現場に聞く!オフィス改善インタビュー その2 「時間のムダ対策どんな取り組みしてますか?」

インタビュータイトル

「仕事をスピードアップするための時間のムダ対策」について、㈱弘法の山口営業部田村統括リーダーへのインタビュー第2弾。

今回は、「オフィス内での取り組み」に視点を置いてご紹介します。

「テレビ会議・ミーティング」の導入でタイムリーにコミュニケーション

オフィス内での主な仕事のスピードアップ対策を教えてください―

山口県内の営業部は、山口営業部、周南営業部、宇部営業部と3つに分かれているため、以前は会議やミーティングを実施するにも移動時間がかかっていましたが、今は拠点間を常時パソコンでつなげておいてテレビ会議を行うようにしています。

また山口県の営業部に限らず、数年前は本社に集まって行っていた会社全体での会議・ミーティングも今では本社に行くことも少なくなり、時間効率も非常に高くなっていると思います。

その上、毎週1回以上のペースでこまめにテレビ会議やミーティングを実施できるため、よりタイムリーにコミュニケーションを取ることができ、全体的に仕事スピードも上がりました!

ちなみに、現在はパソコンの画面で見ながらの会議ですが、将来的には液晶スクリーンに変えてより臨場感を出したいと考えています。

会議・ミーティングの実施時間においても、以前は17時~19時だったのを9時スタート~10時終了に変更し、できる限り時間外に集まって会議を行うのを減らしています。
テレビ会議
「テレビ会議・ミーティング」の導入でムダな移動時間を削減。

ノー残業デーで体調もアップ

時間外労働を減らすという意味では、以前のインタビューでご紹介した「毎週水曜日ノー残業デー」は今でも継続しており、必ず定時である17:40には夕礼を実施し、18時には全員帰宅しています。

この制度を始めて以来、気のせいか体調を崩す人も減ったような気がします。

いらないものは勇気を持って捨てる

3S(整理・整頓・清掃)に関しては―

こちらも以前にご紹介しましたが、3S(整理・整頓・清掃)についても変わらず継続しています。事務所をスッキリさせることが成果につながると考えていますので。

「いるもの、残すもの」のルールを決め、それに当てはまらない「いらないもの」は勇気を持って捨てています。古い書類に関しても必要なものはスキャニングして、電子データとして保存し、紙の書類は破棄しています。

また、日頃から一人ひとりが整理整頓を心がけており、全体の掃除も毎週金曜日に決めて行っています。

席を離れる際はパソコンと電話のみ

デスクの上に関しても相変わらず書類は全くない状態を維持しており、「席を離れる際はパソコンと電話のみ」という状況も変わっていませんし、棚においてはむしろ以前に比べても減らしています。

このように「人の導線」はお金をかけずに整えることができているので、後は順次モノを新しくしていくだけですね。

デスクの上に関しても相変わらず書類は全くない状態を維持しており、「席を離れる際はパソコンと電話のみ」という状況も変わっていませんし、棚においてはむしろ以前に比べても減らしています。

このように「人の導線」はお金をかけずに整えることができているので、後は順次モノを新しくしていくだけですね。
整理整頓習慣化
「席を離れるときはパソコンと電話のみ」が合言葉。

お気軽に見学にお越しください!

時間短縮や3S(整理・整頓・清掃)なんて、うちでは無理!」と言われる企業様にこそ、是非、見に来ていただきたいと思います!お気軽に見学にお越しください。
オフィス公開

(株)弘法

山口営業部
〒753-0871
山口市朝田1800-1

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弘法
お気軽に見学にお越し下さい!

