WEBを使ったオンラインコミュニケーションその①会議・ミーティング

オンラインコミュニケーション

その①会議ミーティング

オンラインで「人」と「人」をつなぐ

オンラインコミュニケーションには、「コミュニケーション量を増やす」「生産性向上」という2つの大きな目的があります。対面や電話だけでなく、人と人をつなぐ手段に「オンライン」という新たな手段が加わることで、コミュニケーション量が増えます。

また、コミュニケーションを対面型からオンライン化に移行することで、移動時間などが削減され、コミュニケーションが活性化し、仕事の効率が上がっていきます。

弘法で取り組んできた6つのコミュニケーションのオンライン化について、今回は「会議・ミーティング」のオンライン化についてお伝えいたします。

zoom

会議・ミーティングをオンライン化することで、ミーティング量が増加!移動時間やコストも削減!

当社では、これまで会議・ミーティングは、様々な拠点から集まって行っておりましたが、現在は基本的にオンラインで行っております。会社の方針発表会や部門長会議、情報交換会に至るまで基本的にオンラインで行うことで、かなりの効率化が図られています。会議やミーティングをオンラインでスムーズに行えるようになるまでは、様々な失敗体験や苦労もございました。例えば、社長が方針発表をしているのに、電波などシステムの問題で聞くことができない社員がいるなど。

しかし、結果的にオンライン化を図ることで、会議・ミーティングが確実に行われるようになりましたし、各拠点からの移動時間や移動コストも劇的に減少し、かなりの効果を実感しています。

反面、課題もあります。フェーストゥフェースのような活発に意見が出るような進行ですとか、雰囲気づくりなど、「対面の良さ」をオンラインでも出せるよう、今後は工夫していかねばと考えています。

このような自社での様々な失敗、成功の経験もふまえまして、スムーズに滞りなくオンラインで会議が行えるようなご支援も現在行っておりますので、お気軽にお申し付けください。
会議内容

社内方針発表会

社内方針発表会

[年1回開催/全社員60名程度が参加]
毎年新年に開催する、1年の会社および社員各自の行動方針の発表会

毎年新年に開催している全社会議「社内方針発表会」を、Zoomで実施。本社に集まる手間と移動が省けただけでなく、資料が見やすい、聞き取りやすいなどの声があった。

[良かったこと]

○服装や場所にしばられず、リラックスして参加できた
○資料が大きく目の前の画面で見えるため、わかりやすい
○音声がヘッドホンから直接聞けるので、聞きやすい
○交通費、移動時間が削減

[問題点]

○操作に慣れておらず、画面での資料共有ができない
○ミュートの設定になっていて、声が聞こえない
○不安定な通信環境でフリーズして、呼びかけても応答がない
○オンラインに慣れていないスタッフは、長時間だと疲れが残る

WEB会議
社長以下、全社員が画面の前で一人ずつ方針発表。家や事務所など、各自都合に合わせて自由な場所から参加。

今後の課題

半日や丸一日など長時間かけて行う際は、休憩を多めにするなどスケジューリングを工夫し、オンラインに慣れていないスタッフもストレスが少なく参加できるような配慮をしていきたい。

部門長会議

部門長会議[拠点間]

[毎月1回開催/10名程度が参加]
各部門の部門長が集まって開催する月間会議

[良かったこと]

○忙しくて日程の合いにくい部門長も、確実に参加できるようになった
○移動しなくてよいので、毎月必ず定期的に開催しやすくなった
○移動時間や交通費の削減された

[問題点]

○顔を見て話していないので、議論があまり発展しない
○アイディアが生まれるということが、以前よりも減っているかもしれない

今後の課題

実際に顔を合わせてフェイスtoフェイスの会議も年に数回行うことで、より議論も活性化していきたい

情報交換会

情報交換会

[週1回程度開催/25名程度が参加]
社員同士が意見交換やミーティングなどを行う

[良かったこと]

○移動時間や交通費の削減
○移動しなくてよいので、定期的に開催しやすくなった
○開催頻度を毎週にしても、各拠点から参加できるようになった
○以前よりも情報交換の量が増えている

[問題点]

○オンラインだと話に入っていけていない人も見受けられる

今後の課題

より活発に意見が出るような、司会進行が重要

インタビュー

弘法社員にインタビュー♪ オンライン会議・ミーティングが導入されて、いかがですか?

山口は拠点間が離れているのでオンラインの恩恵を受けています!

拠点にいながら、朝礼・夕礼・会議などコミュニケーションが毎日スムーズに取れる!

山口営業部には、周南市と山口市に拠点があり、以前は月初に、皆が山口に集まって会議を行っていましたが、今はオンラインで会議を行っております。
また、毎日朝礼や夕礼もオンラインで行っており、大きい画面を見ながら日々拠点間でもコミュニケーションが取れています。時々広島の本社での会議などに参加する際も、朝早く起きて移動も大変でしたが、今では、移動時間もコストもかからず広島本社とのコミュニケーションもスムーズに行えています。年配のスタッフもいますが、今ではすっかり慣れて問題はありません。

弘法の中でも、会議・ミーティングのオンライン化は山口営業部が最も恩恵を受けていると思います!

常時
本社や他の拠点とオンラインで常時つながっている

いかがでしたでしょうか?(株)弘法では、オンライン会議をお客様ご自身で開催できるようになるよう、お手伝いいたしますので導入をお考えの企業は是非ご相談下さい!

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