[働き方改革]保管書類90%削減!紙文化への取り組み・ペーパーレス

働き方改革title

弘法の働き方改革2つの目的

少子高齢化を背景に国をあげての働き方改革が進められる中、弊社も2つの取り組みを検討しておりました。

まず一つは介護・育児で働きたくても働けないという状況を改善するための受け皿的な「柔軟な労働環境をつくること」、もう一つは、働き手の減少に対応するための「生産性の向上」です。

テレワーク

上記2つの目的達成のために何ができるかを突き詰めた結果、「テレワーク」を目指すことになりました。コロナ禍の今、多くの企業においてテレワークは切り離せないものになっています。

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは、単にオフィスから紙を取り除くことではなく、紙で残す必要のある書類資料などは残しつつ、不必要な書類資料などを取り除くことを言います。そして、残す書類資料については、いつでもすぐ利用できるように整頓された状態をつくることまで含まれます。

対象となる書類資料など

○書類資料などを中心としたビジネス文書
○カタログ、書籍、雑誌など
○伝票
○文具事務用品
○図面、販促物、商品サンプル、掲示物など
○書類や資料保管のためにに必要だった
 キャビネットなど

オフィスにもたらす3大効果

①時間的効果

書類資料の検索や決裁に費やす時間が減り、業務全体がスピードアップ

②経済的効果

不必要な書類資料などの収納に必要なスペース確保にかかるコストの削減および、管理不足からくる情報漏えいによるムダなコスト発生を未然に防ぐ

③精神的効果

本来保管すべき書類資料などが散乱していたり、欲しい書類資料がすぐに見つからない場合などのストレスが減る

生産性アップ

ペーパーレスに取り組んだ結果・良かったこと

紙の書類が90%削減された!

個人持ちの資料は18センチのボックス一つに!

1年間使わない書類を整理したり、個人所有している資料や文具などを極力減らすなど、整理・整頓・清掃を日々進めた結果、紙の書類の90%削減を実現し、今では個人持ちの資料は18センチのボックス一つになりました。
書棚などの保管スペースも大幅に減らすことができ、オフィス全体がスッキリしました。
改善1

改善2

書類を探す時間が大幅に減った

書類のデータ化を推進!

書類を整理してデータ化を推進し、共有する資料はスキャニングしてデータ保管することで、書類を探す時間が大幅に削減されました。以前は、見積書、提案書、発注書など紙の書類をすべてファイリングして棚に大量にストックしており、ファイリングも照合作業も大変でした。
改善3

改善4

決裁スピードが劇的にアップ

数日かかっていた決裁が当日決裁可能に!

紙の書類申請から電子決裁に切り替えることで、見積書を始めとする様々な社内申請の決裁スピードが劇的にアップしました。以前はリーダー→マネージャー→社長決裁まで数日かかっていたものも、現在では当日にタイムリーな決裁が可能です。
改善5

ペーパーレスを推進されたい企業様へ

●ペーパーレスを何から手をつけたらよいか分からない方
●弘法の実例の詳細をお聞きになりたい方
ペーパーレス診断も承っております。是非、お気軽にお問合わせください!
お問い合わせフォーム

TEL.082-243-4455

弘法オルフィス通信 Facebook
弘法オルフィス通信購読申込み