[終了]【8/4リアル開催】中小企業のための今から始めるデジタル経営セミナー+オフィス視察

 2021年8月4日(水)に「中小企業のための今から始めるデジタル経営セミナー」を株式会社弘法 本社(広島市中区千田町1-3-4)にて開催いたします。
 経済誌や新聞でもデジタルというキーワードを見る頻度が増えており、政府もデジタル庁創設やデジタル関連予算の大幅アップなど、積極的に企業のデジタル化を推進しています。
 また、コロナ禍による対面ビジネスの見直しや、購買行動の変化に対応するために“デジタル化“は今後の企業経営において必須テーマとなっています。
しかし、中小企業様のデジタル化推進をサポートする弊社には、「デジタル化が必要なのは分かっているけれど、何から取り組んでいいか分からない」といったご相談をよく寄せられます。
 今回は、デジタル化のきっかけを掴んでいただくために、「迫りくるデジタルシフトの波にどう対応すべきか?」「今、話題のデジタルトランスフォーメーション(DX)とは」「デジタル化で生産性向上に成功した中小企業の事例」「これからデジタル化に取り組む中小企業がまず最初にすべきこと」「デジタルが苦手な企業がいかにデジタル化を推進するか」「デジタルツールを活用しきれるかという不安を払拭する方法」「デジタル化を成功させるための”経営者の役割”と”担当者の役割”」などについてお伝えいたします。

セミナー1 セミナー2

◆日時◆
2021年8月4日(水)
・13:30〜15:30(受付 13:00〜)

◆会場◆
株式会社弘法 本社 3階セミナールーム
広島市中区千田町1-3-4

◆セミナー内容◆
○このような課題をお持ちの経営者様はご参加ください
・デジタルに取り組みたいが、何から着手すべきか分からない
・社内反対勢力がいる場合のデジタル化の進め方を知りたい
・DX(デジタルトランスフォーメーション)について知りたい
・失敗しないデジタルツールの選び方を知りたい
・生産性向上に繋がるデジタルツールを知りたい
・デジタルツールを活用しきれるか不安だ
・デジタルが苦手なアナログ企業のデジタル化の進め方
・中小企業のデジタル化の成功事例を知りたい

第1部【中小企業のデジタル経営のはじめ方】
・今話題のDX(デジタルトランフォーメーション)とは?
・デジタル経営の設計図”デジタル化ロードマップ”の作り方
・業績UPに繋がるデジタル投資をするためのポイント
・経営者が把握すべきデジタル化に失敗しないためのポイント

第2部【デジタル化を進めた実体験からお伝えしたい事】
・弘法がデジタル化に取り組んだ背景と経営者として感じたポイント

・デジタル化を成功させるための”経営者の役割”と”担当者の役割”
・今からデジタル経営を始める中小企業がすべきデジタル化の手順
・生産性向上に繋がった自社の取り組み実践事例
・デジタル化を進めて分かった良かった事

第3部【弘法の生産性向上に繋がるオフィス視察】
講演後には弊社オフィスの視察を実施しています。弘法では様々なデジタルツールを活用して生産性向上に取り組んでいます。デジタルを活用したワークスタイルや、デジタル活用を前提としたオフィス環境を体感していただくことができます。デジタル化を推進することでワークスタイルやオフィスがどのように変化するのか実感頂くきっかけになれば幸いです。

◆講師◆
(第1部)
株式会社船井総合研究所
デジタルイノベーションラボ
マネージャー 細井 錦平 氏

(第2部)
株式会社弘法
代表取締役 弘法 敦志

株式会社弘法
ITソリューション部門
笠井 春樹

参加無料となっております。
お申し込みはFAXかこちらよりお申し込みください。

[お客様の声インタビュー]オンライン研修が自分たちでできるように!

オンラインコニュニケーション

お客様の声インタビュー

弘法さんは委託ではなく、自分たちでできるようにサポートしてくれた

コロナで研修の3分の1が中止になった

Q.広島県社会福祉協議会ではどのような研修を行っていますかー

私の部署(社会福祉研修センター)では、通例ですと広島県内の福祉施設向けに毎月5回程度、様々な研修会を行っておりました。でも、昨年からの新型コロナウイルスの影響で研修会のキャンセルが相次ぎ、3分の1ぐらいは開催できずに中止せざるを得ませんでした。
福祉施設では、利用者、職員の安全のため、研修受講を控えるところが多かったです。

オンライン研修をやりたかったが、Zoomは未知の世界で不安だらけだった

Q.オンライン研修に不安はありませんでしたか?ー

福祉施設の職員育成にご活用いただけるよう、研修会をオンラインに切り替え「感染の心配なく確実に行えるようにしたい」と思い始めていたのですが、オンラインを実施するためのZoomなどのツールは、受講する側の経験はありましたが運営する側は未知の世界で、不安がかなりありました。

業者に運営を委託したいわけではなく、自分たちで行いたかった

Q.どのように実施していきましたか?ー

そこで、オンライン研修を外部の業者さんに協力してもらってやろうと思い、いろんな業者さんを探してみたところ、研修会の運営を”委託”してやってもらえる業者さんはいろいろありました。
しかし、私たちは受講料を上げなくても済むように、「何とか自分たち職員でやっていきたい」という想いがあり、そんな時に弘法さんのご提案をお聞きして、「自分たちでやれるようにサポートしてもらえる」という趣旨で一致したので、支援をお願いすることにしました。

インタビュー

用意周到な弘法さんのサポートで、研修会当日もトラブルなくスムーズ

用最初はスタッフで勉強会を行った

Zoomでの研修会を行うということが未知でしたので、まずは弘法の笠井さんに来ていただいてスタッフ全員で勉強会を行い、Zoomについていろいろな機能や知りたいことを質問してお聞きしていきました。

リハーサルでイメージが湧いてきた

その後、当日の流れをイメージするため、研修会の講師の方に来ていただく前に、研修会のリハーサルを実施しました。リハーサルを実施しておくことで当日のイメージが湧き、少し安心しました。

受講者向けのマニュアルも作成した

また、当日受講者の方がZoom内にスムーズに入ってもらえるように、15ページ程度の「受講者向けのマニュアル」を作成しました。
このように研修会参加者には事前に資料をお配りしておくことで、これまでの研修会は、当日にトラブルが起きることなく実施することができています。
また、笠井さんからのアドバイスで、事前にZoomへの接続確認時間を設けて、事前に皆さんに接続してもらっておいたのもよかったと思います。

マニュアル
受講者向けマニュアルの事前配布でトラブル無し  

当日はトラブルもなくスムーズに行えた

Q.研修会当日はいかがでしたか?ー

研修会当日も最初は不安でしたが、実際には講師の先生のイレギュラーなことにも対応できましたし、トラブルなくスムーズに行えました。
グループワークやペアワークなどいろいろなやり方を行いましたが、事前にグループ割なども設定するなど、準備をしっかりしていたので、スムーズでした。

オンライン研修でもいろいろな形での参加型の研修ができるのだと実感した

また、演習ではブレイクアウトルームを使ってのグループワークを行ったり、参加者に画面共有をしてもらってチャットで意見を出し合ったり、参加者の個別発表をしてもらったりと、オンラインでもいろんな形での研修ができるのだなと実感しました。

要望にすべて応えてくれたのがありがたかった

Q.弘法のオンライン研修のサポートを受けていかがでしたか?ー

弘法さんは、私どものいろいろな要望に対して「できません」ということ無く、すべて応えてくれたのでありがたかったです。
現在は、自分たちだけでオンライン研修を滞りなく実施できていますので、当初の「今後、自分たちでオンライン研修ができるようになる」というサポート趣旨を実感しました。
また、Googleのスプレッドシートなど、IT全般の活用方法もアドバイスしてもらえて、大変ありがたかったです。

運営側のマニュアルも作成していきたい

Q.今後の課題は?ー

Zoom研修に参加いただく方向けのマニュアルは作れましたので、今後は運営側のマニュアルを早々に完成させ、どの部署の誰でもスムーズに行えるようになればと思っています。

弘法スタッフの声

麥田さんは、わからないことはどんどん質問してくれますし、ご自身で不明点を無くして不安なくやりたいという責任感が強かったので、一緒にオンライン研修を作り上げている実感があり、私たちも大変やりがいをもってお手伝いさせていただきました。

福祉関係の取り組みや生活のお困りごとは、気軽にご相談ください!

