【広報誌・情報誌】読まれる広報誌の秘訣は読み手との“つながり” その3

読まれる広報誌・情報誌づくり

その3

今回も引き続き、今回も三菱日立パワーシステムズ労働組合呉支部で組合員向けに発行されている広報誌づくりについて、改善ポイントをあげながらご紹介していきます。

改善提案ポイント②文字や写真にメリハリをつけましょう!

メリハリ=強弱をはっきりすること

メリハリとは、物事の強弱をはっきりさせることを言います。それをデザインに当てはめると、【大きく太い文字↔小さく細い文字】【大きい写真↔小さい写真】などといったものになります。

広報誌や情報誌の場合、まずパッと見で何が載っているかが伝わらないと読み進んでもらえませんが、今回の「呉支部報」では全体的にメリハリが弱く抑揚が無いため、パッと見で誌面に興味をひきこみにくく感じられました。

そこで、「文字や写真にメリハリをつける」改善策をご提案させていただきました。
まずはタイトル。パッと見で何が載っているかを伝える役割なので、大きく太くし、縦書きにする、濃い色を使うなど、周りの文字と差別化してメリハリを出しました。

タイトル改善

「ひきつけて読ませる」のリズム

また、同じ大きさで並んでいた2枚の写真の大きさに大小のメリハリをつけることで、「ひきつけて読ませる」のリズムが生まれ、両方の写真により目が行くようになりました。一見、同じ大きさに扱った方が平等に目が行きやすく感じられますが、同じであるが故、両方ともに視線が分散してしまい、結果的にぼやけてしまうのです。

あえて2つの写真の大きさに明確な格差をつけることで、「大きな写真でひきつけて→小さな写真を見る」という「ひきつけて読ませる」のリズムが生まれています。

写真改善

↓読まれる広報誌の秘訣は読み手との“つながりシリーズ。

前回までの記事はこちら

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[お客様の声インタビュー]オンライン研修が自分たちでできるように!

オンラインコニュニケーション

お客様の声インタビュー

弘法さんは委託ではなく、自分たちでできるようにサポートしてくれた

コロナで研修の3分の1が中止になった

Q.広島県社会福祉協議会ではどのような研修を行っていますかー

私の部署(社会福祉研修センター)では、通例ですと広島県内の福祉施設向けに毎月5回程度、様々な研修会を行っておりました。でも、昨年からの新型コロナウイルスの影響で研修会のキャンセルが相次ぎ、3分の1ぐらいは開催できずに中止せざるを得ませんでした。
福祉施設では、利用者、職員の安全のため、研修受講を控えるところが多かったです。

オンライン研修をやりたかったが、Zoomは未知の世界で不安だらけだった

Q.オンライン研修に不安はありませんでしたか?ー

福祉施設の職員育成にご活用いただけるよう、研修会をオンラインに切り替え「感染の心配なく確実に行えるようにしたい」と思い始めていたのですが、オンラインを実施するためのZoomなどのツールは、受講する側の経験はありましたが運営する側は未知の世界で、不安がかなりありました。

業者に運営を委託したいわけではなく、自分たちで行いたかった

Q.どのように実施していきましたか?ー

そこで、オンライン研修を外部の業者さんに協力してもらってやろうと思い、いろんな業者さんを探してみたところ、研修会の運営を”委託”してやってもらえる業者さんはいろいろありました。
しかし、私たちは受講料を上げなくても済むように、「何とか自分たち職員でやっていきたい」という想いがあり、そんな時に弘法さんのご提案をお聞きして、「自分たちでやれるようにサポートしてもらえる」という趣旨で一致したので、支援をお願いすることにしました。

インタビュー

用意周到な弘法さんのサポートで、研修会当日もトラブルなくスムーズ

用最初はスタッフで勉強会を行った

Zoomでの研修会を行うということが未知でしたので、まずは弘法の笠井さんに来ていただいてスタッフ全員で勉強会を行い、Zoomについていろいろな機能や知りたいことを質問してお聞きしていきました。

リハーサルでイメージが湧いてきた

その後、当日の流れをイメージするため、研修会の講師の方に来ていただく前に、研修会のリハーサルを実施しました。リハーサルを実施しておくことで当日のイメージが湧き、少し安心しました。

受講者向けのマニュアルも作成した

また、当日受講者の方がZoom内にスムーズに入ってもらえるように、15ページ程度の「受講者向けのマニュアル」を作成しました。
このように研修会参加者には事前に資料をお配りしておくことで、これまでの研修会は、当日にトラブルが起きることなく実施することができています。
また、笠井さんからのアドバイスで、事前にZoomへの接続確認時間を設けて、事前に皆さんに接続してもらっておいたのもよかったと思います。

マニュアル
受講者向けマニュアルの事前配布でトラブル無し  

当日はトラブルもなくスムーズに行えた

Q.研修会当日はいかがでしたか?ー

研修会当日も最初は不安でしたが、実際には講師の先生のイレギュラーなことにも対応できましたし、トラブルなくスムーズに行えました。
グループワークやペアワークなどいろいろなやり方を行いましたが、事前にグループ割なども設定するなど、準備をしっかりしていたので、スムーズでした。

オンライン研修でもいろいろな形での参加型の研修ができるのだと実感した

また、演習ではブレイクアウトルームを使ってのグループワークを行ったり、参加者に画面共有をしてもらってチャットで意見を出し合ったり、参加者の個別発表をしてもらったりと、オンラインでもいろんな形での研修ができるのだなと実感しました。

要望にすべて応えてくれたのがありがたかった

Q.弘法のオンライン研修のサポートを受けていかがでしたか?ー

弘法さんは、私どものいろいろな要望に対して「できません」ということ無く、すべて応えてくれたのでありがたかったです。
現在は、自分たちだけでオンライン研修を滞りなく実施できていますので、当初の「今後、自分たちでオンライン研修ができるようになる」というサポート趣旨を実感しました。
また、Googleのスプレッドシートなど、IT全般の活用方法もアドバイスしてもらえて、大変ありがたかったです。

運営側のマニュアルも作成していきたい

Q.今後の課題は?ー

Zoom研修に参加いただく方向けのマニュアルは作れましたので、今後は運営側のマニュアルを早々に完成させ、どの部署の誰でもスムーズに行えるようになればと思っています。

弘法スタッフの声

麥田さんは、わからないことはどんどん質問してくれますし、ご自身で不明点を無くして不安なくやりたいという責任感が強かったので、一緒にオンライン研修を作り上げている実感があり、私たちも大変やりがいをもってお手伝いさせていただきました。

福祉関係の取り組みや生活のお困りごとは、気軽にご相談ください!

今回インタビューした社会福祉法人広島県社会福祉協議会では、以下のような相談を受け付けていますので、お気軽にご相談ください!
①お金の管理を手伝ってほしい ②一時的に生活に困った ③ボランティア活動を相談したい
④地域での福祉活動を知りたい ⑤福祉の仕事に就きたい
広島県社会福祉協議会

社会福祉法人広島県社会福祉協議会
〒732-0816 広島市南区比治山本町12-2(広島県社会福祉会館内)
TEL.082-254-3411

オンライン研修、サポートいたします!

オンラインで研修を行いたいけど、「やり方がよく分からない…」「自社だけでは不安…」そのような企業様に!2回目からは自社で実施できるようになるよう、準備~実践までサポートいたします!
ご支援内容

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弘法おすすめ!6つのオンラインコニュニケーションその②オンライン研修会

オンラインコニュニケーション

オンライン研修会

オンラインで「人」と「人」をつなぐ

オンラインコミュニケーションには、「コミュニケーション量を増やす」「生産性向上」という2つの大きな目的があります。対面や電話だけでなく、人と人をつなぐ手段に「オンライン」という新たな手段が加わることで、コミュニケーション量が増えます。
6つのオンラインコニュニケーション

また、コミュニケーションを対面型からオンライン化に移行することで、移動時間などが削減され、コミュニケーションが活性化し、仕事の効率が上がっていきます。

01オンライン研修会

社内研修会のオンライン化で移動時間や交通費のコストダウンに成功。年間で100万円以上の削減に!

当社では以前より定期的に社内研修会(営業・サービス各年2回程度)を実施しており、その都度参加者がいろんな拠点から集まるための移動時間と交通費がかかっていました。
しかし、研修会をオンライン化することで各自がそれぞれの拠点で参加することができるようになり、本社集合に伴う交通費も削減され、年間100万円以上の大幅なコストダウンに成功しました。

オンライン研修に慣れるまでは、講師側の一方的な話になりがちでしたが、研修資料の共有やグループワークの進め方を改善することで、活発な意見交換が行われています。
また、自宅からの参加も可能にするなど、参加者側がリラックスした環境で参加できたことも、意見交換が活発化した要因の一つです。

オンライン研修にご興味のある方は、当社が実践した経験をお伝えすることも可能ですので、お気軽にご相談ください。

本日の流れ
参加者全員が資料を目の前で見ながら研修を受けられるので、伝わりやすい。質問をチャットで受け付けることもでき、タイムリーに疑問を解決できる。

02営業研修・サービス研修

【 営 業 】スキルアップ研修/年2回程度 【サービス】スキルアップ研修/年2回程度

良かったこと

移動時間の削減

従来は、各拠点から本社のある広島に参加者全員が移動していましたが、現在は各拠点や自宅からの参加が可能となり、移動時間が大幅に削減されました。

移動コストの削減

移動時間と同様に、拠点から広島本社に移動するための交通費も大幅に削減され、年間で100万円以上のコスト削減につながりました。

問題点

○スタート当初は、情報発信者同士の発言が被るなどの問題が発生
○オンラインであるが故、慣れないうちは一方的な話になりがちだった
オンライン

改善した点

○双方向での意見交換ができるよう、研修資料の共有やグループワークの進め方を改善し、意見交換が活性化した
○自宅から参加を可能にすることで、リラックスして活発な意見交換になった

インタビューtitle

弘法社員にインタビュー~♪ オンライン研修会に変わって、いかがですか?

社内研修は、リアルもオンラインも変わらない!

弘法社内で年に2回、丸一日営業研修をオンラインで受けています。以前は集合研修でしたが、現在はオンラインが当たり前になっています。私は福山営業所の所属ですが、広島本社に行くことなく自宅から受けられるので、移動時間もかからず大変ありがたいです。

メーカーの研修会も年5回ほど受けていますが、現在はオンラインです。メーカー研修は、初対面の方と意見交換することが多く、オンラインだとお互いけん制し合うので、会えるならリアルでの集合研修のほうが身につきやすいのかなと思います。
社内だと元々知っているメンバーなので、リアルな集合研修と変わらず話ができており、正直リアルもオンラインも変わらない意見交換ができていると感じます。以前だとオンラインがなかったので、自分たちの中で終わっていましたが、意見交換が増えたことで情報が出やすくなったと感じます。

デメリットとしては、丸一日画面に向かうと目などが疲れはたまります。でも、そのくらいですね。
今後、コロナ渦が落ち着いても、社内研修であればオンラインで良いのかなと思います。

オンライン研修、サポートいたします!

オンラインで研修を行いたいけど、「やり方がよく分からない…」「自社だけでは不安…」そのような企業様に!2回目からは自社で実施できるようになるよう、準備~実践までサポートいたします!
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[働き方改革]保管書類90%削減!紙文化への取り組み・ペーパーレス

働き方改革title

弘法の働き方改革2つの目的

少子高齢化を背景に国をあげての働き方改革が進められる中、弊社も2つの取り組みを検討しておりました。

まず一つは介護・育児で働きたくても働けないという状況を改善するための受け皿的な「柔軟な労働環境をつくること」、もう一つは、働き手の減少に対応するための「生産性の向上」です。

テレワーク

上記2つの目的達成のために何ができるかを突き詰めた結果、「テレワーク」を目指すことになりました。コロナ禍の今、多くの企業においてテレワークは切り離せないものになっています。

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは、単にオフィスから紙を取り除くことではなく、紙で残す必要のある書類資料などは残しつつ、不必要な書類資料などを取り除くことを言います。そして、残す書類資料については、いつでもすぐ利用できるように整頓された状態をつくることまで含まれます。

対象となる書類資料など

○書類資料などを中心としたビジネス文書
○カタログ、書籍、雑誌など
○伝票
○文具事務用品
○図面、販促物、商品サンプル、掲示物など
○書類や資料保管のためにに必要だった
 キャビネットなど

オフィスにもたらす3大効果

①時間的効果

書類資料の検索や決裁に費やす時間が減り、業務全体がスピードアップ

②経済的効果

不必要な書類資料などの収納に必要なスペース確保にかかるコストの削減および、管理不足からくる情報漏えいによるムダなコスト発生を未然に防ぐ

③精神的効果

本来保管すべき書類資料などが散乱していたり、欲しい書類資料がすぐに見つからない場合などのストレスが減る

生産性アップ

ペーパーレスに取り組んだ結果・良かったこと

紙の書類が90%削減された!

個人持ちの資料は18センチのボックス一つに!

1年間使わない書類を整理したり、個人所有している資料や文具などを極力減らすなど、整理・整頓・清掃を日々進めた結果、紙の書類の90%削減を実現し、今では個人持ちの資料は18センチのボックス一つになりました。
書棚などの保管スペースも大幅に減らすことができ、オフィス全体がスッキリしました。
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改善2

書類を探す時間が大幅に減った

書類のデータ化を推進!

書類を整理してデータ化を推進し、共有する資料はスキャニングしてデータ保管することで、書類を探す時間が大幅に削減されました。以前は、見積書、提案書、発注書など紙の書類をすべてファイリングして棚に大量にストックしており、ファイリングも照合作業も大変でした。
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決裁スピードが劇的にアップ

数日かかっていた決裁が当日決裁可能に!

紙の書類申請から電子決裁に切り替えることで、見積書を始めとする様々な社内申請の決裁スピードが劇的にアップしました。以前はリーダー→マネージャー→社長決裁まで数日かかっていたものも、現在では当日にタイムリーな決裁が可能です。
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ペーパーレスを推進されたい企業様へ

●ペーパーレスを何から手をつけたらよいか分からない方
●弘法の実例の詳細をお聞きになりたい方
ペーパーレス診断も承っております。是非、お気軽にお問合わせください!
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【広報誌・情報誌】読まれる広報誌の秘訣は読み手との“つながり” その2

読まれる広報誌・情報誌づくり

つながりその2

前回に引き続き、今回も三菱日立パワーシステムズ労働組合呉支部で組合員向けに発行されている広報誌づくりについて、改善ポイントをあげながらご紹介していきます。

改善提案ポイント①紙面サイズを拡大(A4→A3)してやわらかく読みやすい記事を追加!

読み手に興味を持たれるコンテンツを加えて、気軽に読めるように!

こちらの広報誌は、元々が組合で開催される委員会の議事録的な目的で発行されているため、内容がかたく気軽には読まれにくいものになっていました。

そこで改善策として、「A4→A3に紙面を拡大」し、「気軽に興味を持って読まれる柔らかい内容のコンテンツを追加して読まれやすくする」ということをご提案しました。発行目的である「委員会の議事録」は変えらえないので、柔らかい要素を加えて垣根を下げるのです。
興味を持って読まれる柔らかい内容とは、読み手にとって得になったり、役に立ったり、発見があるなど、「楽しみにされる」情報のことです。

読み手に楽しみにされるコンテンツの考え方

読み手にとって
◎得になる情報 ◎役に立つ情報
◎楽しめる情報 ◎気になる情報
◎発見がある情報

「楽しみにされる情報」として、具体的には「個人発信」や「お役立ち」、「相互コミュニケーション」になる情報が好んで読まれる傾向にあり、中でも「個人発信」は最も読まれるコンテンツです。

テーマは何でもよく、社長や従業員などの個人的な考え方やプライベートを発信するだけでも、読みやすさは増します。

読み手に読まれるコンテンツ BEST3

【第1位】 個人発信
一般的な考え方ではなく、個人の人となりが分かるような内容が良い。

【第2位】 お役立ち情報
単なる紹介情報ではなく、「へ~」「なるほど~」といった発見がある内容が良い。

【第3位】 コミュニケーション
発行側と読み手の間のコミュニケーションになるような内容が良い。

改善

以上のことから、広報誌や情報誌で気軽に読まれるコンテンツとしては、「読み手に楽しみにされる情報を個人発信」するのがおすすめです。是非お試しください!!

[働き方改革]弘法のテレワークへの取り組みをご紹介Vol.02

働き方改革02

前回は、弘法で実際に行ってきたテレワークへの歩みや取り組みについてみていきました。今回は各実例とその効果について詳しく説明して行きたいと思います!

実例①ムダな紙を減らす!紙文化への取り組み

紙の電子化・電子決裁を推進!

[弘法の取り組み]
□紙媒体の勉強会資料などはスキャンしてデータ化
□PC内の共有フォルダルールを決めてデータ保管
5S(整理・整頓・清掃・清潔・しつけ)活動の推進
□社内申請書の電子決裁
ペーパーレス化の推進

ルール
スキャニングデータを共有フォルダに保管
電子決裁
電子決裁により、決裁スピードがアップ
ペーパーレス
ペーパーレス化により、書類検索のムダな時間が削減
効果1

実例②社内へのアクセス手段!ネットワーク環境への取り組み

社外から社内に安全に接続できるインフラを整備!

[弘法の取り組み]
□セキュリティ問題を解決する仕組みを導入
□社外から社内環境にアクセスできるインフラを整備
□社内全体のICT化の推進
※ITCTとは…PCやスマートフォンなどさまざまな形状のコンピュータを使った情報処理や通信技術の総称
ネットワーク

効果2

実例③連絡手段を増やす!コミュニケーションへの取り組み

WEB会議システム・ビジネスチャットの導入!

[弘法の取り組み]
WEB上でテレビ会議や資料共有ができるシステムを導入
□直接会って打ち合わせするのと同じクオリティを実現
□拠点間の空間共有ができる仕組みを導入
ビジネスチャットの導入

WEB会議
WEB会議システムの導入により、全拠点の社員約60名が同じ場所に集まることなく会議参加可能に
各拠点
各拠点の空間が常時つながっており、ちょっとした打ち合わせも手軽にできる
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールを利用して、社内のコミュニケーションが活性化
効果3

実例④勤務状況を解かりやすく!労務管理への取り組み

タイムカードの電子化!在宅勤務時のルールを明確化!

[弘法の取り組み]
□朝礼・夕礼にWEB会議システムで参加
□一日の業務内容を日報へ記載して管理職・社員が共有
□出退勤管理を電子化し、勤務・残業の見える化
□半休制度や時間給制度など、テレワーク実施後の社内ルール、規定変更への柔軟な対応

勤怠アプリ
勤怠アプリを導入し、タイムカードを電子化
在籍管理のアプリケーション
在籍管理のアプリケーションを導入し、社員の出勤・休暇状況や社内への在籍・外出状況などを管理
効果4

テレワークのポイントと実践しての気づき

「スモールスタート」でよいので、まずはやってみること

テレワークの実践に向けては、できない理由を挙げるのではなく、「まずはやってみる」ことが大切です。何とかやってみようと考えることで、何らかの解決策は出てきます。いきなり社内全員ができる環境を整えるのではなく、まずは小規模に1名~でも取り組める環境をつくること、いわゆる「スモールスタート」ではじめてみましょう。弊社でも、テレワーク環境を整える過程で社内のITC化が進んでいき、合わせて業務効率化も進んでいきました。

テレワークの実践を通じて「柔軟な働き方」「生産性の向上」は実現できますので、皆様も是非、チャレンジしてみてください!

前回の記事はこちら