[働き方改革]弘法のテレワークへの取り組みをご紹介Vol.01

働き方改革01

生産性が高く働きやすいオフィスづくりがしたい!そう思われている企業は多いと思います。だけど、一体何からどうすればいいかわからない…そんな方々のために、今回は「テレワーク」を実現したオフィスづくりの取り組みとして、実際に弘法で行ってきた事例を段階を踏まえてご紹介いたします!

弘法の働き方改革2つの目的

まず初めに、目的からみていきましょう。

目的①柔軟な働き方

昨今のコロナ渦においては、出社しなくても仕事ができる「テレワーク」や、営業マンは外出先のどこからでも仕事を進めることができる「モバイルワーク」などの柔軟な働き方が求められます。

目的②生産性の向上

働き方改革推進の背景にある「労働力人口の減少」。これからの時代は、いかにムダを減らして人手をかけずに成果を上げられるかを追求し、労働生産性を高めることが求められます。

弘法では、上記の目的を突き詰めた結果、「テレワーク」を目指すことになりました。

弘法のテレワークの歩み

弘法では、2015年のモバイルワークを皮切りに、テレワーク(モバイルワーク・在宅勤務・サテライトオフィス勤務)への取り組みがスタートしました。ざっと以下のよう流れにそっています。

2015年〜モバイルワークスタート

[タブレット導入]
○営業ツールとして導入 ○日報処理が屋外で可能に

2017年〜NO残業DAYの確立

2018年〜社内の5S活動スタート

[モバイルPCの導入]

2019年〜ワークライフバランスの向上

[在宅勤務の導入]
○テレワーク開始

テレワークに取り組む中で見えた4つの課題

テレワークを実施していくにあたっては初めから全てうまくいったわけではなく、色々な課題が見えてきました。その課題を4つにわけてわかりやすく説明していきましょう。

社内には紙がいっぱい…紙文化

○注文書・発注書・各種申請書・顧客管理情報など、紙書類が多い
○メーカーやお客様とのやり取りをFAXで行っている

→ 社内の人にデータをメールして、印刷・提出してもらう必要がある

課題①社内にいる人に負担がかかりすぎる…

社外から社内へアクセスできない…ネットワーク環境

○サーバー内の情報は、社内に電話で確認しなければならない
○社内のデータが欲しい時は、メールなどで送ってもらうしかない

→ 社内にアクセスしたくても、セキュリティ面の不安により却下

課題②利便性が悪く、効率も悪い…

スタッフ同士の連絡手段が少ない…コミュニケーション

○電話での打ち合わせは、資料を共有できず伝わりづらい
○メールでの連絡は、相手に確認してもらえているのかどうかが不安
○会議に出席できないと、会議で出た情報を共有できない
○複数人に連絡するため、何度も同じ内容の電話をかける必要がある

→ 行き違いや繰り返し、時間の確保などのムダが多く発生

課題③円滑にコミュニケーションを図れないか…

勤務状況の確認をどうしたらよいか…労務管理

○紙のタームカードなので、出社しないと出退勤処理ができない
○午前中のみの休暇で十分なのに、一日有給を取る必要がある

→ 管理職・社員双方が勤務状況について不安を感じる

課題④もっと柔軟に働ける仕組みはないか…

テレワークに取り組んだ結果・良かったこと

課題をしっかりと捉えてテレワークに取り組んできた結果、以下のような改善点があがってきたのです。

紙の書類が90%削減された!

1年間使わない書類を整理するなど、整理・整頓・清掃を日々進めていった結果、今では個人の机の資料が18センチボックス一つになりました。

□書類を探す時間が劇的に減った

書類を整理し、データ化することで、書類を探す時間が劇的に減りました。
以前は、見積書、提案書、発注書といった紙の書類をすべてファイリングして、棚に大量にストックしてありました。ファイリング作業も大変なうえ、売上表を発注書と照合したりするのも大変でした。
また、研修会でもらう資料なども個人管理でしたが、一冊をスキャニングしてデータ保管に変更しました。

□FAXもムダに出力することなく確認

メーカーへの注文書も、以前はFAXした後、FAXが無事届いているかをメーカー側に電話で確認するなど二度手間でしたが、現在は、PCからFAX送信して日付ごとに記録が自動生成され、受信FAXも受信後に一旦PCで内容を確認できるため、ムダな出力が減りました。

ペーパーレス

仕事とプライベートのバランスが良くなった!

実際にテレワーク(在宅勤務)を実践した社員からは、「通勤時間が無くなり生活にゆとりが生まれた」「仕事の合間の休憩中に家事ができた」「通勤ラッシュのストレスから解放された」など喜びの声が聞かれ、仕事とプライベートのバランスが良くなりました。

(例)テレワークを実践した弊社女性社員の一日

女性社員の一日

場所にとらわれない柔軟な働き方ができるようになった!

テレワークが可能になることで、場所にとらわれない柔軟な働き方ができるようになりました。

例えば、営業マンは、朝から取引先に直行し、夕方には一日の仕事の処理をモバイルPCやスマホで外出先から済ませてそのまま帰宅することも可能になりました。

また事務職の方では、昨今の新型コロナで学校が休みになるなどの急な不測の事態での在宅勤務にも対応できました。

テレワーク

時間やコストの削減につながった!!

紙がデータ化されたことによる書類検索時間の削減、オンライン会議の実施による移動時間や移動コストの削減、出先から社内にアクセスが可能になったことによる残業時間の削減など、ムダな時間やコストの削減につながりました。

□時間・コストの数値的な効果

・書類検索時間… 年間 約360時間削減(本社営業部15名分)
・出張に関わる交通費… 年間 約60万円削減
・出張に関わる移動時間… 年間 約84時間削減
・残業時間… 月間 約200時間削減(本社営業部15名分)

決裁スピードがアップ!

様々な社内申請の決済スピードが、劇的にアップしました。

以前は顧客への見積の提出も、上長の確認が必要で、毎回社内で紙の見積書を回して【リーダー→マネージャー→社長決裁】いました。そのため、上長で滞り数日滞ることもありました。
しかし、現在は見積書を電子化したことで、当日にタイムリーに決済することができています。
決済

弘法のテレワークへの取り組み、いかがでしたでしょうか?
次回はテレワークへの取り組み実例と効果、また実践の気づきなどをご紹介します!

弘法オルフィス通信 Facebook
弘法オルフィス通信購読申込み