[終了]【8/4リアル開催】中小企業のための今から始めるデジタル経営セミナー+オフィス視察

 2021年8月4日(水)に「中小企業のための今から始めるデジタル経営セミナー」を株式会社弘法 本社(広島市中区千田町1-3-4)にて開催いたします。
 経済誌や新聞でもデジタルというキーワードを見る頻度が増えており、政府もデジタル庁創設やデジタル関連予算の大幅アップなど、積極的に企業のデジタル化を推進しています。
 また、コロナ禍による対面ビジネスの見直しや、購買行動の変化に対応するために“デジタル化“は今後の企業経営において必須テーマとなっています。
しかし、中小企業様のデジタル化推進をサポートする弊社には、「デジタル化が必要なのは分かっているけれど、何から取り組んでいいか分からない」といったご相談をよく寄せられます。
 今回は、デジタル化のきっかけを掴んでいただくために、「迫りくるデジタルシフトの波にどう対応すべきか?」「今、話題のデジタルトランスフォーメーション(DX)とは」「デジタル化で生産性向上に成功した中小企業の事例」「これからデジタル化に取り組む中小企業がまず最初にすべきこと」「デジタルが苦手な企業がいかにデジタル化を推進するか」「デジタルツールを活用しきれるかという不安を払拭する方法」「デジタル化を成功させるための”経営者の役割”と”担当者の役割”」などについてお伝えいたします。

セミナー1 セミナー2

◆日時◆
2021年8月4日(水)
・13:30〜15:30(受付 13:00〜)

◆会場◆
株式会社弘法 本社 3階セミナールーム
広島市中区千田町1-3-4

◆セミナー内容◆
○このような課題をお持ちの経営者様はご参加ください
・デジタルに取り組みたいが、何から着手すべきか分からない
・社内反対勢力がいる場合のデジタル化の進め方を知りたい
・DX(デジタルトランスフォーメーション)について知りたい
・失敗しないデジタルツールの選び方を知りたい
・生産性向上に繋がるデジタルツールを知りたい
・デジタルツールを活用しきれるか不安だ
・デジタルが苦手なアナログ企業のデジタル化の進め方
・中小企業のデジタル化の成功事例を知りたい

第1部【中小企業のデジタル経営のはじめ方】
・今話題のDX(デジタルトランフォーメーション)とは?
・デジタル経営の設計図”デジタル化ロードマップ”の作り方
・業績UPに繋がるデジタル投資をするためのポイント
・経営者が把握すべきデジタル化に失敗しないためのポイント

第2部【デジタル化を進めた実体験からお伝えしたい事】
・弘法がデジタル化に取り組んだ背景と経営者として感じたポイント

・デジタル化を成功させるための”経営者の役割”と”担当者の役割”
・今からデジタル経営を始める中小企業がすべきデジタル化の手順
・生産性向上に繋がった自社の取り組み実践事例
・デジタル化を進めて分かった良かった事

第3部【弘法の生産性向上に繋がるオフィス視察】
講演後には弊社オフィスの視察を実施しています。弘法では様々なデジタルツールを活用して生産性向上に取り組んでいます。デジタルを活用したワークスタイルや、デジタル活用を前提としたオフィス環境を体感していただくことができます。デジタル化を推進することでワークスタイルやオフィスがどのように変化するのか実感頂くきっかけになれば幸いです。

◆講師◆
(第1部)
株式会社船井総合研究所
デジタルイノベーションラボ
マネージャー 細井 錦平 氏

(第2部)
株式会社弘法
代表取締役 弘法 敦志

株式会社弘法
ITソリューション部門
笠井 春樹

参加無料となっております。
お申し込みはFAXかこちらよりお申し込みください。

[お客様の声インタビュー]オンライン研修が自分たちでできるように!

オンラインコニュニケーション

お客様の声インタビュー

弘法さんは委託ではなく、自分たちでできるようにサポートしてくれた

コロナで研修の3分の1が中止になった

Q.広島県社会福祉協議会ではどのような研修を行っていますかー

私の部署(社会福祉研修センター)では、通例ですと広島県内の福祉施設向けに毎月5回程度、様々な研修会を行っておりました。でも、昨年からの新型コロナウイルスの影響で研修会のキャンセルが相次ぎ、3分の1ぐらいは開催できずに中止せざるを得ませんでした。
福祉施設では、利用者、職員の安全のため、研修受講を控えるところが多かったです。

オンライン研修をやりたかったが、Zoomは未知の世界で不安だらけだった

Q.オンライン研修に不安はありませんでしたか?ー

福祉施設の職員育成にご活用いただけるよう、研修会をオンラインに切り替え「感染の心配なく確実に行えるようにしたい」と思い始めていたのですが、オンラインを実施するためのZoomなどのツールは、受講する側の経験はありましたが運営する側は未知の世界で、不安がかなりありました。

業者に運営を委託したいわけではなく、自分たちで行いたかった

Q.どのように実施していきましたか?ー

そこで、オンライン研修を外部の業者さんに協力してもらってやろうと思い、いろんな業者さんを探してみたところ、研修会の運営を”委託”してやってもらえる業者さんはいろいろありました。
しかし、私たちは受講料を上げなくても済むように、「何とか自分たち職員でやっていきたい」という想いがあり、そんな時に弘法さんのご提案をお聞きして、「自分たちでやれるようにサポートしてもらえる」という趣旨で一致したので、支援をお願いすることにしました。

インタビュー

用意周到な弘法さんのサポートで、研修会当日もトラブルなくスムーズ

用最初はスタッフで勉強会を行った

Zoomでの研修会を行うということが未知でしたので、まずは弘法の笠井さんに来ていただいてスタッフ全員で勉強会を行い、Zoomについていろいろな機能や知りたいことを質問してお聞きしていきました。

リハーサルでイメージが湧いてきた

その後、当日の流れをイメージするため、研修会の講師の方に来ていただく前に、研修会のリハーサルを実施しました。リハーサルを実施しておくことで当日のイメージが湧き、少し安心しました。

受講者向けのマニュアルも作成した

また、当日受講者の方がZoom内にスムーズに入ってもらえるように、15ページ程度の「受講者向けのマニュアル」を作成しました。
このように研修会参加者には事前に資料をお配りしておくことで、これまでの研修会は、当日にトラブルが起きることなく実施することができています。
また、笠井さんからのアドバイスで、事前にZoomへの接続確認時間を設けて、事前に皆さんに接続してもらっておいたのもよかったと思います。

マニュアル
受講者向けマニュアルの事前配布でトラブル無し  

当日はトラブルもなくスムーズに行えた

Q.研修会当日はいかがでしたか?ー

研修会当日も最初は不安でしたが、実際には講師の先生のイレギュラーなことにも対応できましたし、トラブルなくスムーズに行えました。
グループワークやペアワークなどいろいろなやり方を行いましたが、事前にグループ割なども設定するなど、準備をしっかりしていたので、スムーズでした。

オンライン研修でもいろいろな形での参加型の研修ができるのだと実感した

また、演習ではブレイクアウトルームを使ってのグループワークを行ったり、参加者に画面共有をしてもらってチャットで意見を出し合ったり、参加者の個別発表をしてもらったりと、オンラインでもいろんな形での研修ができるのだなと実感しました。

要望にすべて応えてくれたのがありがたかった

Q.弘法のオンライン研修のサポートを受けていかがでしたか?ー

弘法さんは、私どものいろいろな要望に対して「できません」ということ無く、すべて応えてくれたのでありがたかったです。
現在は、自分たちだけでオンライン研修を滞りなく実施できていますので、当初の「今後、自分たちでオンライン研修ができるようになる」というサポート趣旨を実感しました。
また、Googleのスプレッドシートなど、IT全般の活用方法もアドバイスしてもらえて、大変ありがたかったです。

運営側のマニュアルも作成していきたい

Q.今後の課題は?ー

Zoom研修に参加いただく方向けのマニュアルは作れましたので、今後は運営側のマニュアルを早々に完成させ、どの部署の誰でもスムーズに行えるようになればと思っています。

弘法スタッフの声

麥田さんは、わからないことはどんどん質問してくれますし、ご自身で不明点を無くして不安なくやりたいという責任感が強かったので、一緒にオンライン研修を作り上げている実感があり、私たちも大変やりがいをもってお手伝いさせていただきました。

福祉関係の取り組みや生活のお困りごとは、気軽にご相談ください!

今回インタビューした社会福祉法人広島県社会福祉協議会では、以下のような相談を受け付けていますので、お気軽にご相談ください!
①お金の管理を手伝ってほしい ②一時的に生活に困った ③ボランティア活動を相談したい
④地域での福祉活動を知りたい ⑤福祉の仕事に就きたい
広島県社会福祉協議会

社会福祉法人広島県社会福祉協議会
〒732-0816 広島市南区比治山本町12-2(広島県社会福祉会館内)
TEL.082-254-3411

オンライン研修、サポートいたします!

オンラインで研修を行いたいけど、「やり方がよく分からない…」「自社だけでは不安…」そのような企業様に!2回目からは自社で実施できるようになるよう、準備~実践までサポートいたします!
ご支援内容

オンライン研修についてはお問い合わせフォームまたはお電話でお気軽にご相談ください!
TEL.082-243-4455

弘法おすすめ!6つのオンラインコニュニケーションその②オンライン研修会

オンラインコニュニケーション

オンライン研修会

オンラインで「人」と「人」をつなぐ

オンラインコミュニケーションには、「コミュニケーション量を増やす」「生産性向上」という2つの大きな目的があります。対面や電話だけでなく、人と人をつなぐ手段に「オンライン」という新たな手段が加わることで、コミュニケーション量が増えます。
6つのオンラインコニュニケーション

また、コミュニケーションを対面型からオンライン化に移行することで、移動時間などが削減され、コミュニケーションが活性化し、仕事の効率が上がっていきます。

01オンライン研修会

社内研修会のオンライン化で移動時間や交通費のコストダウンに成功。年間で100万円以上の削減に!

当社では以前より定期的に社内研修会(営業・サービス各年2回程度)を実施しており、その都度参加者がいろんな拠点から集まるための移動時間と交通費がかかっていました。
しかし、研修会をオンライン化することで各自がそれぞれの拠点で参加することができるようになり、本社集合に伴う交通費も削減され、年間100万円以上の大幅なコストダウンに成功しました。

オンライン研修に慣れるまでは、講師側の一方的な話になりがちでしたが、研修資料の共有やグループワークの進め方を改善することで、活発な意見交換が行われています。
また、自宅からの参加も可能にするなど、参加者側がリラックスした環境で参加できたことも、意見交換が活発化した要因の一つです。

オンライン研修にご興味のある方は、当社が実践した経験をお伝えすることも可能ですので、お気軽にご相談ください。

本日の流れ
参加者全員が資料を目の前で見ながら研修を受けられるので、伝わりやすい。質問をチャットで受け付けることもでき、タイムリーに疑問を解決できる。

02営業研修・サービス研修

【 営 業 】スキルアップ研修/年2回程度 【サービス】スキルアップ研修/年2回程度

良かったこと

移動時間の削減

従来は、各拠点から本社のある広島に参加者全員が移動していましたが、現在は各拠点や自宅からの参加が可能となり、移動時間が大幅に削減されました。

移動コストの削減

移動時間と同様に、拠点から広島本社に移動するための交通費も大幅に削減され、年間で100万円以上のコスト削減につながりました。

問題点

○スタート当初は、情報発信者同士の発言が被るなどの問題が発生
○オンラインであるが故、慣れないうちは一方的な話になりがちだった
オンライン

改善した点

○双方向での意見交換ができるよう、研修資料の共有やグループワークの進め方を改善し、意見交換が活性化した
○自宅から参加を可能にすることで、リラックスして活発な意見交換になった

インタビューtitle

弘法社員にインタビュー~♪ オンライン研修会に変わって、いかがですか?

社内研修は、リアルもオンラインも変わらない!

弘法社内で年に2回、丸一日営業研修をオンラインで受けています。以前は集合研修でしたが、現在はオンラインが当たり前になっています。私は福山営業所の所属ですが、広島本社に行くことなく自宅から受けられるので、移動時間もかからず大変ありがたいです。

メーカーの研修会も年5回ほど受けていますが、現在はオンラインです。メーカー研修は、初対面の方と意見交換することが多く、オンラインだとお互いけん制し合うので、会えるならリアルでの集合研修のほうが身につきやすいのかなと思います。
社内だと元々知っているメンバーなので、リアルな集合研修と変わらず話ができており、正直リアルもオンラインも変わらない意見交換ができていると感じます。以前だとオンラインがなかったので、自分たちの中で終わっていましたが、意見交換が増えたことで情報が出やすくなったと感じます。

デメリットとしては、丸一日画面に向かうと目などが疲れはたまります。でも、そのくらいですね。
今後、コロナ渦が落ち着いても、社内研修であればオンラインで良いのかなと思います。

オンライン研修、サポートいたします!

オンラインで研修を行いたいけど、「やり方がよく分からない…」「自社だけでは不安…」そのような企業様に!2回目からは自社で実施できるようになるよう、準備~実践までサポートいたします!
ご支援内容

オンライン研修についてはお問い合わせフォームまたはお電話でお気軽にご相談ください!
TEL.082-243-4455

WEBを使ったオンラインコミュニケーションその①会議・ミーティング

オンラインコミュニケーション

その①会議ミーティング

オンラインで「人」と「人」をつなぐ

オンラインコミュニケーションには、「コミュニケーション量を増やす」「生産性向上」という2つの大きな目的があります。対面や電話だけでなく、人と人をつなぐ手段に「オンライン」という新たな手段が加わることで、コミュニケーション量が増えます。

また、コミュニケーションを対面型からオンライン化に移行することで、移動時間などが削減され、コミュニケーションが活性化し、仕事の効率が上がっていきます。

弘法で取り組んできた6つのコミュニケーションのオンライン化について、今回は「会議・ミーティング」のオンライン化についてお伝えいたします。

zoom

会議・ミーティングをオンライン化することで、ミーティング量が増加!移動時間やコストも削減!

当社では、これまで会議・ミーティングは、様々な拠点から集まって行っておりましたが、現在は基本的にオンラインで行っております。会社の方針発表会や部門長会議、情報交換会に至るまで基本的にオンラインで行うことで、かなりの効率化が図られています。会議やミーティングをオンラインでスムーズに行えるようになるまでは、様々な失敗体験や苦労もございました。例えば、社長が方針発表をしているのに、電波などシステムの問題で聞くことができない社員がいるなど。

しかし、結果的にオンライン化を図ることで、会議・ミーティングが確実に行われるようになりましたし、各拠点からの移動時間や移動コストも劇的に減少し、かなりの効果を実感しています。

反面、課題もあります。フェーストゥフェースのような活発に意見が出るような進行ですとか、雰囲気づくりなど、「対面の良さ」をオンラインでも出せるよう、今後は工夫していかねばと考えています。

このような自社での様々な失敗、成功の経験もふまえまして、スムーズに滞りなくオンラインで会議が行えるようなご支援も現在行っておりますので、お気軽にお申し付けください。
会議内容

社内方針発表会

社内方針発表会

[年1回開催/全社員60名程度が参加]
毎年新年に開催する、1年の会社および社員各自の行動方針の発表会

毎年新年に開催している全社会議「社内方針発表会」を、Zoomで実施。本社に集まる手間と移動が省けただけでなく、資料が見やすい、聞き取りやすいなどの声があった。

[良かったこと]

○服装や場所にしばられず、リラックスして参加できた
○資料が大きく目の前の画面で見えるため、わかりやすい
○音声がヘッドホンから直接聞けるので、聞きやすい
○交通費、移動時間が削減

[問題点]

○操作に慣れておらず、画面での資料共有ができない
○ミュートの設定になっていて、声が聞こえない
○不安定な通信環境でフリーズして、呼びかけても応答がない
○オンラインに慣れていないスタッフは、長時間だと疲れが残る

WEB会議
社長以下、全社員が画面の前で一人ずつ方針発表。家や事務所など、各自都合に合わせて自由な場所から参加。

今後の課題

半日や丸一日など長時間かけて行う際は、休憩を多めにするなどスケジューリングを工夫し、オンラインに慣れていないスタッフもストレスが少なく参加できるような配慮をしていきたい。

部門長会議

部門長会議[拠点間]

[毎月1回開催/10名程度が参加]
各部門の部門長が集まって開催する月間会議

[良かったこと]

○忙しくて日程の合いにくい部門長も、確実に参加できるようになった
○移動しなくてよいので、毎月必ず定期的に開催しやすくなった
○移動時間や交通費の削減された

[問題点]

○顔を見て話していないので、議論があまり発展しない
○アイディアが生まれるということが、以前よりも減っているかもしれない

今後の課題

実際に顔を合わせてフェイスtoフェイスの会議も年に数回行うことで、より議論も活性化していきたい

情報交換会

情報交換会

[週1回程度開催/25名程度が参加]
社員同士が意見交換やミーティングなどを行う

[良かったこと]

○移動時間や交通費の削減
○移動しなくてよいので、定期的に開催しやすくなった
○開催頻度を毎週にしても、各拠点から参加できるようになった
○以前よりも情報交換の量が増えている

[問題点]

○オンラインだと話に入っていけていない人も見受けられる

今後の課題

より活発に意見が出るような、司会進行が重要

インタビュー

弘法社員にインタビュー♪ オンライン会議・ミーティングが導入されて、いかがですか?

山口は拠点間が離れているのでオンラインの恩恵を受けています!

拠点にいながら、朝礼・夕礼・会議などコミュニケーションが毎日スムーズに取れる!

山口営業部には、周南市と山口市に拠点があり、以前は月初に、皆が山口に集まって会議を行っていましたが、今はオンラインで会議を行っております。
また、毎日朝礼や夕礼もオンラインで行っており、大きい画面を見ながら日々拠点間でもコミュニケーションが取れています。時々広島の本社での会議などに参加する際も、朝早く起きて移動も大変でしたが、今では、移動時間もコストもかからず広島本社とのコミュニケーションもスムーズに行えています。年配のスタッフもいますが、今ではすっかり慣れて問題はありません。

弘法の中でも、会議・ミーティングのオンライン化は山口営業部が最も恩恵を受けていると思います!

常時
本社や他の拠点とオンラインで常時つながっている

いかがでしたでしょうか?(株)弘法では、オンライン会議をお客様ご自身で開催できるようになるよう、お手伝いいたしますので導入をお考えの企業は是非ご相談下さい!

前回の記事はこちら

オフィスに潜む8つのムダ[その7]人・コミュニケーションのムダ対策-その3-後編

8つのムダ後編

会議は、企業経営において欠かせないコンテンツ。今後の方向性を確認したり、意見を交換したり、モチベーションを高めたりと、会社が前に進むためにはとても大事な時間です。

しかし、ただやれば良いというものではなく、やり方次第ではムダな時間にもなり得ます。例えば、単なる数字の報告会に終わったり、何も決まらない会議では、生産性を高めるという観点ではあまり意味がありません。

意味のある会議とは、限られた時間の中、参加者全員で議論し、必ず何らかの結論に至るものであり、そのためにもまずはしっかり準備をして、参加者全員が事前に目的(ゴール)を共有しておく必要があります。

今回は、限られた時間で密度を高める「会議の仕組み」に注目して、そのためにやるべきことと実践テクニックをご紹介します。

時短テクニック

効率よく生産性を高める会議の進め方とポイント

01:事前準備

課題や目的を明確にし、資料づくりや時間配分など、効率よく進めるための事前準備をしっかりする。

◆ポイント

○会議の成否は準備が8割
○資料づくりは余裕を持って行おう

02:はじめに

会議ではいきなり本題に入らず、まず冒頭で会議の「課題や目的」を参加者全員に明確に伝え、共有する。

◆ポイント

○課題と目的を参加者で共有しよう
○流れや時間配分も伝えよう

03:問題提起

目的を共有した後、具体的な課題を簡潔に説明する。全体像が分かるように、できるだけ短くまとめる。

◆ポイント

○全体像が分かるよう、できるだけ簡潔に短い時間で行おう

04:意見・議論

参加者同士で意見を交換する。参加者全員に発言の機会を与え、「全員参加」で実施する。

◆ポイント

○参加者全員が発言しよう※発言の無い者は不参加と同じ

05:まとめ

時間配分に沿って、議論した内容をまとめる。予定通り進んでいなくても、必ず何らかの結論を出し、次につなげる。

◆ポイント

○必ず何らかの結論を出して次につなげよう

06:感想共有

会議を通じて感じたこと、気づいたこと、進め方の課題を参加者に発信してもらい、次回に活かす。

◆ポイント

○内容だけでなく、会議自体も見直すことで質を上げていこう

時短テク

時短テク1:事前準備にしっかり時間を取る

「話の論点が逸れやすい」「会場の不備が気になる」なら

話の論点が逸れたり会場の不備などで時間をロスし、会議時間がダラダラ延長してしまうことはありませんか。
その原因は、ほとんどが準備不足によるもの。資料の不備、会場の手配ミス、連絡漏れによる行き違いなど。。。

社内会議は、会社の業績を左右する重要なイベントです。したがって、片手間に準備するのではなく、「重要な仕事」の一つとしてとらえ取り組みましょう。

資料づくり

当日の議題を明確にするためにも資料は必要。“一つの仕事”として、しっかりと取り組みましょう。但し、簡潔明瞭にまとめ、時間をかけ過ぎないように。

会場準備

会場準備とは、ただ場所を確保するだけではなく、座席数、机の配置、必要な物品などにも気を配り、会議がスムーズに進むように段取りをすることです。

連絡確認

参加者には前もって、日時、会場だけでなく、議題や持参物なども伝えておきましょう。可能なら、当日の流れまで伝えておくと、よりスムーズに進められます。

時短テク2:10名以内で2~3時間が適度

「意見がまとまらない」「集中力が続かない」なら

会議は最低2名いれば実施可能ですが、10名を超えると意見がまとまりにくくなります。一人ひとりの発言機会が減って意見交換が進まず、想いを共有しにくいからです。

また、人の集中力は2~3時間が限界と言われており、会議の効率を高めるためにも1時間半~2時間程度、長くても3時間で終わらせましょう。それ以上続けることは、時間の浪費につながります。
適度に

時短テク3:ゴールを明確にして時間配分を

「時間内に結論にたどりつかない」「終わりが見えない」なら

時間通りに話が進まず、時間内に結論まで至らないことがあります。

時間構成や目的(ゴール)が明確でない会議に、その傾向が多く見られます。時間構成とは、その会議の目的(ゴール)から逆算して、あらかじめ段階別に時間配分を“見える化”しておくものです。〈右記資料参照〉

一例

もちろん、この通りに進むとは限りませんが、目安があるだけでも時間内に結論が出やすくなります。下記のような「会議シート」として活用するのもよいでしょう。

会議シート

時短テク4:参加者全員に発言機会を与える

参加者の「発言が少ない」「モチベーションが低い」なら

会議において、決まった人ばかり話してしまうことがよくあります。話す人が偏ってしまうと、聞くだけの人は集中力が落ち、モチベーションも低下します。

したがって、会議の場では必ず参加者全員に発言の機会を設け、意見を述べてもらいましょう。実際に口に出して発信することで会議への参加意識も高まり、議題に対しての想いも強くなります。
機会を設ける

時短テク5:静かで発言しやすい環境づくり

「話し合いをスムーズに進めたい」なら

会議は、議題についての意見交換や問題点を話し合う場です。

騒音や周囲の声が聞こえたり、電話が鳴るような場所は避け、参加者全員が集中して臨めて、発言のしやすい環境で行いましょう。

また、座席の配置もポイントになります。例えば、ブレーンストーミングのような意見交換を中心に行う場合には「ロの字型」、プレゼンや発表を行いつつ意見を交わす場合には「コの字型」がおすすめです。

01:ロの字型

ロの字型
適度な距離間で意見を交換できる。改まった会議などに。

02:コの字型

コの字型
プレゼンや発表をしながら意見を交換する会議などに。

03:スクール型

スクール型
発表者が中心になる、発表会や講演会、勉強会、試験などに最適。

04:シアター型

シアター型
スクール型の机の無い形。人数を多く動員する際に。

05:アイランド(島)型

アイランド(島)型
グループごとの活動がある講習会などに。1グループは3~6名目安。

06:対面型

対面型
向き合って座る形で、両者が対等に話をする場面に。
↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

オフィスに潜む8つのムダ[その7]人・コミュニケーションのムダ対策-その3-中編

8つのムダ中編

コミュニケーション術
働き方改革の一環として「WEB会議システム」を導入されている株式会社弘法。今回は、「WEB会議」の実践イメージについて、システムのことをはじめその活用法やメリットについて、弘法営業部の政岡マネージャーに伺いました。

拠点間のコミュニケーションが取りづらかった

WEB会議システム導入のきっかけは ―

当社は広島市の本社を含め、広島県~山口県で10の地域拠点があるのですが、これまでは会議や勉強会、研修会のたびに各拠点の担当者が定期的に広島本社に集まって来るという状況でした。そのたびに担当者は移動も含めて丸一日を費やし、コストをかけて移動するため、ムダを感じていました。

また、各拠点が持つ情報についても会議まで発信されないものもあり、どうしても拠点間での情報共有が遅れてしまうため、そのスピードを上げたいという思いもありました。そういった拠点間のコミュニケーションを取りやすくするために、当初は「スカイプ」を試してみましたが、皆が集まる勉強会には少し不便でした。

そこで、WEB会議システムの「Webex」を試したところうまくいったため、2019年の5月より本格導入して今に至っています。

導入当初は、画面を通じて会話をすることなど、システムに対して多少戸惑いもありましたが、慣れるとかなりのメリットを感じています。

WEB上に会議室を持っているイメージ

どのようなシステムですか ―

WEB会議システムは、インターネット環境があればどこでもつながるもので、いわば「WEB上に会議室を持っている」イメージと言ったら分かりやすいと思います。

パソコンやスマホなどを通じて接続し、ミーティング番号と呼ばれるパスワードがあれば、簡単にサインイン(参加)できます。同じようなものでテレビ会議というものもありますが、これは専用のシステムの構築が必要でコストがかかります。

また、システムが構築された場所でないとつながらないため、WEB会議システムの方が便利と言えます。

WEB会議室
WEB会議システム=WEB上に会議室を持っているイメージ。アカウント1つにつき、1つの会議室を持つことができる。
モニター
用途によってモニターを使い分けると、より使いやすい。

拠点をまたいでの勉強会や会議・打ち合わせに活用

どのように活用されていますか ―

導入当初は、主に社内の勉強会や研修会に活用していました。例えば、講師を広島本社に招いて各拠点もつないで勉強会を行えば、一度に済ますことができますし情報も共有できます。

それから次第に使い方も幅を広げていき、今では本社と各拠点を常時つないでおき、拠点間をまたいでの打ち合わせや会議・ミーティングなどにも随時活用しています。便利なので、是非、拠点のある企業にはおすすめしたいですね。

外出先からも接続可能なので、移動時間を使っての確認や連絡ができますし、空き時間だけ勉強会や研修会に参加するといった人もいます。
会議の様子
弘法広島本社オフィスの一画に設けられたWEB会議コーナー。
各拠点と常時つながっているから、ちょっとした打ち合わせも手軽に。

仕事がスピードアップして意思疎通もしやすい

どんな効果を感じていますか ―

いろいろありますが、最も効果を感じるのは「すぐに情報を共有できるスピード感」です。

打ち合わせや会議などでも、「画面共有」機能を使って、資料など(例えば、パソコン画面上のエクセルシートなど)を同時に見ながら話せるので、とても意思疎通がしやすいです。また、顔を見ながらということで、電話で話すだけでは難しいニュアンスも伝わりやすく感じています。

その他、定期的に広島本社で行っていた拠点間の打ち合わせへの参加者の交通費と移動時間も無くなりました。

システムを使用するのに年間10万円程度のコストはかかるものの、削減されたコストや仕事の効率アップ度を考えるとかなりのメリットを感じています。

様子
離れた拠点間同士でもデスク上で簡単に打ち合わせができる

常時つないでも通信は定額で変わらず

通信費はかかりますか ―

通信費は、通常のインターネットと変わらず定額です。たまに通信状態が悪いときに、つながるまで少し時間がかかる場合もあるのですが、常時つないでおけば問題ないですし、常時つないでいるからといって特別に上乗せで費用がかかるということもありません。

営業面での活用法を模索

今後はどのような発展を ―

現在はほぼ社内だけでの活用ですが、今後は営業面でも活用していきたいと考えています。
例えば、数ある取引先販売店さんとつながることで連絡事項が一度に済ませられるようにするなど、システムの機能を活かして、さらに効果的に使う方法を模索していきたいと考えています。

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↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら