オフィスに潜む8つのムダ[その5]時間のムダ対策-後編-その3

時間のムダ対策後編その3
オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。
時間のムダ対策後編の最後は、引き続き「働く環境を見直す」という視点から仕事がはかどる環境づくり[3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)]についてご紹介します。

1S:整備

整備

時間や場所を有効活用できる「テレワーク」のすすめ

「テレワーク」とは、「Tele=離れた場所」と「Work=働く」を組み合わせた言葉で、ICT(情報通信技術)を活用して、モバイルPC、スマートフォン、タブレットなどを使い、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことで、働き方改革において今注目されている働き方です。

テレワークの形態は、「モバイルワーク」「在宅勤務」「サテライトオフィス」の3つに分けられ、時間の有効活用という面で多くの企業の課題を解決できます。そのためにも、まずはパソコンやネットワークを見直して整備していきましょう。
テレワーク

テレワーク3つの形態

モバイルワーク

モバイルPCやスマートフォンなどの端末を携帯し、インターネット接続により外出先やカフェなど、時と場所を選ばず仕事をすること。オフィスに立ち寄る時間も有効活用できる。

在宅勤務

オフィスに出勤せず、自宅から勤務先のサーバーなどに接続しながら仕事をすること。通勤にかかる時間や移動の負担がなくなり、勤務時間以外も有効活用できる。

サテライトオフィス

営業所・支店などの離れた拠点でも本社や自身の所属オフィス同様の仕事ができるため、移動時間も有効活用できる他、「本社と同じ設備を導入」といったコストも削減できる。

テレワークのアイディア

VPN(バーチャル・プライベート・ネットワーク)

VPNとは「仮想専用線」という意味で、インターネット上に自社専用のネットワークを設けてセキュリティ上の安全な経路を使って各拠点(営業所・支店)やモバイルパソコンを接続するもの。

盗聴や改ざんの心配なく、外部からでも安心して社内ネットワークにアクセスできます。

VPN

外出先での「モバイルワーク」に欠かせないのが、軽量なモバイルパソコン。営業先での提案をはじめ、打ち合わせ後のまとめや簡単なデータ作成と、その場で処理できるため時間の短縮になります。

モバイルパソコン

テレビ会議

インターネット回線を利用して、パソコンの画面を通じて音声や動画のやり取りが可能です。営業所間などの離れた拠点同士で移動することなくコミュニケーションが取れるため、会社全体で仕事スピードがアップ!

拠点間の移動にかかる時間と費用、会場準備などのムダが削減できます。

テレビ会議

ムダに時間を奪われないオフィス環境をつくろう!

時間のムダ対策後編は[3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)]についてご紹介致しました。是非、日頃から取り組んで、ムダにに時間を奪われないオフィス環境を作りましょう!

サポートします!

弘法では、オフィス環境改善のサポートも承っております。「テレワークのできる環境づくり」「自社専用のプライベートネットワークの構築」など、「時間や場所を有効活用して仕事効率を高める環境整備のご提案」をさせていただきます。
詳しくは、弘法営業マンにお声掛けください!

 

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オフィスに潜む8つのムダ[その5]時間のムダ対策-後編-その2

時間のムダ対策後編その2

オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。
前回に引き続き、「働く環境を見直す」という視点から仕事がはかどる環境づくり[3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)]についてご紹介します。

3Sその2:整頓

整頓

整頓のコツ

原則1:定位置を決める

全てのモノに定位置が決まっていれば、取り出すのもしまうのも探す時間が必要なくなる。

【例】書類や資料は必要頻度や時間軸で管理
書類や資料はテーマ別だと当てはまらないものも出てくる。必要頻度や時系列でまとめて管理すると漏れがない。

整理のコツ1

原則2:ひと目でわかる

ファイルやボックス内にどんな情報やモノが入っているかがひと目で分かる工夫をする。

【例】書類は立ててしまう
書類は寝かせて積み上げると、一番上以外は判別しにくい。立てて置くことでひと目で把握でき、しかも取り出しやすい。

整理のコツ2

原則3:使いやすさを優先

何かを動かしたり、人の手助けが必要にならないよう、機能的かつ取り出しやすくしまう。

【例】デスク上はパソコンと電話だけ
デスクの上は作業場。基本的にはパソコンと電話だけを置き、他のモノを置かないようにする。ペンも引き出しにしまう。

整理のコツ3

原則4:使用頻度に合わせる

よく使うモノは周辺の取り出しやすい場所へ、めったに使わないモノは遠目の収納庫などにしまうなど使用頻度に合わせてしまう。

【例】よく使う文房具から順番に
引き出しの中の文房具は、手前からよく使うモノ順にしまう。筆記用具は手前で定規やクリップ、切手などは奥にするなど。

整理のコツ4

整頓のアイディア

書類は一つの仕事ごとにしまう

書類は一つの仕事が終わるごとに、他の仕事と混ざらないようしまう。
整頓のアイディア1

色、形、大きさ、形式をそろえる

同じテーマでファイルやラベルなどの色、形、大きさ、形式をそろえる。
整頓のアイディア2

PC内のファイル名は簡潔に

データを毎回開いてみなくても内容が分かり、どれが最新版か分かるファイル名にする〈例〉日付をつける、具体的な名称にするなど。
整頓のアイディア3

名刺はデジタル化して管理する

名刺はその日のうちにスキャニングしてデジタル管理。
整頓のアイディア4

一番上の引き出しは空にしておく

デスクの一番上の引き出しは基本的に空にし、「進行中」の案件の一時保管場所として使う。
整頓のアイディア5

メールは自動で振り分ける

メールはフォルダに振り分けて管理し、対応の遅れや漏れやをなくす。メールソフトの機能を使って、自動的に振り分けるようにすると便利。
整頓のアイディア6

テーマ分けは大まかにしましょう!

資料や書類の整頓で「テーマ分け」することも多いと思いますが、テーマ設定を細かくしすぎると種類が多く探しづらかったり、「どのテーマにも当てはまらない」資料も出てきがち。テーマ分けは、なるべく大まかにしましょう。

テーマ分け

3Sその3:清掃

清掃

清掃のメリット

整理整頓された状態をキープ!習慣化することで仕事の品質も向上!

清掃とはキレイに掃除することで、「ゴミや汚れがないピカピカな状態を維持する」ことです。これを怠ると、整理整頓によってできたせっかくの片づいた状態も崩れてしまい、その度に延々と整理整頓を続けることになります。

またそれだけでなく、キレイに片づいた場所で働くことは精神的にも落ち着きをもたらし、仕事の品質向上にもつながります。
つまり、整理整頓もそうですが「清掃」は一過性のもので終わらせるのではなく、習慣化することが大事です。

◎精神面の向上:フレッシュな気持ち

身の回りがキレイなことは気持ちがいいので、常にフレッシュな気分で仕事に臨めます。

◎品質の向上:集中力アップ

フレッシュな気持ちで働くことで集中力が高まり、結果的に仕事品質も向上します。

◎風紀が良くなる:規律正しくなる

キレイな環境を保つことで「身の回りをキレイにする」という意識が高まり、自然と規律正しくなります。

◎チェック効果:小さな変化に気づく

定期的な清掃により、些細な変化や異常にも気づき、問題を未然に防げます。(例)抜けかけたコンセント、提出し忘れた書類など
清掃のメリット

清掃のコツ

原則1:「清掃=付加価値を高める」という意識を浸透させる

「清掃は仕事の合間にやるもの」という考えでは、「今日は時間がない」などの理由でやらないことも多く、なかなか習慣化しない。今一度、社内で「付加価値を高めるもの」というを清掃のメリット浸透させる。

原則2:「清掃タイム」をつくる

(例)就業前10分、毎週金曜の食後15分など
「清掃=付加価値を高めるもの」という意識改革のもと、業務時間内に「清掃タイム」を組み込んで習慣化する。オフィス全体の清掃を毎日するのは難しくても、デスク周りであれば個人単位で毎日の実施も可能。

原則3:「清掃道具」をそろえる

「いざ清掃」となった段階で、必要な道具が無ければ実施できません。例えば、ほうき、雑巾、モップ、洗剤などを事前にそろえ、すぐに使えるように設置しておくことが習慣化するポイント。

「オフィス環境のリニューアル」サポートします!

弘法では、オフィス環境改善のサポートも承っております。

「オフィスの移転」「レイアウトを替えたい」「仕切りをつけて部屋を増やしたい」「フリーアドレス(社員のデスクを固定しない)を導入したい」など、オフィス環境のリニューアルついて、職場に応じた「仕事効率を高める改善のご提案」をさせていただきます。

詳しくは、弘法営業マンにお声掛けください!

 

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オフィスに潜む8つのムダ[その5]時間のムダ対策-後編-その1

時間のムダ対策後編その1

3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)で仕事がはかどるオフィス環境をつくろう!

時間のムダを省いて生産性を高める方策として、前回は「仕事の進め方を見直す」という視点で仕事のスピードアップ法をご紹介しました。

しかし、いくら一人ひとりが仕事のスピードを速めようと意識をしても、モノや資料の場所が分からない…、オフィス内の動線が不便、拠点間のネットワークがない…など環境によって物理的に妨げられる場合も多々あります。

特に、一般的なオフィスワークにおいては、モノや資料を“探す”ためだけに1日平均で1時間程度かかっている(=奪われている)と言われています。

そこで、今回は視点を変えて「働く環境を見直す」という視点から仕事がはかどる環境づくり[3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)]についてご紹介します。
仕事がはかどるオフィス

3s+1s

ムダを減らして時間を獲得! 仕事がはかどるオフィスづくり

オフィス環境がもたらす“ムダな時間”には大きく4つあります。

それは、モノや書類を“探す”時間、データを取り違えて“やり直す”時間、汚れたオフィスで“集中できずにただ過ぎる”時間、パソコンのデータ処理などを“待つ”時間です。

これらのムダな時間を削減し、仕事がはかどるオフィス環境に変える取り組みとしておすすめするのが、3S(整理・整頓・清掃)+1S(整備)です。

仕事がはかどるオフィスづくり

3Sその1:整理

整理

整理の基本サイクルは、①出す→②分ける→③減らす→④しまうの4段階。一気に沢山の場所をやると疲れるので、1日1ヶ所、時間は1サイクル15分を目標に、定期的に実施しましょう。

整理の基本サイクル

①出す

片付けたい場所(引き出し、棚など)に入っているモノを、いったん別の場所にすべて出す。

【ポイント】すべて出すことで全体を把握でき、“モノを減らす”意識が強まる。

②分ける

“モノを減らす基準”を定めて、「いるもの」と「いらないもの」に分ける。

【ポイント】迷いをなくすため、減らす基準は明確にする。「1ヶ月内に使用したか、1年内で見たか」など。

③減らす

②の段階で「いらないもの」と判断したモノを減らす。

【ポイント】苦手な人ほどこれを徹底する。減らす方法は、捨てる、あげる、元の場所に戻す、売るなど。

④しまう

②の段階で「いるもの」と判断したモノを元の場所に戻す。

【ポイント】苦手な人は配置にこだわって時間がかかる。この時は、基本的に「ただ戻すだけ」にする。

整理目標

整理のコツ

原則1:モノはなるべく増やさない

自分のまわりに置くモノの分量はある程度決めて、それ以上は増やさない。「一つ増えたら一つ減らす」を心がける。

原則2:「もしかしたら必要…」と考えない

「もしかしたら…」という思考でいるとモノがあふれる。そんな時は「モノの保管スペースにもお金がかかっている」と考えよう。

原則3:「整理も仕事」という意識を持つ

全員が「整理は仕事効率を上げるためにやる大切な仕事」という意識を持って、日々の仕事の一つとして組み込む。

整理のアイディア

自分の持ち物に名前をつける

整理のアイディア1
紛失によるモノの追加・増加を防ぐ

名刺に情報を書いて管理

整理のアイディア2
もらった名刺に、いつ、どこで、どんな仕事で会ったかをメモ

カバンの中身は1ヶ月

整理のアイディア3
1ヶ月使わないモノはカバンから出す

PCのデスクトップは3列以内

整理のアイディア4
要不要の判断に迷うデータは「保留フォルダ」でにまとめる

ムダに保管しているモノを定期的に整理しましょう!

例えば、下記のような「本当は必要ないけれど取っているモノ」、あなたのオフィスにはありませんか?放っておくと知らぬ間にたまる一方です。是非、時間をつくって定期的に整理しましょう!
整理すべきモノの一例

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オフィスに潜む8つのムダ[その5]時間のムダ対策-前編-

時間のムダ対策前編
企業にとって、今や「働き方改革」は避けては通れません。今後は「いかに密度濃く働き、生産性を高めるか」ということと、従業員一人ひとりが「いかに仕事をスピードアップするか」が重要課題となります。

今回は「時間のムダ」に注目し、仕事をスピードアップするための方策についてご紹介していきます!
ムダを排除

仕事のスピードアップ法
万人共通で与えられた時間の中、「人の倍の時間働く」ことは物理的に不可能ですが、やり方次第で「人の倍の密度で働く」ことはできます。「時間のムダ」を一つずつ排除していくことで、意識的に仕事の密度を高めていきましょう。
仕事量密度アップ

仕事が遅くなる!「時間のムダ」 8つの要因

要因01:時間をあまり気にしていない

改善策:1日を計画的に過ごす!

日本の法律上、1日の労働時間は原則として8時間。その中で成果をあげていくには、「どの仕事に、どのくらい時間をかけて、どこまで進めるか」という綿密なスケジューリングが鍵を握ります。

スケジュールを立てない=終わりが決まっていないため、時間内に終わらせる意識が薄くスピードが上がりません。朝一番もしくは前日の帰宅前に翌日の仕事スケジュールを立てて、1日を計画的に過ごしましょう!

時間のムダ要因01

要因02:生活パターンが夜型になっている

改善策:朝のゴールデンタイムを活用!

一般的に、人が1日で最も集中力が高まる時間帯は、午前10時~12時と言われています。逆に、最も低下するのは14時~15時で、その後16時頃に再度高まった後、就寝まで低下し続けるそうです。

時々、「夜は落ち着いて仕事がはかどる」と言われる方もいらっしゃいますが、それは錯覚です。午前10時~12時のゴールデンタイムを有効的に活用し、夜はしっかり休んで翌日に備えましょう!

時間のムダ要因02

スケジューリングシート
残業記録シート

要因03:段取りを組まず取り掛かりが遅い

改善策:最終と中間のゴールを明確に!

「段取り」とは、事を運ぶための順序のことで、事がうまく運ぶように前もって手順を整えること。つまり、先を見て先手を打っておくことです。

仕事が発生したら、頭に情報が残っているうちに「いつまでに、誰と、何をするか」、その場で即段取りを組みましょう。ポイントは、最終ゴールだけでなく日々の中間ゴールも明確に設定すること。あとは段取りに沿って中間ゴールを積み重ねるだけです!

時間のムダ要因03

要因04:完成度を一気に高めようとする

改善策:70%の完成度を目指す!

例えば、「予定より早く完成させたはずの書類が、実は依頼者と方向性がズレていてやり直しになり、結局納期が遅れた…」という人。仕事が速そうに見えて実は遅いという、とても惜しい人です。

何事も、いきなり最初からゴールを目指すのは危険です。ゴールから逆算して仕事を細切れにし、完成度は70%程度でも依頼者に前倒しでこまめに確認することで、仕事のスピードと質がアップします!

時間のムダ要因04

段取りシート

要因05:周りから集中を妨げられる

改善策:会社全体で取り組む!

仕事に集中しようとしても、周りから妨げられることがあります。上司からの指示や同僚からの相談や依頼、お客様からの電話などです。

お客様関連はなかなか避けることはできませんので、社内のことは「集中(他人の邪魔をしない)タイム」を決めて共有すれば解決できます。ちなみに、一回集中タイムは、一般的に人が集中できる時間と言われる90分に設定すると良いでしょう!

時間のムダ要因05

要因06:庶務・連絡・雑用などに追われる

改善策:集中力が低下する時間に!

仕事において庶務・連絡はとても重要です。放置しておくと仕事が進まないばかりか、自分だけでなく周囲にも迷惑がかかります。
緊急ではない雑用もいつかはやらねならず、ためると大変です。かといって、発生するたびにしらみつぶしに応対していては、今やるべき仕事の妨げになります。

そこで、1日のスケジュールに「庶務タイム」を組み込み、メリハリをつけて時間を上手に使いましょう!

時間のムダ要因06

要因07:毎回同じ内容を指導している

改善策:誰でもできるようにシステム化!

同じ人に何度も同じ指導をしたり、また担当者がいないと仕事が進まないなど、「自分しかわからない」や「特定の人しかできない」となると、仕事は進みにくく、また負担が一極に集中するといった不具合も生じます。

社内の業務は、できるだけの多くの人が対応できるよう、マニュアルや研修会でシステム化していきましょう!

時間のムダ要因07

要因08:伝達漏れが発生している

改善策:クラウドの活用で情報を見える化!

例えば、伝達漏れにより複数人から同じことを確認されたり、行き違いややり直しが発生することは、大変時間のムダです。

解決策としては、ネットワークサーバーやクラウドシステムなどを活用して情報を見える化し、社内で共有するようにしましょう。

時間のムダ要因08

弘法の担当営業より

オフィスの時短・業務効率化をご検討の方は弘法営業マンにお声掛けください。

 

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オフィスに潜む8つのムダ[その4]ノウハウとデータのムダ対策-その3-

ノウハウとデータのムダ対策-その3-

ムダを省いて生産性を上げる!オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。今回は「ノウハウ・データのムダ対策」最終章として、
データを守るセキュリティ対策についてご紹介します。

情報やデータを守ろう!

情報やデータを守る

セキュリティソフトやUTMで会社を守ろう!

会社の大事な資産であるデータや情報はどのように管理されていますでしょうか。インターネットをはじめとするネットワークに接続している以上、社内全体がウイルス感染や不正アクセスによるデータ漏えいや改ざんなどの脅威に常にさらされています。会社の大事な資産を失わないためにも、日常的に情報セキュリティ対策を行うことが重要です。

一言でセキュリティ対策といっても様々な取り組みがありますが、いくら社内で情報管理のルールを徹底していたとしてもても、「誤ってウイスルメールのファイルを開いてしまった…」などのヒューマンエラーの可能性は常に潜んでいます。

そういったことを防ぐためにも、セキュリティソフトやUTM(統合脅威管理)いったシステム的な対策の導入をおすすめします。
セキュリティソフトはパソコンやタブレットなどの本体を直接守るものであり、UTMはネットワーク全体をまとめて内外から管理できます。両者とも一長一短ありますが、両者を並行して2段構えで活用されるのがより強固なセキュリティ対策といえるでしょう。

2段構えで会社を守る

セキュリティソフト

外部からのコンピューターウイルスに対し、パソコンを直接守る。主には、危険なプログラムの侵入を防ぐ「ファイアウォール」機能、パソコン内に侵入したウイルスを探し出して削除・隔離する「ウイルス検出」機能などがある。

UTMと比べ、コストを抑えてパソコン一台一台に対応できる。

メリットデメリット01
弘法のおすすめ01

UTM(United Threat Management/統合脅威管理)

一台のパソコンに対して個別ではなく、社内ネットワーク全体を集約してまとめてセキュリティ管理を行うもの。

外部からの攻撃(ウイルスメールや不正アクセスなど)を防ぎつつ、内部からのアクション(情報漏えいや有害サイトへのアクセスなど)への対策も同時に実施可能。

メリットデメリット02
弘法のおすすめ02

ムダをなくして、生産性アップ!

3回にわけてご紹介した「ノウハウ・データのムダ対策」。

グループウェアや顧客管理システム、ファイリングをはじめ共有サーバー・フォルダをうまく活用して効率よくデータを管理していきましょう。データを守るセキュリティ対策もお忘れなく!

弘法の担当営業より

オフィスの「ペーパーレス化」や、セキュリティソフト導入をご検討の方は弘法営業マンにお声掛けください。

 

 
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オフィスに潜む8つのムダ[その4]ノウハウとデータのムダ対策-その2-

ノウハウとデータのムダ対策-その2-ムダを省いて生産性を上げる!オフィスに潜む”8つのムダ”シリーズ。今回は引き続き「ノウハウ・データのムダ対策」として、 情報検索時間のムダを改善するためのファイリングや、共有サーバー・共有フォルダの活用によって効率良くデータを管理する方法についてご紹介します。

情報を「整理」しよう!

情報を整理整頓

ファイリングでペーパーレスなオフィスを目指す!

書類検索に時間が掛かり作業が中断しまったなんて経験、誰しもあるのではないでしょうか。時間が掛かる原因にはいろいろあると思いますが、「どこにあるか分からなかった」というのが大半だと思います。

一番の対策としては、「書類をファイリングしながらペーパーレス化していく」ことをおすすめします。今まで紙だった書類をできるだけ電子データ化しながら、整理・整頓していくのです。

フォルダとサーバー

「ペーパーレス」とは

単に紙を無くすということではなく、情報をきちんと「整頓」し、すぐに使うことのできる状態にすること。

「ファイリング」とは

類の保管や廃棄に関するタイミングややり方をルール化し共有すること。紙の書類、電子データの両方に当てはまります。例えば、紙の場合にはファイルボックスなどを活用し、使用頻度や重要性などによって仕分けて保管するようにしましょう。

但し、今後発生する書類においては、「できる限り紙を発生させない」方向性で考えていくことも大事です。電子データにおいては、保管場所はもちろんですが、フォルダやファイル名のつけ方を統一することで、検索時間をグンと削減することができます。

ファイリングとフォルダ分け

情報管理の仕組みをつくろう!

サーバーを導入

サーバーの導入で仕事をスムーズに!

資料作成に活用したいファイルを探すのに時間がかかる…、社員間のデータの受け渡しにUSBメモリを使ったりメールで送ったりしている…、個人のパソコンでそれぞれがデータを管理している…、そんな貴社にはサーバーの導入をおすすめします。

例えば、資料を作成している時に活用したいファイルがすぐに見つからなければファイル検索に時間を費やしてしまいますし、もし新たにつくり直すとなれば、その時間と労力も発生します。

また、データを個人で管理している場合には、データが必要になる都度、データを持っている社員との間でUSBメモリやメールでのデータ受け渡しの手間が発生するだけでなく、何らかのトラブルでデータを保存していたパソコンが起動しないとなると…これはもう言わずもがなですね。サーバーを活用することでこういった多くのムダを防ぎ、人手を減らしつつも仕事がスムーズに捗るようになります。

サーバーにお任せ

ファイル共有で情報をタイムリーに活用!

情報やデータは、社内でいつ誰に必要になるか分かりません。したがって、サーバー内に保管場所を決めてファイルを共有することで、ネットワークさえつながっていればいつでもどこでも活用できるため、仕事効率はグッと高まります。

また、単に保管するだけでなく、時系列に並べる、用途で振り分ける、ファイル名やフォルダ名のつけ方を統一するなど、「ファイル保管のルール」を社内で決めておくことで、ファイルの検索時間を短縮することができます。

ファイル共有

データを確実にバックアップ!

個人のパソコンでデータを管理していることも少なくないと思いますが、もしもそのパソコンが起動しなくなってしまった場合には、データ復旧の手間や費用の負担も大きくなるばかりでなく、仕事そのものがストップしてしまう可能性もあります。

そういった意味でも、大事なデータはサーバーにバックアップしておくことをおすすめします。「バックアップ自体が手間」や「サーバーが故障したら」という懸念もありますが、最近では設定次第で自動的にバックアップされる機能や、同時に2つのHDDにデータを書き込むミラーリング機能を備えたサーバーもあります。

データをバックアップ
弘法のおすすめ

 

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