オフィスに潜む8つのムダ[その5]時間のムダ対策-後編-その3

時間のムダ対策後編その3
オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。
時間のムダ対策後編の最後は、引き続き「働く環境を見直す」という視点から仕事がはかどる環境づくり[3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)]についてご紹介します。

1S:整備

整備

時間や場所を有効活用できる「テレワーク」のすすめ

「テレワーク」とは、「Tele=離れた場所」と「Work=働く」を組み合わせた言葉で、ICT(情報通信技術)を活用して、モバイルPC、スマートフォン、タブレットなどを使い、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことで、働き方改革において今注目されている働き方です。

テレワークの形態は、「モバイルワーク」「在宅勤務」「サテライトオフィス」の3つに分けられ、時間の有効活用という面で多くの企業の課題を解決できます。そのためにも、まずはパソコンやネットワークを見直して整備していきましょう。
テレワーク

テレワーク3つの形態

モバイルワーク

モバイルPCやスマートフォンなどの端末を携帯し、インターネット接続により外出先やカフェなど、時と場所を選ばず仕事をすること。オフィスに立ち寄る時間も有効活用できる。

在宅勤務

オフィスに出勤せず、自宅から勤務先のサーバーなどに接続しながら仕事をすること。通勤にかかる時間や移動の負担がなくなり、勤務時間以外も有効活用できる。

サテライトオフィス

営業所・支店などの離れた拠点でも本社や自身の所属オフィス同様の仕事ができるため、移動時間も有効活用できる他、「本社と同じ設備を導入」といったコストも削減できる。

テレワークのアイディア

VPN(バーチャル・プライベート・ネットワーク)

VPNとは「仮想専用線」という意味で、インターネット上に自社専用のネットワークを設けてセキュリティ上の安全な経路を使って各拠点(営業所・支店)やモバイルパソコンを接続するもの。

盗聴や改ざんの心配なく、外部からでも安心して社内ネットワークにアクセスできます。

VPN

外出先での「モバイルワーク」に欠かせないのが、軽量なモバイルパソコン。営業先での提案をはじめ、打ち合わせ後のまとめや簡単なデータ作成と、その場で処理できるため時間の短縮になります。

モバイルパソコン

テレビ会議

インターネット回線を利用して、パソコンの画面を通じて音声や動画のやり取りが可能です。営業所間などの離れた拠点同士で移動することなくコミュニケーションが取れるため、会社全体で仕事スピードがアップ!

拠点間の移動にかかる時間と費用、会場準備などのムダが削減できます。

テレビ会議

ムダに時間を奪われないオフィス環境をつくろう!

時間のムダ対策後編は[3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)]についてご紹介致しました。是非、日頃から取り組んで、ムダにに時間を奪われないオフィス環境を作りましょう!

サポートします!

弘法では、オフィス環境改善のサポートも承っております。「テレワークのできる環境づくり」「自社専用のプライベートネットワークの構築」など、「時間や場所を有効活用して仕事効率を高める環境整備のご提案」をさせていただきます。
詳しくは、弘法営業マンにお声掛けください!

 

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

オフィスに潜む8つのムダ[その5]時間のムダ対策-後編-その2

時間のムダ対策後編その2

オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。
前回に引き続き、「働く環境を見直す」という視点から仕事がはかどる環境づくり[3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)]についてご紹介します。

3Sその2:整頓

整頓

整頓のコツ

原則1:定位置を決める

全てのモノに定位置が決まっていれば、取り出すのもしまうのも探す時間が必要なくなる。

【例】書類や資料は必要頻度や時間軸で管理
書類や資料はテーマ別だと当てはまらないものも出てくる。必要頻度や時系列でまとめて管理すると漏れがない。

整理のコツ1

原則2:ひと目でわかる

ファイルやボックス内にどんな情報やモノが入っているかがひと目で分かる工夫をする。

【例】書類は立ててしまう
書類は寝かせて積み上げると、一番上以外は判別しにくい。立てて置くことでひと目で把握でき、しかも取り出しやすい。

整理のコツ2

原則3:使いやすさを優先

何かを動かしたり、人の手助けが必要にならないよう、機能的かつ取り出しやすくしまう。

【例】デスク上はパソコンと電話だけ
デスクの上は作業場。基本的にはパソコンと電話だけを置き、他のモノを置かないようにする。ペンも引き出しにしまう。

整理のコツ3

原則4:使用頻度に合わせる

よく使うモノは周辺の取り出しやすい場所へ、めったに使わないモノは遠目の収納庫などにしまうなど使用頻度に合わせてしまう。

【例】よく使う文房具から順番に
引き出しの中の文房具は、手前からよく使うモノ順にしまう。筆記用具は手前で定規やクリップ、切手などは奥にするなど。

整理のコツ4

整頓のアイディア

書類は一つの仕事ごとにしまう

書類は一つの仕事が終わるごとに、他の仕事と混ざらないようしまう。
整頓のアイディア1

色、形、大きさ、形式をそろえる

同じテーマでファイルやラベルなどの色、形、大きさ、形式をそろえる。
整頓のアイディア2

PC内のファイル名は簡潔に

データを毎回開いてみなくても内容が分かり、どれが最新版か分かるファイル名にする〈例〉日付をつける、具体的な名称にするなど。
整頓のアイディア3

名刺はデジタル化して管理する

名刺はその日のうちにスキャニングしてデジタル管理。
整頓のアイディア4

一番上の引き出しは空にしておく

デスクの一番上の引き出しは基本的に空にし、「進行中」の案件の一時保管場所として使う。
整頓のアイディア5

メールは自動で振り分ける

メールはフォルダに振り分けて管理し、対応の遅れや漏れやをなくす。メールソフトの機能を使って、自動的に振り分けるようにすると便利。
整頓のアイディア6

テーマ分けは大まかにしましょう!

資料や書類の整頓で「テーマ分け」することも多いと思いますが、テーマ設定を細かくしすぎると種類が多く探しづらかったり、「どのテーマにも当てはまらない」資料も出てきがち。テーマ分けは、なるべく大まかにしましょう。

テーマ分け

3Sその3:清掃

清掃

清掃のメリット

整理整頓された状態をキープ!習慣化することで仕事の品質も向上!

清掃とはキレイに掃除することで、「ゴミや汚れがないピカピカな状態を維持する」ことです。これを怠ると、整理整頓によってできたせっかくの片づいた状態も崩れてしまい、その度に延々と整理整頓を続けることになります。

またそれだけでなく、キレイに片づいた場所で働くことは精神的にも落ち着きをもたらし、仕事の品質向上にもつながります。
つまり、整理整頓もそうですが「清掃」は一過性のもので終わらせるのではなく、習慣化することが大事です。

◎精神面の向上:フレッシュな気持ち

身の回りがキレイなことは気持ちがいいので、常にフレッシュな気分で仕事に臨めます。

◎品質の向上:集中力アップ

フレッシュな気持ちで働くことで集中力が高まり、結果的に仕事品質も向上します。

◎風紀が良くなる:規律正しくなる

キレイな環境を保つことで「身の回りをキレイにする」という意識が高まり、自然と規律正しくなります。

◎チェック効果:小さな変化に気づく

定期的な清掃により、些細な変化や異常にも気づき、問題を未然に防げます。(例)抜けかけたコンセント、提出し忘れた書類など
清掃のメリット

清掃のコツ

原則1:「清掃=付加価値を高める」という意識を浸透させる

「清掃は仕事の合間にやるもの」という考えでは、「今日は時間がない」などの理由でやらないことも多く、なかなか習慣化しない。今一度、社内で「付加価値を高めるもの」というを清掃のメリット浸透させる。

原則2:「清掃タイム」をつくる

(例)就業前10分、毎週金曜の食後15分など
「清掃=付加価値を高めるもの」という意識改革のもと、業務時間内に「清掃タイム」を組み込んで習慣化する。オフィス全体の清掃を毎日するのは難しくても、デスク周りであれば個人単位で毎日の実施も可能。

原則3:「清掃道具」をそろえる

「いざ清掃」となった段階で、必要な道具が無ければ実施できません。例えば、ほうき、雑巾、モップ、洗剤などを事前にそろえ、すぐに使えるように設置しておくことが習慣化するポイント。

「オフィス環境のリニューアル」サポートします!

弘法では、オフィス環境改善のサポートも承っております。

「オフィスの移転」「レイアウトを替えたい」「仕切りをつけて部屋を増やしたい」「フリーアドレス(社員のデスクを固定しない)を導入したい」など、オフィス環境のリニューアルついて、職場に応じた「仕事効率を高める改善のご提案」をさせていただきます。

詳しくは、弘法営業マンにお声掛けください!

 

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

オフィスに潜む8つのムダ[その5]時間のムダ対策-後編-その1

時間のムダ対策後編その1

3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)で仕事がはかどるオフィス環境をつくろう!

時間のムダを省いて生産性を高める方策として、前回は「仕事の進め方を見直す」という視点で仕事のスピードアップ法をご紹介しました。

しかし、いくら一人ひとりが仕事のスピードを速めようと意識をしても、モノや資料の場所が分からない…、オフィス内の動線が不便、拠点間のネットワークがない…など環境によって物理的に妨げられる場合も多々あります。

特に、一般的なオフィスワークにおいては、モノや資料を“探す”ためだけに1日平均で1時間程度かかっている(=奪われている)と言われています。

そこで、今回は視点を変えて「働く環境を見直す」という視点から仕事がはかどる環境づくり[3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)]についてご紹介します。
仕事がはかどるオフィス

3s+1s

ムダを減らして時間を獲得! 仕事がはかどるオフィスづくり

オフィス環境がもたらす“ムダな時間”には大きく4つあります。

それは、モノや書類を“探す”時間、データを取り違えて“やり直す”時間、汚れたオフィスで“集中できずにただ過ぎる”時間、パソコンのデータ処理などを“待つ”時間です。

これらのムダな時間を削減し、仕事がはかどるオフィス環境に変える取り組みとしておすすめするのが、3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)です。

仕事がはかどるオフィスづくり

3Sその1:整理

整理

整理の基本サイクルは、①出す→②分ける→③減らす→④しまうの4段階。一気に沢山の場所をやると疲れるので、1日1ヶ所、時間は1サイクル15分を目標に、定期的に実施しましょう。

整理の基本サイクル

①出す

片付けたい場所(引き出し、棚など)に入っているモノを、いったん別の場所にすべて出す。

【ポイント】すべて出すことで全体を把握でき、“モノを減らす”意識が強まる。

②分ける

“モノを減らす基準”を定めて、「いるもの」と「いらないもの」に分ける。

【ポイント】迷いをなくすため、減らす基準は明確にする。「1ヶ月内に使用したか、1年内で見たか」など。

③減らす

②の段階で「いらないもの」と判断したモノを減らす。

【ポイント】苦手な人ほどこれを徹底する。減らす方法は、捨てる、あげる、元の場所に戻す、売るなど。

④しまう

②の段階で「いるもの」と判断したモノを元の場所に戻す。

【ポイント】苦手な人は配置にこだわって時間がかかる。この時は、基本的に「ただ戻すだけ」にする。

整理目標

整理のコツ

原則1:モノはなるべく増やさない

自分のまわりに置くモノの分量はある程度決めて、それ以上は増やさない。「一つ増えたら一つ減らす」を心がける。

原則2:「もしかしたら必要…」と考えない

「もしかしたら…」という思考でいるとモノがあふれる。そんな時は「モノの保管スペースにもお金がかかっている」と考えよう。

原則3:「整理も仕事」という意識を持つ

全員が「整理は仕事効率を上げるためにやる大切な仕事」という意識を持って、日々の仕事の一つとして組み込む。

整理のアイディア

自分の持ち物に名前をつける

整理のアイディア1
紛失によるモノの追加・増加を防ぐ

名刺に情報を書いて管理

整理のアイディア2
もらった名刺に、いつ、どこで、どんな仕事で会ったかをメモ

カバンの中身は1ヶ月

整理のアイディア3
1ヶ月使わないモノはカバンから出す

PCのデスクトップは3列以内

整理のアイディア4
要不要の判断に迷うデータは「保留フォルダ」でにまとめる

ムダに保管しているモノを定期的に整理しましょう!

例えば、下記のような「本当は必要ないけれど取っているモノ」、あなたのオフィスにはありませんか?放っておくと知らぬ間にたまる一方です。是非、時間をつくって定期的に整理しましょう!
整理すべきモノの一例

↓オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。前回までの記事はこちら

オフィス改善インタビュー「コミュニケーションが取りやすくなりムダなスペースも削減!」

オフィス改善インタビュー

半年計画を練ってレイアウト改善を実行

オフィスレイアウト改善の経緯は ー

6年前に現在のこのビルを購入し、専門学校を運営してきました。

以来、生徒も先生などのスタッフもだいぶ増えてきたため「もっと居心地のよいオフィスにしたい」との思いがあり、半年前ぐらいから弘法さんと打ち合わせをして、オフィスのレイアウトを改善しました!

先生同士や生徒とのコミュニケーションが取りやすくなった!

効果のほどはいかがですか ー

キレイになって気持ちがよいというのは勿論ですが、事務スタッフと先生、先生同士のコミュニケーションが取りやすくなりましたね。

コミュニケーションを重視しムダなスペースも減らした

どのようなオフィス改善を行ったのですか ー

当校には常勤で10名、非常勤で40名ほどの先生が在籍しています。

今までは一人に一席を設け、机の配置も常勤・非常勤問わず各人バラバラでしたが、今回のオフィス改善で常勤の先生と非常勤の先生のエリアを明確に分けて配置しました。

インタビュー1

そして、非常勤の中でも勤務日数が少ないの先生の机は固定せず“フリーアドレス”とし、席数も必要最低限にとどめたんです。

その結果、同じ勤務形態の先生が同じエリアに座るためコミュニケーションが取りやすくなり、席数を絞った分、ムダなスペースも減らすことができました。

オフィス改善

喫茶店みたいで居心地よく気持ちよい

オフィス改善について外国人の先生からの反響は ー

加えて、オフィスの床や机、椅子を一新し、さらには応接や会議室、倉庫もつくり、レイアウトも変更しました。特にイスにはこだわり、スタッフが気持ちよく仕事ができるよう配慮しました。

当校には外国人の先生も10名ほど在籍されてますが、先生方からは「喫茶店みたいで居心地がよくてうれしい」という声を沢山いただいています。

インタビュー2

レイアウトを改善してから部屋全体の雰囲気が明るくなったのもあるかもしれませんが、人間関係も深まり、先生の定着率もより高まるように思います。

生徒により目が届きやすくなった

生徒さんは東南アジアの方が多いですね ー

そうですね、東南アジア圏の10数ヶ国から来ていただいていまして、今では定員一杯の700名の生徒がいます。

外国人の生徒は2年かけて日本語を学んでいますが、レイアウト改善によって先生とのコミュニケーションも取りやすくなったようですし、先生側としても今まで別の教室でやっていた補講を同じフロアで行えるため、より生徒に目が届くようになりました。

レイアウト変更

先生方が、毎日数千枚を印刷しています!

印刷機もかなり活用されているようですね ー

当校では、先生がテキストを自分でつくり日々印刷していますので、印刷機の配置も工夫して印刷しやすい動線になるようにと考えています。毎日数千枚も印刷されていますから、レイアウトを改善することで動き回るストレスも減ったように思います。

今回、弘法でレイアウト改善をお手伝いさせていただきましたが、いかがでしたでしょうかー

親身になって一生懸命に考えていただいて、とても楽しくレイアウト改善ができました。

営業担当の方とも半年かけて何度も打ち合わせし、おかげで納得できるオフィスにすることができました。

応接室
応接を儲けることで来客への対応もよりスムーズに

今後は教室も改善したい

今後はどのようなオフィス改善を予定されていますか ー

オフィスはかなり良くなりましたので、次は教室を良くしていこうと思っています。机や椅子も入れ替えて、生徒の皆さんがより快適に過ごせる環境を作りたいと思っています。

専門学校広島国際ビジネスカレッジ

〒720-0812
広島県福山市霞町1-2-3

TEL.084-922-7667

校内イメージ
お気軽にお問い合わせ下さい!

現場に聞く!オフィス改善インタビュー その1 「時間のムダ対策どんな取り組みしてますか?」

オフィス改善インタビュー
事務機器の販売をメインにオフィス改善による働き方改革を幅広くサポートしている株式会社 弘法は、自社でもオフィス改善に積極的に取り組んでいます。

中でも山口営業部においては「時間のムダ対策」ということで仕事をスピードアップするための取り組みに力を入れ始めて以来、弘法の中でも営業成績が高い水準を維持しています。今回は成果につながっている取り組みと秘訣について、(株)弘法 山口営業部の田村統括リーダーに聞きました。

情報を共有しながら営業の質を高める

一日の仕事の流れを教えてください―

当営業部では、8:55始業で夕方は17:40が定時です。山口県は営業エリアが広く各営業部も距離が離れているため、以前は営業マンは一匹オオカミ的な動きになりがちでしたが、今は仕事効率を高めるためにも意識的にチームで動いています。

仕事効率を高めるために意識していることは―

仕事効率を高めようと思うと「時間を短縮しながら成果を維持」する必要があるため、時間効率に対するスタッフ全員の意識が自然と高まっています。

中でも特に意識していることは、スタッフ間での情報共有と営業の質を高めることです。その結果、数年前と比べてかなりの時間短縮が図られています。

各スタッフとも一日の中でダラダラしている時間やムダな時間がかなり少ない状況ですし、リーダーも率先して早く帰るようにしています。そして、そういった意識改革の成果が営業成績の向上にもつながっているように思います。
仕事効率

グループウェアや電子機器を有効活用・スタッフ全員で仕事を共有

情報の共有はどんな対策をされていますか―

グループウェアや電子機器を活用しています。
グループウェアに関しては、各自のスケジュールを他のスタッフのスケジュールにも反映・表示するようにすることで、予定の共有をしっかり行っています。そうすることで、お互いがスムーズに段取りを進めることができます。

また、マイクロソフト社のノートパソコン「サーフェス」や「iPhone」を全員に配布して同じ仕事環境を整えつつ、「グループウェア」や「エクセルオンライン」を活用して、情報やデータを共有して全員で仕事の共有を図っています。

特にサービスマンに関しては、山口県内の広いエリアを機器の修理などで日々飛び回っているため、例えば、外出先で見積書を作成してプリントして持参するといったように、これらをフル活用しています。

アポイント訪問を増やして中身を濃く

営業の質を高めるために取り組まれていることは―

現在、1日の営業訪問件数は平均10件程度ですが、その中で4割程度はアポイントをとって訪問しています。以前はもう少し訪問件数が多かったのですが、当日アポイントやアポイントなしでの訪問も多く、アポイントをとっての訪問は全体の2割程度でした。

アポイント訪問を増やしたことで訪問件数自体は減っていますが、有効な面談件数は増えています。さらに、そこに向けての事前準備をしっかりして行くので、より中身の濃い営業活動ができるようになっており、成果にもつながりやすくなっているように思います。
情報の共有

IT日報の活用で効率的に管理

営業全体はどのように管理されていますか―

IT日報を活用して、訪問件数、アポイント訪問件数、新規訪問件数、面談件数など、毎月データを集計管理して翌月の営業活動に活かしています。各拠点ごとの距離は離れていますが、商談内容や見積もりも全てチェックしてコメントも書いているので、近くにいるような感じです。

また、営業内容、商談内容は商談後すぐに「サーフェス」や「iPhone」を使ってIT日報に入力することで、帰社時点では日報がほぼできあがっている状態になっており、仕事のスピードアップにもつながっています。

テレビ会議の導入や3Sの徹底

オフィス内の環境面では何か取り組まれていますか―

社内の環境面には、より力を入れて取り組んでいます。各地にある営業部間で集まって会議するときに発生する移動時間を削減するために「テレビ会議」を導入し、パソコンを通じて簡単にできるようになりました。

さらに、以前ご紹介した3S(整理・整頓・清掃)も更に徹底し、スッキリした環境で仕事ができるよう取り組んでいます!
〈つづく〉
テレビ会議
「テレビ会議」の導入で移動時間を削減!

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