オフィスに潜む8つのムダ[その7]人・コミュニケーションのムダ対策-その2-後編

8つのムダ後編

前回は採用難の要因、採用の現状と今後のポイントや、辞めにくい採用についてご紹介しました。

後編となる今回は、中小企業の“新卒採用”および“中途採用”の現状と対策について詳しくご紹介したいと思います。

新卒採用策

新卒採用の動向

プレナビ・インターンシップなど採用活動は早めにスタートする

新卒採用は、大学3年生の3月~広報活動が解禁され、4年生の6月~選考活動が解禁となり、10月~内定となります。

しかし、実際には大学3年生の6月頃~プレナビやインターンシップといった形で企業情報を提供して学生と接触を持っており、3月解禁→一斉に説明会・選考→選考解禁前5月末には内々定率は60%(就職決定率は25%)になっています。

したがって、しっかりと就職戦線の動向に気を配り、乗り遅れないようにする必要があります。

新卒採用活動流れ
※1プレナビとは広報活動解禁前に実施するナビ(インターネット)。会社案内と労働条件の前年度の参照程度なら告知できる。

学生の活動量が減少している

また先述もしましたが、ナビ(インターネット)による就職活動が一般化している現代では、
○説明会に行く前にナビで絞り込む
○希望の業種・職種だけに絞り込む

といった傾向が多く見られ、学生の視野が狭まって活動量も減ってきているため、企業側はより積極的に学生と接触する機会をつくる必要があります。
以前・現在

「インターンシップ」を有効活用

インターンシップとは、元来、学生が就職前に就業体験を積むために一定の期間、企業などで職場体験をする制度のことですが、現在は企業側が学生に自社を知ってもらう、または優秀な人材を見つける機会として有効活用することも少なくありません。

タイミングとしては、大学3年生の6月頃からが多く、早ければ1・2年生から受け入れを実施する企業もあります。

しかし長期のインターンシップは企業側の負担も大きいため、「1dayインターンシップ」で開催する企業が多くなっています。

メリット・デメリット

新卒採用に向けた対策

「メディアミックス」による積極的な露出が必要、自社の存在と仕事について知ってもらう機会をつくることが大事

少子高齢化による若年層の働き手の減少は大手企業にも影響を与え、今まで以上に様々な採用方法を使って人材確保に力を入れてきています。

そんな中、中小企業が人材を確保するためには、まずは自社の存在と仕事について知ってもらい、学生の就職希望先の一つとして検討対象にならなければなりません。

そのためにも、ナビや合同説明会、そしてインターンシップの活用など様々なメディアをミックスしながら、より積極的に露出して学生と接触する機会をつくる必要があります。

また、インターンシップを活用することで仕事への理解が深まり、入社後のミスマッチによる早期離職も防ぐことにもつながります。

新卒採用策

新卒ナビ(インターネット)

大学3年生の3月の広報活動の解禁に合わせてオープンする。会社情報の公開だけでなく、応募者管理や説明会、面接の調整など全面的にサポート。

【豆知識】プレナビ[広報活動解禁前の大学3年生6月~2月]

会社案内と労働条件の前年度の参照程度なら告知可能。この期間に興味のある企業に絞り込む学生も多い。
〈おすすめのナビ〉  ○マイナビ ○リクナビ ○キャリタス

インターンシップ

学生が就職前が就業体験として一定期間企業などで職場体験をする制度。企業側にとっても自社や仕事への興味づけになる。大学3年生の6月~夏休み、後期試験後3月解禁前の1月下旬・2月に実施。

【豆知識】1dayインターンシップ[1日完結版]

1日で完結するインターンシップ。通常より気軽に参加しやすいため、「会社説明会」的に活用する企業も多い。

ダイレクトリクルーティング

企業が自ら積極的に求める人材を、仲介者(ナビや広告など)を介さず、SNSや人材データベース(スカウトサービス)などから探し出して直接アプローチを行う「攻め」の採用活動。欲しい人材にピンポイントでアプローチできるため、効率が良い。
〈サービスの一例〉  ○キミスカ ○キャリセン就活エージェント

合同説明会

様々な企業が集まっているため、自社に興味のなかった学生に向けても露出のチャンス。また、他社のアピール方法も参照できる。

新卒応援ハローワーク

学生の就職を専門にサポートするハローワーク。厚生労働省が運営する国の機関で、情報は全国に公開される。

自社ホームページ

ホームページは、求職者に必ず見られる職場のイメージを伝える重要なツール。求人情報も充実させておけば安心感につながる。

大学への求人票設置

大学のキャリアセンター利用者の約半数が求人票を閲覧※3している。また関係を築いておけば、学生に宣伝してくれることもある。
※3:出典「2018年卒大学生就職活動調査(一般財団法人 雇用開発センター)」

中途採用策

中途採用の動向

有効求人倍率が高く、求める人材や即戦力が少ない

中途採用に関しても、中小企業は厳しい状況にあります。主な要因は、やはり有効求人倍率の高騰や求人と希望職種のミスマッチがあげられますが、「即戦力の人材が少ない」という面もあります。

最低限の人員でまかなう中小企業にとっては、採用や採用後の育成にも時間や費用をかけづらく、片手間な採用策になってしまったり、また人材にも出来る限り即戦力を求めます。

しかしながら、対象の中心となる30代後半~40代半ばはバブル崩壊後からの就職氷河期世代と呼ばれ、新卒でも非正規社員(契約・派遣)として働いていた方が多く、キャリア不足の方が多いのが現状です。

厳しい要因

今後の見通しと対策

新卒採用へのシフト、メディアミックス、適材適所の採用

中途採用には、大手企業も積極的に参戦してきており、今後も厳しい状況は続くと思われます。

したがって、「即戦力」にこだわらず新卒にも枠を広げられるのもよいでしょう。中途採用の場合、条件や給与面の関門がありますが、フレッシュな新卒にはあまり必要ないのもメリットです。

また、採用策は新卒と同じく様々なメディアをミックスして、できるだけ露出度を高めておきましょう。

採用時のコツとしては、求める人物像を明確にしておくこと。仕事の経歴だけでなく、性格、スキルなどを具体的に定めておくことで、「適材適所」の本当に必要な人材が見つかりやすくなります。

中途採用策

転職サイト(インターネット)

専門サイトに求人情報を掲載して求職者からの応募を待つ。
○マイナビ転職 ○リクナビNEXT など

リファラル採用(社員紹介)

社員を通して知人や友人など、自社に合う人材を紹介(推薦)してもらう採用手法。

転職エージェント

担当アドバイザーが企業と求職者のマッチングをサポート。
○人材紹介会社 など

転職者向け合同説明会

転職サイトやエージェントが主催する説明会。業種限定もあり。
○マイナビ転職フェア など

その他

求人広告・雑誌、折込チラシ、ハローワーク、自社ホームページ など

自社に最適な“人材確保”を

採用難の要因から、新卒・中途採用それぞれの採用策についてご紹介致しましたがいかがでしたでしょうか?
原因と対策をしっかりと見極めて、自社に最適な“人材確保”に取り組んでいきましょう!

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

オフィスに潜む8つのムダ[その7]人・コミュニケーションのムダ対策-その2-前編

8つのムダ

採用難時代の採用策

求人募集数に対して求職者がかなり少ない“超売り手市場”と呼ばれる昨今、中小企業における“人材確保”はますます難しくなってきています。

かといって、“来ない人材”をいつまでも待っているわけにもいきません。“採用難の原因は何か”“どのような策が有効なのか”をしっかりと見極めて自社に最適な“人材確保”の策に取り組んでいきましょう。

採用が難しくなっている要因①生産人工の減少

採用難の最大の要因は、少子高齢化の進行による生産性の高い若年層の減少です。

加えて、大学などへの進学率の高まりから高卒就職者も減少しており、これまで高卒採用していた企業も大卒採用にシフトせざるを得ず、人材獲得競争はより激しくなってきています。

有効求人倍率の推移

また、「有効求人倍率※1」は2009年のリーマンショック後の0.47倍を境に年々高騰し、現状は1990年のバブル期(1.46倍)をも上回っています。採用難の最大の要因は、少子高齢化の進行による生産性の高い若年層の減少です。

加えて、大学などへの進学率の高まりから高卒就職者も減少しており、これまで高卒採用していた企業も大卒採用にシフトせざるを得ず、人材獲得競争はより激しくなってきています。

また、「有効求人倍率」は2009年のリーマンショック後の0.47倍を境に年々高騰し、現状は1990年のバブル期(1.46倍)をも上回っています。
有効求人倍率

採用が難しくなっている要因②求人と希望職種のミスマッチ

もう一つの大きな要因は、企業側の求人と学生側の希望業種・職種とのミスマッチによるものです。

企業側の求人が土木、介護、接客サービス、販売、飲食、運輸などの第3次産業系が多いのに対し、学生側は事務系、専門技術系、クリエイティブ系を希望する人が多く、業種・職種によって偏りが出ているのが実態です。

また希望の仕事に就けない場合、妥協して就職した結果、早期離職…という悪循環も生まれています。

ミスマッチ

中小企業の採用の現状と今後のポイント

「ナビ」による就職活動が一般化

就職活動と言えば、一昔前は興味のある会社や仕事に対し、会社説明会など様々な場所に学生自ら足を運んで企業研究をするというものでした。

しかし、インターネットが当たり前となった現代では、「ナビ」で知っている会社や興味のある会社・仕事を検索していきます。そのため大手や人気業界・企業にエントリーが集中しやすく、中堅・中小の一般知名度の高くない会社・業界・仕事は選ばれにくい状況となり、企業の会社説明会への参加者数が半減したり、内定者が1/3になることもあるようです。

接触の機会を増やすことが大事

このように、学生の視野や活動量が減ってきている状況の中、特に中小企業は積極的に自社を知ってもらったり、接触できる機会をつくっていくことが、今後の採用活動においては大事になります。

採用のやり方を考えよう!

中小企業にとっては、人材採用後の「求人と希望職種のミスマッチ」による早期離職も大きな痛手。早期離職で時間と費用をムダにしないためにも、「採用のやり方」を考えていきましょう。
辞めにくい採用

離職率を下げる採用時の「適性検査」

早期離職者に対し、「面接のときは良いと思ったのに…」という経験はありませんか。人間の本質は、数回の面接だけでは見抜くことは難しいものです。メンタル面や潜在的な性格、いざというときの対応力などは、その状況になってみないと分かりません。

そこで、採用時に適性検査がおすすめします。いざというときのストレスへの耐性を事前にチェックして知っておくことで、適材適所の人材配置もできますし、対処法を知っておけば離職防止にもなります。

適正検査
〈おすすめの適性検査〉アドバンテッジ インサイト

「社員からの紹介」や「お客様」の採用

早社員からの紹介採用(リファラル採用)や店舗等ならお客様に声を掛けて採用するのも一つの手です。会社の内情を知っている社員からの紹介ということや、元々会社(お店)自体に好意を持ってくれているお客様ということもあり、入社後の弊害も少ないでしょう。

「面接時の対応」と「福利厚生」の充実

時代とともに、就職に対する学生の意識も変わってきており、企業側も対応していく必要があります。

仕事内容だけでなく、労働条件や福利厚生への意識が高くなっており、面接時にも労働時間(残業・休日)、給与、勤務地、雰囲気、福利厚生などについての質問が多く、他にも「オフィスがキレイか」といったことも志望基準の上位になっています。

採用対策など

現状を見極めて採用策をしっかりと!

今回は採用難の要因、採用の現状と今後のポイントや、辞めにくい採用についてご紹介致しました。

次回は、中小企業の“新卒採用”および“中途採用”の現状と対策について詳しくご紹介したいと思います。

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

オフィスに潜む8つのムダ[その6]人・コミュニケーションのムダ対策-その1-後編

人・コミュニケーションのムダ対策

オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。
前回に引き続き、“人”にまつわる問題を「人・コミュニケーションのムダ」と位置づけ、具体的な改善策をご紹介します。

フィードバック面談&ヒアリング術

面談&ヒアリング

「若手社員の定着」に向けて、評価面談は大事なコミュニケーションの場。働くモチベーションを高める上で、評価そのものよりも重要な役割を担う上手なフィードバック面談のポイントをご紹介します!

フィードバック面談のやり方

フィードバック面談では、評価シートを元に個別に面談し、各項目とそれに対する評価を一つずつ丁寧に伝えていきます。その際、点数についてだけでなく文章コメントも読み上げ、補足を加えながら“評価者自らの言葉”で伝えましょう。

また、面談は空いた時間に行うのではなく、きっちりと時間をつくってマンツーマンで実施します。またその際、評価者はできるだけ真正面には座らず、斜め(または隣)の位置に座るのがポイントです。真正面だと威圧感を与えてしまうこともあり、本音を引き出しにくくなります。
面談ポイント

面談の進め方とヒアリング術

[面談時間:一人30分~40分程度]

【1】評価シートを手渡し、「点数と評価」について説明

良かったところは褒め、悪かったことから改善してほしい点を絞って話す。

Point : 点数の根拠を伝え、次回昇給の条件なども具体的に伝えよう!

【2】「状況・悩み」のヒアリング

仕事や家庭の状況や悩み、まわりのスタッフとの関係性などを聞く。

Point : プライベートや職場の様子など、普段聞けないことを聞き出そう!

【3】「現状・期待」を伝える

従業員の現状に対して思うこと、期待していることを明確に伝える。

Point : 現状、評価していること、以前より成長したことを正直に伝えよう!

【4】仕事についての「姿勢・今後」のヒアリング

どのように仕事に向き合っているか、今後どう頑張りたいかの本音を聞く。

Point : 仕事に対しての不満や要望、目標などを聞いて、後押しの約束をしよう!

ヒアリングした内容で重要なところはメモに残しておき、次回の評価・面談に活かそう!

人事評価制度を見直して、人にまつわる問題を解決していこう

人・コミュニケーションのムダ対策-その1-いかがでしたでしょうか?
人にまつわる問題は多く存在しますので、人事評価制度を見直してみんなが働きやすい職場環境を目指しましょう!
↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

オフィスに潜む8つのムダ[その6]人・コミュニケーションのムダ対策-その1-中編

人・コミュニケーションのムダ対策

オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。
前回に引き続き、“人”にまつわる問題を「人・コミュニケーションのムダ」と位置づけ、具体的な改善策をご紹介します。
人事評価制度のコツ
社内でも取り組める、評価シートのつくり方と運用のコツを具体的にご紹介!
ポイントは、「シンプルで分かりやすい」ことです。

誰にでも分かりやすい!評価シートをつくる“シート作成”のPoint

Point1:社長の求める項目を評価項目として設定する

社長=会社が従業員に対し、その時々に求めていること、今後求めたいことを評価項目として設定する。

〈コツ〉一般的な評価項目よりも、社長が思うことをそのまま盛り込む

評価シートコツ1

Point2:シンプルに100点満点で設定する

評価項目別にウェイト付けを行って社長の思い(求める度合い)を数値化し、そのまま点数(100点満点)に出るようにする。

〈コツ〉満点を100点とし、社長の思いがそのまま点数に現れるようにする

評価シートコツ2

Point3:リーダーや社員を巻き込んでつくる

評価項目は、できるだけ社員やリーダーを巻き込んでつくると、より納得性が高まる。(パート・アルバイトの場合は、リーダーにつくってもらう)

〈コツ〉社長一人だけでなく、できるだけ社員やリーダーを巻き込んでつくる

評価シートコツ3

フィードバックして納得!効果的に運用する“運用”のPoint

Point1:評価結果にコメントをしっかり書く

評価の点数は客観的な事実を元に冷静につけ、特に、褒める点や成長のための改善点を、文章コメントとして必ず盛り込みましょう。点数評価だけでは、距離感を感じさせます。

また、直近だけの評価や、人としての印象で点をつけてしまわないよう、日ごろから気になることや褒めることを、メモで残しておきましょう。

評価シートコツ4

Point2:評価のルールを定める年2回の実施がベスト

年2回、夏・冬の賞与の前の実施がベストです。年1回では間が空き、3回では負担になります。評価期間と評価月を決め、2回の合計点数で春の昇給の根拠にすると良いでしょう。

数字で評価される部分は、数字の根拠などを伝えましょう。また、部門に関わらず公平に評価がなされるような目標設定にしましょう。
評価シートコツ5

Point3:フィードバック面談が大事

評価結果は、個別に評価面談でフィードバックし、面談では期待を伝えるようにしましょう。普段のコミュニケーションでは伝わりにくいことも、面談の場では伝わりやすいです。

また、評価面談は“公式の場”として従業員にも認識されやすく、従業員一人ひとりが本当に思っていること(本音)が、表面化しやすいです。

従業員としては、会社への思いを公式に話すよい機会となりますし、会社としては、従業員に対して会社の方針を改めて伝えられます。

評価シートコツ6

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

オフィスに潜む8つのムダ[その6]人・コミュニケーションのムダ対策-その1-前編

人・コミュニケーションのムダ対策

“人”にまつわる問題の具体的な改善策

人手不足、人材不足、高い人件費率、コミュニケーション不足による行き違いなどオフィスには“人”にまつわる問題が多く存在します。

今回はそれら“人”にまつわる問題を「人・コミュニケーションのムダ」と位置づけ、具体的な改善策をご紹介したいと思います。

20代の若手社員から突然「会社を辞めたい」と言われないための人事制度づくり

人事制度づくり

人中小企業では、将来を期待する優秀な社員ほど、自身への明確な評価を求めています。若手社員が定着しない企業は、まずは「評価・処遇」から見直してみてはどうでしょうか。

入社3年以内に3割の社員が辞める?!

採用難の昨今、若手社員の突然の退職は企業の存続を脅かしかねない重大事項です。
退職後、新たに採用しようにも思うような人材はそう簡単には見つからないどころか、人材を集めることすらままならないないのが現状です。

そういった若手社員の突然の退職による経営難を防ぐためにも、「辞めさせない環境づくり」と「辞めても困らない体制づくり」に会社全体で力を入れる必要があります。
一般的には、入社3年以内に3割の社員が辞めると言われており、社員数10名以内の中小零細企業に限ってみれば、2人に1人の割合で辞めると言われています。

厚生労働省が行った「新卒社員の退職についての実態調査」を見ても、大学卒業者で3割以上、大企業でも2割以上が、入社後3年以内に退職していることがわかります。そして、退職の主な理由は以下のようになっています。

退職理由

「評価・処遇」の見直しが退職防止に

中小零細企業に限って実施した、20代の退職社員に対してのヒヤリングを元にした調査結果によれば、「職場の人間関係に不満がある」「評価・処遇に納得できない」「仕事内容と会社の将来に不安を感じる」といったものが上位3つに上がりました。
退職理由ベスト3

これを見ると、中小零細企業における若手社員は、主に「働きやすさ」や「働きがい」を求めていることが分かります。

中でも、将来を期待するような優秀な人材ほど「働きがい=明確な評価」を求めている傾向が見られるため、そういった社員の突然の退職を防ぐためにも、あいまいな評価をしている企業は、まずは「評価・処遇」から人事制度を見直していく必要があります。

そこで今回は、左記の中小企業20代社員の退職理由ベスト3の中から、2位の「評価・処遇に納得できない」の対策にスポットを当て、すぐにでも実行可能な「人事評価制度づくり」をご提案したいと思います。

「人事評価制度」と聞くといかにも専門的で難しそうに感じるかもしれませんが、コツが分かれば意外と簡単に取り組めます。

20代の若手社員を定着させるために!「人事評価制度」の必要性

人事評価制度の必要性

20代~30代の若手社員は「評価」を求めている

中小企業の20代~30代の若手社員(パート・アルバイト含む)の多くは、自身の働きや能力に対しての明確な「評価」や「処遇」を求めています。

優秀な人材であるほど、給料や賞与の額以上に「自身の能力や成果がどのように評価されているか」を重要視する傾向にあり、納得できなければ不満となり、結果退職へとつながります。
実際、評価がきちんと行われ、社員も納得している職場では、少々処遇が低くても不満の声は少ないです。

評価→処遇にリンクすると納得性が高まる

したがって、評価が無かったり、あいまいな職場は、人事評価に対する早急な対策が必要です。具体策としては、評価シートをつくって定期的(半年に1回など)に評価を実施し、評価結果を面談で直接伝える、といった評価制度がおすすめです。

評価を明確にし、それを処遇にリンクさせることでより納得性が高まりますし、例えば「業績不振で昇給賞与が出せない」場合にも不満につながりにくく、結果定着率が高まります。
また、評価・面談を通じて社員への教育やコミュニケーションにもなり、成長の後押しにもなります。
評価の重要性
必要な3つの理由

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら