[働き方改革]実例公開!小さな会社の実例に学ぶテレワークの始め方-後編-

テレワーク後編

[実例公開!]小さな会社(スタッフ5名)の企画広告部門が、仕事の効率化を図りつつ、費用を最小限に抑えながらテレワークにチャレンジをスタート。

後編の今回は、実録レポートのまとめと、実際の費用についてご紹介致します。

まとめ

テレワークの成果:仕事が効率化してスピードアップ!

前編のテレワークの目的の部分でも述べましたが、テレワークを始めるうえで「どうせやるなら仕事を効率化して成果につなげる!」ということを念頭にチャレンジをスタートした結果、仕事の効率化が進んでスピーディーになったほか、働き方が変わることでスタッフのプライベートにも良い影響が出るなど、様々な成果が見られています。

成果1:仕事効率が格段にアップ!資料の整理が劇的に進んだ!

紙の資料を最初に必要と不必要で仕分け、原則過去2年以内に需要の無かったものは廃棄するなど資料の整理が劇的に進み、オフィス全体がかなりスッキリしました。

また、資料や書類を電子化することで多くの業務がパソコン上で完結できるようになり、仕事効率が格段にアップしました。

成果2:業務がスピーディーに!コミュニケーションが増えた!

これまでは対面や電話が中心でしたが、現在はLINEやWEBミーティングなどの活用でコミュニケーション手段が増え、伝達がよりスピーディーになりました。

対面でのコミュニケーションも大事ですが、スピード感という意味ではLINEなど活用することで、いち早く業務が進むようになりました。

成果3:データのやり取りも楽に!災害時などのリスクが分散!

オフィスにあるサーバーだけでなく、必要に応じてクラウドストレージ上にデータを保存することで、今後、自然災害などで出勤できないなど万が一の時でもテレワークで最低限の仕事を進められるようになり、リスクが分散されました。

また、容量の大きいデータもクラウドストレージでやり取りできるようになり、メールの手間が減りました。

成果4:仕事と日常のバランスが改善!スケジュール管理が柔軟に!

家庭の事情や健康悪化など、スタッフの急なプライベートでの出来事にも柔軟に対応しやすくなり、仕事と日常生活とのバランスが良くなってきました。

また、一人で集中できる時間が増えたことで集中力が高まったり、新しいアイディアが浮かびやすいなど、精神的な仕事効率のアップにもつながっています。

今後の課題:セキュリティ・ペーパーレスの充実!

テレワークを始めてみて様々な成果がある一方、セキュリティの強化など見えてきた課題もあります。今後はこれらも検討しながら、テレワークと仕事の効率化をさらに充実させていきたいと思っています。

課題1:情報の漏えいを防ごう!セキュリティの強化

現状、セキュリティ面ではセキュリティソフトを活用したり、指定のパソコンやWiFi以外は使わないなどのルールを決めていますが、インターネットにつながっている以上、情報漏えいなどのリスクは常にあります。

今後はVPN(Virtual Private Network)※の活用など、さらなるセキュリティの強化を検討しています。

※VPN(Virtual Private Network)とは…VPNとは、インターネット上に仮想的なプライベートネットワーク(専用線)を設けて、離れた場所の間をセキュリティ上の安全な経路を使ってデータをやり取りする技術のことで、データの盗聴や改ざんといった脅威から情報を守ることができる。

課題2:社内業務のワークフローを確率!ペーパーレス化の促進

必要な紙資料の電子化など最低限の整理整頓はできたものの、まだまだ進める余地はあります。

対社外だけでなく、社内での書類が必要な申請や業務のワークフローを確立したり、不用品を無くし本当に必要なものを使いやすくするなど、仕事の効率化につながる「ペーパーレス化」を進めていきたいと考えています。

今回のテレワーク導入にかかった費用

今回のテレワークチャレンジは、対象スタッフ2名で費用も抑えつつ、必要最低限のことから始める「スモールスタート」でした。気になる費用面ですが、パソコンなどの購入にかかった初期費用は約29万4千円で、インターネットやスマートフォンなどの月々の通信費用は、一部会社負担とする形で実施しています。

なお、通信費の費用負担の割合については、今後の利用具合を見ながら契約プランも含めて見直していければと考えています。

テレワーク費用

いかがでしたでしょうか。
世の中で働き方改革が進む中、企業の規模を問わずテレワークが当たり前の時代になってきています。せっかくテレワークを導入するのであれば、単に「オフィスに通勤しなくてもよい働き方」としてだけではなく、是非仕事の効率化と成果アップにつながるようにしていきましょう! 今回の事例が、その一助となれば幸いです。

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