今回インタビューした社会福祉法人広島県社会福祉協議会では、以下のような相談を受け付けていますので、お気軽にご相談ください!
①お金の管理を手伝ってほしい ②一時的に生活に困った ③ボランティア活動を相談したい
④地域での福祉活動を知りたい ⑤福祉の仕事に就きたい
広島県社会福祉協議会

社会福祉法人広島県社会福祉協議会
〒732-0816 広島市南区比治山本町12-2(広島県社会福祉会館内)
TEL.082-254-3411

オンライン研修、サポートいたします!

オンラインで研修を行いたいけど、「やり方がよく分からない…」「自社だけでは不安…」そのような企業様に!2回目からは自社で実施できるようになるよう、準備~実践までサポートいたします!
ご支援内容

オンライン研修についてはお問い合わせフォームまたはお電話でお気軽にご相談ください!
TEL.082-243-4455

弘法おすすめ!6つのオンラインコニュニケーションその②オンライン研修会

オンラインコニュニケーション

オンライン研修会

オンラインで「人」と「人」をつなぐ

オンラインコミュニケーションには、「コミュニケーション量を増やす」「生産性向上」という2つの大きな目的があります。対面や電話だけでなく、人と人をつなぐ手段に「オンライン」という新たな手段が加わることで、コミュニケーション量が増えます。
6つのオンラインコニュニケーション

また、コミュニケーションを対面型からオンライン化に移行することで、移動時間などが削減され、コミュニケーションが活性化し、仕事の効率が上がっていきます。

01オンライン研修会

社内研修会のオンライン化で移動時間や交通費のコストダウンに成功。年間で100万円以上の削減に!

当社では以前より定期的に社内研修会(営業・サービス各年2回程度)を実施しており、その都度参加者がいろんな拠点から集まるための移動時間と交通費がかかっていました。
しかし、研修会をオンライン化することで各自がそれぞれの拠点で参加することができるようになり、本社集合に伴う交通費も削減され、年間100万円以上の大幅なコストダウンに成功しました。

オンライン研修に慣れるまでは、講師側の一方的な話になりがちでしたが、研修資料の共有やグループワークの進め方を改善することで、活発な意見交換が行われています。
また、自宅からの参加も可能にするなど、参加者側がリラックスした環境で参加できたことも、意見交換が活発化した要因の一つです。

オンライン研修にご興味のある方は、当社が実践した経験をお伝えすることも可能ですので、お気軽にご相談ください。

本日の流れ
参加者全員が資料を目の前で見ながら研修を受けられるので、伝わりやすい。質問をチャットで受け付けることもでき、タイムリーに疑問を解決できる。

02営業研修・サービス研修

【 営 業 】スキルアップ研修/年2回程度 【サービス】スキルアップ研修/年2回程度

良かったこと

移動時間の削減

従来は、各拠点から本社のある広島に参加者全員が移動していましたが、現在は各拠点や自宅からの参加が可能となり、移動時間が大幅に削減されました。

移動コストの削減

移動時間と同様に、拠点から広島本社に移動するための交通費も大幅に削減され、年間で100万円以上のコスト削減につながりました。

問題点

○スタート当初は、情報発信者同士の発言が被るなどの問題が発生
○オンラインであるが故、慣れないうちは一方的な話になりがちだった
オンライン

改善した点

○双方向での意見交換ができるよう、研修資料の共有やグループワークの進め方を改善し、意見交換が活性化した
○自宅から参加を可能にすることで、リラックスして活発な意見交換になった

インタビューtitle

弘法社員にインタビュー~♪ オンライン研修会に変わって、いかがですか?

社内研修は、リアルもオンラインも変わらない!

弘法社内で年に2回、丸一日営業研修をオンラインで受けています。以前は集合研修でしたが、現在はオンラインが当たり前になっています。私は福山営業所の所属ですが、広島本社に行くことなく自宅から受けられるので、移動時間もかからず大変ありがたいです。

メーカーの研修会も年5回ほど受けていますが、現在はオンラインです。メーカー研修は、初対面の方と意見交換することが多く、オンラインだとお互いけん制し合うので、会えるならリアルでの集合研修のほうが身につきやすいのかなと思います。
社内だと元々知っているメンバーなので、リアルな集合研修と変わらず話ができており、正直リアルもオンラインも変わらない意見交換ができていると感じます。以前だとオンラインがなかったので、自分たちの中で終わっていましたが、意見交換が増えたことで情報が出やすくなったと感じます。

デメリットとしては、丸一日画面に向かうと目などが疲れはたまります。でも、そのくらいですね。
今後、コロナ渦が落ち着いても、社内研修であればオンラインで良いのかなと思います。

オンライン研修、サポートいたします!

オンラインで研修を行いたいけど、「やり方がよく分からない…」「自社だけでは不安…」そのような企業様に!2回目からは自社で実施できるようになるよう、準備~実践までサポートいたします!
ご支援内容

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WEBを使ったオンラインコミュニケーションその①会議・ミーティング

オンラインコミュニケーション

その①会議ミーティング

オンラインで「人」と「人」をつなぐ

オンラインコミュニケーションには、「コミュニケーション量を増やす」「生産性向上」という2つの大きな目的があります。対面や電話だけでなく、人と人をつなぐ手段に「オンライン」という新たな手段が加わることで、コミュニケーション量が増えます。

また、コミュニケーションを対面型からオンライン化に移行することで、移動時間などが削減され、コミュニケーションが活性化し、仕事の効率が上がっていきます。

弘法で取り組んできた6つのコミュニケーションのオンライン化について、今回は「会議・ミーティング」のオンライン化についてお伝えいたします。

zoom

会議・ミーティングをオンライン化することで、ミーティング量が増加!移動時間やコストも削減!

当社では、これまで会議・ミーティングは、様々な拠点から集まって行っておりましたが、現在は基本的にオンラインで行っております。会社の方針発表会や部門長会議、情報交換会に至るまで基本的にオンラインで行うことで、かなりの効率化が図られています。会議やミーティングをオンラインでスムーズに行えるようになるまでは、様々な失敗体験や苦労もございました。例えば、社長が方針発表をしているのに、電波などシステムの問題で聞くことができない社員がいるなど。

しかし、結果的にオンライン化を図ることで、会議・ミーティングが確実に行われるようになりましたし、各拠点からの移動時間や移動コストも劇的に減少し、かなりの効果を実感しています。

反面、課題もあります。フェーストゥフェースのような活発に意見が出るような進行ですとか、雰囲気づくりなど、「対面の良さ」をオンラインでも出せるよう、今後は工夫していかねばと考えています。

このような自社での様々な失敗、成功の経験もふまえまして、スムーズに滞りなくオンラインで会議が行えるようなご支援も現在行っておりますので、お気軽にお申し付けください。
会議内容

社内方針発表会

社内方針発表会

[年1回開催/全社員60名程度が参加]
毎年新年に開催する、1年の会社および社員各自の行動方針の発表会

毎年新年に開催している全社会議「社内方針発表会」を、Zoomで実施。本社に集まる手間と移動が省けただけでなく、資料が見やすい、聞き取りやすいなどの声があった。

[良かったこと]

○服装や場所にしばられず、リラックスして参加できた
○資料が大きく目の前の画面で見えるため、わかりやすい
○音声がヘッドホンから直接聞けるので、聞きやすい
○交通費、移動時間が削減

[問題点]

○操作に慣れておらず、画面での資料共有ができない
○ミュートの設定になっていて、声が聞こえない
○不安定な通信環境でフリーズして、呼びかけても応答がない
○オンラインに慣れていないスタッフは、長時間だと疲れが残る

WEB会議
社長以下、全社員が画面の前で一人ずつ方針発表。家や事務所など、各自都合に合わせて自由な場所から参加。

今後の課題

半日や丸一日など長時間かけて行う際は、休憩を多めにするなどスケジューリングを工夫し、オンラインに慣れていないスタッフもストレスが少なく参加できるような配慮をしていきたい。

部門長会議

部門長会議[拠点間]

[毎月1回開催/10名程度が参加]
各部門の部門長が集まって開催する月間会議

[良かったこと]

○忙しくて日程の合いにくい部門長も、確実に参加できるようになった
○移動しなくてよいので、毎月必ず定期的に開催しやすくなった
○移動時間や交通費の削減された

[問題点]

○顔を見て話していないので、議論があまり発展しない
○アイディアが生まれるということが、以前よりも減っているかもしれない

今後の課題

実際に顔を合わせてフェイスtoフェイスの会議も年に数回行うことで、より議論も活性化していきたい

情報交換会

情報交換会

[週1回程度開催/25名程度が参加]
社員同士が意見交換やミーティングなどを行う

[良かったこと]

○移動時間や交通費の削減
○移動しなくてよいので、定期的に開催しやすくなった
○開催頻度を毎週にしても、各拠点から参加できるようになった
○以前よりも情報交換の量が増えている

[問題点]

○オンラインだと話に入っていけていない人も見受けられる

今後の課題

より活発に意見が出るような、司会進行が重要

インタビュー

弘法社員にインタビュー♪ オンライン会議・ミーティングが導入されて、いかがですか?

山口は拠点間が離れているのでオンラインの恩恵を受けています!

拠点にいながら、朝礼・夕礼・会議などコミュニケーションが毎日スムーズに取れる!

山口営業部には、周南市と山口市に拠点があり、以前は月初に、皆が山口に集まって会議を行っていましたが、今はオンラインで会議を行っております。
また、毎日朝礼や夕礼もオンラインで行っており、大きい画面を見ながら日々拠点間でもコミュニケーションが取れています。時々広島の本社での会議などに参加する際も、朝早く起きて移動も大変でしたが、今では、移動時間もコストもかからず広島本社とのコミュニケーションもスムーズに行えています。年配のスタッフもいますが、今ではすっかり慣れて問題はありません。

弘法の中でも、会議・ミーティングのオンライン化は山口営業部が最も恩恵を受けていると思います!

常時
本社や他の拠点とオンラインで常時つながっている

いかがでしたでしょうか?(株)弘法では、オンライン会議をお客様ご自身で開催できるようになるよう、お手伝いいたしますので導入をお考えの企業は是非ご相談下さい!

前回の記事はこちら

WEBを使ったオンラインコミュニケーション

オンラインコミュニケーション

オンライン化時代の「人」と「人」をつなぐ有効手段

スマートフォンやタブレット端末、クラウドなどICT(情報通信技術)の急速な発展に加え、新型コロナウイルスの感染拡大も背景に、今私たちの生活様式や働き方は急激に変わってきています。

ビジネスにおいてもテレワークやリモートワークなど、オンライン化によって「どこでも働ける=柔軟な働き方」ができる環境づくりがどんどんと進み、企業の中でも生産性の向上が第一にうたわれるようになってきました。反面、リアルに人と会う機会が減ってコミュニケーション不足に対する不安の声も少なくありません。

そこで、弘法でも実践している、これからの時代に必要な「人」と「人」をつなぐオンラインコミュニケーションの方法について、ご紹介していきます。

オンライン コミュニケーションが もたらすもの

オンラインコミュニケーションの2大目的

(1)コミュニケーション量を増やす

人と人のコミュニケーションをWEBを使ってオンライン化することで、コミュニケーション量を増やすことができます。対面のコミュニケーションも重要ですが、新たなオンラインコミュニケーションの導入することは、人と人をつなぐ手段が増えることに繋がります。

(2)生産性の向上

一つの場所に集まって対面コミュニケーションで行っていたことをオンライン化することで、参加者個々の移動時間やコストの無駄の削減され、コストダウンにつながっています。さらに、会議・ミーティングや研修会なども行いやすくなり、個々の生産性が上がっていると感じます。

弘法がオンライン化を実現したコミュニケーション

手間はかかってもメリットは大きい

弘法では、数年前より順次、社内でこれまで人が集まって行っていたことをWEBを使ったオンライン化を進めてきており、これまでに会議・ミーティング、研修会、セミナー、採用説明会、商談、社内コミュニケーションの、6つのコミュニケーションのオンライン化を実現しました!

手間はかかりますが、それぞれの場面で大きなメリットを生み出しています。

6つのコミュニケーション

会議・ミーティング

会議・ミーティングはオンラインでどこからでも参加

社内方針発表会や部門長会議、情報交換会などのミーティングに、オンラインでどこからでも参加できるようになりました。
WEB会議

[メリット]集まる時間を削減したり、開催する回数を増やすことができた!

セミナー

手軽に回数も増やして開催できるオンラインセミナー

一つの会場に集まって顧客向けに行っていたセミナーをオンライン化。手軽に開催できて、回数も増やせました。
オンラインセミナー

[メリット]経費をかけずに気軽に参加できると、参加者からも高評価!

商談

Zoomを使ったスムーズな商談

Zoomを使うことで遠方でも商談がしやすくなり、営業スタッフは現場、専門スタッフがオンラインで商談に参加するなど、スムーズで深い商談が可能に!
商談

[メリット]Zoomを使うことで 専門的な商談がしやすくなる!

研修会

社内研修会のオンライン化でコスト削減

いろんな拠点から集まって、移動時間と移動コストをかけていた社内研修会のオンライン化により、コストが削減しました。
社内研修会

[メリット]移動時間や交通費コストの削減。年間100万円以上の削減に!

採用

会社説明会のオンライン化で参加しやすく

会社説明会をオンライン化することで時間や場所にとらわれず参加しやすくなり、参加者増につながりました。
会社説明会

[メリット]社内のコミュニケーションが活性化し、電話連絡・日程調整などの手間が減った!

社内コミュニケーション

コミュニケーションツールの活用

ビジネスチャットなどコミュニケーションツールを使うことで、こまめにコミュニケーションが取れるようになりました。
コミュニケーションツール

[メリット]社内のコミュニケーションが活性化し、電話連絡・日程調整などの手間が減った!

いかがでしたでしょうか?オンラインをうまく利用すれば、生産性向上だけでなくコミュニケーションも向上することができるのです。

次回からは、上記にあげた6つのコミュニケーションについて一つずつ具体的にお話していきたいと思います。

オフィスに潜む8つのムダ[その7]人・コミュニケーションのムダ対策-その4-後編

ムダ対策後編

社内コミュニケーションを活性化させるためには様々な取り組みがあり、大きくは2種類に分けることができます。

一つは業務の効率化に直接関わる環境的な取り組みで、もう一つは従業員のモチベーションを高めるための対人的な取り組みです。

それぞれ細かくあげれば策はたくさんあるかと思いますが、ここでは比較的導入しやすく中小企業におすすめな主な取り組みを、いくつかご紹介します。

社内コミュニケーションを活性化する主な取り組み・具体策

環境的

WEB会議:スピードコミュニケーション

WEB会議
WEB会議システムとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末を通じてインターネット経由で各所をつなぐ会議システムで、画面を通じて画像や音声、画面などを、その時につながっている全員が同時に共有できるものです。

集まるためにかかる移動時間や費用を削減できるだけでなく、業務スピードも格段にアップ。

■ここがイイ!WEB会議の効果

【集まる時の移動時間やコストの削減】その場で解決できれば、ムダな出張も減らせる。

【コミュニケーションの効率化】同時に同じ画面を共有できるから、思い違いも減少。

【場所を取らずに資料の準備も不要】会議室の設定や人数分の資料の準備などの手間が減る。

テレワーク:時間や場所を有効活用!

テレワーク
テレワークとは、「Tele=離れた場所」と「Work=働く」を組み合わせた言葉で、ICT(情報通信技術)を活用して、モバイルPC、スマートフォン、タブレットなどを使い、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことです。

■都合に合わせて使い分けよう!テレワークの3つの形態

①モバイルワーク
タブレットPCやスマートフォンなどの端末を携帯し、インターネット接続により外出先やカフェなど、時と場所を選ばず仕事をすること。

②在宅勤務
オフィスに出勤せず、自宅で勤務先のサーバーなどに接続しながら仕事をすること。通勤時間や移動の負担が減り、勤務時間外も有効活用できる。

③サテライトオフィス
営業所・支店などの離れた拠点でも本社同様の環境で仕事ができる。本社と同じ設備を導入する必要もなく、コスト削減にも。

■これは便利!テレワークにおすすめ

【タブレットPC】いつでもどこでも手軽にモバイルワーク。

【iPhone】電話連絡もクラウドも情報検索もこれ一つ。

【IT日報】スケジュールや顧客情報を管理・共有できる。

【エクセルオンライン】案件情報や社内資料をタイムリーに共有できる。

オフィスレイアウト:業務効率が高まる!

オフィスレイアウト
フリーアドレスと業務別スペースも効果的!オフィスのレイアウトは、業務の効率化はもちろんですが、従業員同士のコミュニケーションとのバランスも重要です。

コミュニケーションが活性化すると社内の会話や意見交換が活発になり、従業員のモチベーションも高まって、仕事のスピードアップや新しいアイディアにもつながります。

また、従業員が固定された自分の座席を持たず業務ごとに座席を選べるフリーアドレスと、業務別にレイアウトした複数のスペースを組み合わせることで、業務効率はさらに高まります。

■ここがイイ!フリーアドレス制度

フリーアドレスとは、オフィス内で従業員一人ひとりが固定された自分の座席を持たず、業務内容に合わせて座席を選べる形式のこと。

【コミュニケーションが活性化】オフィス内のどこでも仕事ができるため部署間の垣根を超えた交流が生まれ、社内のコミュニケーションが活性化。

【アイディアが生まれやすい】毎回環境が変わったり意見交換が活発になることで視野が広がり、新しいアイディアにつながりやすい。

【気持ちがリフレッシュされる】毎日新しい座席に座ることで気分がリフレッシュされ、気持ち新たに仕事にのぞめ、生産性もアップ。

【片付いたオフィスが保たれる】座席が決まっていない分、使用したデスク上や周辺を片付けるため、常に片付いたオフィス環境が保たれる。

■業務別スペースを有効活用しよう!

業務にも、話す、考える、作業するなど様々な種類があり、それぞれ進めやすい環境がある。
業務ごとに適したレイアウトのスペースをつくって、有効的に活用しよう。

【デスクスペース】机と椅子だけの通常業務を行うデスクスペース。オープンな対面式で交流もしやすい。

【打ち合わせスペース】全体的に近めの距離感で、少人数や短時間でのミーティングや打ち合わせに適している。

【個別ブーススペース】個室感があるスペースで、一人で集中して考えたり業務に没頭しやすい環境。

【リラックススペース】ゆったり座れるスペース。休憩しながら気軽にコミュニケーションを取れば、風通しもよくなる。

対人的

仕事基準書:仕事への価値観を合わせよう!

仕事基準書
仕事基準書とは、経営計画書や就業規則に記載した内容をより具体的に分かりやすく記したもので、「職場のルール」をまとめたものです。
もともと従業員一人ひとりで仕事に対する価値観も異なりますから、「会社としての理念や価値観」を明確にして現場に落とし込む必要があります。職場のルールが従業員に浸透していれば、仕事の基本レベルが高まり、顧客への対応レベルもアップ。

仕事基準書は、会社・従業員・顧客をつなぐコミュニケーションツールなのです。

■従業員の働き方ルールブック!仕事基準書づくりのポイント

【仕事基準書に盛り込む内容】
○経営理念・価値観
○遵守事項(コンプライアンス)
○業務内容・手順・やり方
○業務の基準(達成基準・判断基準)
○業務手順
○業務のポイント
○従業員としてのモラル・ルール・挨拶 ・身だしなみ ・時間管理 など
ポイント

報連相の徹底:チームワークが高まる!

報連相の徹底
報連相とは「報告・連絡・相談」のことで、それぞれ「報告=経過や状況を知らせること」、「連絡=関係者に事実を周知すること」、「相談=問題の解決や判断に迷う時、判断材料を増やすため周囲にアドバイスを求めること」を言います。
報連相が徹底されていると社内のコミュニケーションが活性化され、チームワークが高まって業務効率がアップします。

【報告】
経過や状況をリーダーに知らせることです。チームとしての業務は、進捗や方向性などの情報をリーダーが把握することで都度動くので、状況報告は部下にとって重要です。
逆に、リーダーから部下に報告する場合もあります。

【連絡】
関係者に事実を周知することです。例えば、「他人宛の電話を受けた」「予定が変わった」「約束に遅れそうになった」場合などがあげられます。
内容によって緊急度、重要度を判断し、素早く正しい連絡を行うことが重要です。

【相談】
問題解決や判断に迷う時、判断材料を増やすため周囲にアドバイスを求めることです。
自分一人では解決できないことも相談することで可能になる場合もありますし、相談相手との信頼関係を築くことにもつながります。

■ここは抑える!報連相のポイント

【報連相のタイミング】
○業務完了の報告
○中間の経過報告
○予定変更、イレギュラー発生時
○トラブル、ミスの発生時
○行き詰った時

【要件は簡潔に】
要件は「結論」から先に述べ、情報を整理してできるだけ簡潔に伝える。
5W3H(何を、なぜ、誰が、いつ、どこで、どのように、どのくらい、いくら)を意識する。

【早め、こまめ、正確】
緊急度、重要度をしっかり見極め、特にトラブルやミス、イレギュラーなことほど、早めにこまめに対処する。
ただし、焦らず落ち着いて、正確な情報を伝える。

評価面談制度:会社と従業員の距離が近づく!

評価面談制度
経営陣もしくは上司が部下を定期的に評価し、評価結果をフィードバックする場として、従業員一人ひとりと面談をする制度のことです。個々を評価しながら、今後への期待を伝えます。
評価面談制度は、従業員から会社の「公式業務」として認識されやすく、普段はわからない従業員が抱えている会社や仕事への想いや悩み(本音)を聞くことができます。
本音で話すことは、会社と従業
員の距離を近づけるうえで、とても有効的な手段です。

■従業員のモチベーションを高める評価面談のポイント

【評価シートの活用】
○会社の求めることを評価項目に設定する
○シンプルに分かりやすく点数で評価する

【個別に面談する】
○点数だけでなく言葉で評価を伝える
○年2回など会社の制度として実施
ポイント

■ここがイイ!評価面談制度の効果

【従業員のモチベーションアップ】
定期的に評価と期待を伝えることで、常に高いモチベーションを維持できる。

【従業員の離職防止と定着率アップ】
定期的に会社の方針と従業員の考え方をする合わせることで、定着につながる。

能率的な会議:密度を高めて生産性アップ!

能率的な会議
会議は、経営や業務について意見を交換したり、モチベーションを高めたりするとても大事なコミュニケーションの時間です。
ただし、単なる数字の報告会や、何も決まらない会議では意味がなく、生産性は高まりません。
同じやるのであれば、参加者全員が目的を共有し、限られた時間の中で密度の高い議論を行い、生産性が高まる能率的な会議にしましょう。

■効率よく進めて生産性を高める能率的な会議の進め方

①事前準備…課題や目的を明確にして、会場・資料・時間配分など準備。
②はじめに…会議冒頭では会議の「課題・目的」を発表して共有。
③問題提起…具体的な課題を簡潔に説明して、全体像を明確に。
④意見交換・議論…参加者同士で意見交換。必ず全員発言する。
⑤まとめ…議論した内容をまとめる。必ず何らかの結論を出す。
⑥感想…会議を通じて感じたことを全員で発信。次回に活かす。

■ここは抑える!能率的な会議のポイント

【事前準備をしっかりする】
当日議論に集中できるよう、【資料づくり・会場準備・連絡確認】は、事前にしっかり行う。

【10名以内、2~3時間】
集中して議論にするには、10名以内の参加者で2~3時間程度行うのがちょうどよい。

【ゴールを明確にして時間配分】
会議の目的(ゴール)を明確にして、問題提起、意見交換など、細かく時間配分して行う。

【参加者全員に発言の機会を】
決まった人だけでなく、会議の参加者全員に発言機会をつくり、モチベーションを高める。

◇その他、社内コミュニケーションを活性化させる取り組みには、以下のようなものもあります。

[社内研修]
例えば、「営業研修」「接客研修」など、従業員が一緒に共通のスキル獲得や課題の克服をめざすことで、モチベーション向上および人材力の強化が図れます。

[従業員アンケート]
共通の経営課題に対して、従業員全員に意見を求めるアンケートを実施。
思うことを本音を書いて経営に参加してもらい、一体感を高めます。

[気づき日報]
日々の業務報告の日報ではなく、一日の「気づき」を書く日報メールです。
各人が個人的な視点で気づきを書くことで、親近感や共感が高まります。

[社内報]
経営陣と従業員、他部署間など、社内報を通じて情報を発信することで、お互いの認識が深まります。
また、取材などでコミュニケーションも図れます。

[イベント]
昔ながらですが、社員旅行やボウリング大会といったレクリエーションを通じて、交流を図ります。
業務から離れた環境で、気軽に打ち解けられます。

[飲みニケーション]
社長と従業員や上司と部下が、同じテーブルでフランクに話せる良い機会です。
普段はできない話をしたりお互いの意外な一面を見るなど、理解が深まります。

[役員とランチ]
社長や役員と従業員が一緒にランチを食べる制度です。普段はお互いに面と向かっての交流は少ないため、経営陣と現場のよいコミュニケーションになります。

[誕生月の食事会]
社長が従業員の誕生日に、家族も含めて食事に招待するものです。
インフォーマルな雰囲気で気軽な会話もでき、家族との交流も図れます。

社内コミュニケーションで問題改善!

以上のように、社内コミュニケーションを円滑にしてオフィスを活性化することで様々な問題改善につながり、結果的に企業の業績にも大きく関わってきます。

新商品の開発やサービスの向上など対外的な取り組みに力を入れることも大事ですが、時にはじっくりと社内に目を向け、会社内部から整えていくことも必要かと思います。

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら