング」も始めました。

画面上でお互いの表情を見ながら話せますし、資料も共有しながら進められるので、言葉だけでは難しいニュアンスも伝わりやすいです。コストを掛けずに無料で始められるというのもよいです。

ワンポイント6
「Zoom」は社内のコミュニケーションだけでなく、社外に情報発信するのにも便利です。
Zoomを利用したオンラインセミナーや勉強会などは、参加者・主催者両方への負担が少なく、気軽に実施できます。

実例公開!リアルレポート 【テレワークの一日】

上記のことを行った上で、前回も紹介した広告企画スタッフのある一日の変化がこうなります。
ある一日

そして、今回テレワークを行ったことで見えてきたメリット・デメリットがこちら。

テレワークのメリット

○通勤時間と移動の疲労が軽減された
○スケジュールを柔軟に調整しやすい
○割り込み仕事が減り、業務に集中しやすい
○LINEの利用で報・連・相がこまめになった

テレワークのデメリット

○必要な資料やデータが手元にない時がある
○一言で済むようなちょっとした確認が取れない
○業務用プリンターなど、オフィス設備が使えない
○たまに公私の境が曖昧になることがある

実例を追って行くと、テレワークのリアルなメリット・デメリットが見えてきますよね。
次回は、実例のまとめや実際の費用についてご紹介致します!

前回までの記事はこちら
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