現場に聞く!オフィス改善インタビュー その2 「時間のムダ対策どんな取り組みしてますか?」

インタビュータイトル

「仕事をスピードアップするための時間のムダ対策」について、㈱弘法の山口営業部田村統括リーダーへのインタビュー第2弾。

今回は、「オフィス内での取り組み」に視点を置いてご紹介します。

「テレビ会議・ミーティング」の導入でタイムリーにコミュニケーション

オフィス内での主な仕事のスピードアップ対策を教えてください―

山口県内の営業部は、山口営業部、周南営業部、宇部営業部と3つに分かれているため、以前は会議やミーティングを実施するにも移動時間がかかっていましたが、今は拠点間を常時パソコンでつなげておいてテレビ会議を行うようにしています。

また山口県の営業部に限らず、数年前は本社に集まって行っていた会社全体での会議・ミーティングも今では本社に行くことも少なくなり、時間効率も非常に高くなっていると思います。

その上、毎週1回以上のペースでこまめにテレビ会議やミーティングを実施できるため、よりタイムリーにコミュニケーションを取ることができ、全体的に仕事スピードも上がりました!

ちなみに、現在はパソコンの画面で見ながらの会議ですが、将来的には液晶スクリーンに変えてより臨場感を出したいと考えています。

会議・ミーティングの実施時間においても、以前は17時~19時だったのを9時スタート~10時終了に変更し、できる限り時間外に集まって会議を行うのを減らしています。
テレビ会議
「テレビ会議・ミーティング」の導入でムダな移動時間を削減。

ノー残業デーで体調もアップ

時間外労働を減らすという意味では、以前のインタビューでご紹介した「毎週水曜日ノー残業デー」は今でも継続しており、必ず定時である17:40には夕礼を実施し、18時には全員帰宅しています。

この制度を始めて以来、気のせいか体調を崩す人も減ったような気がします。

いらないものは勇気を持って捨てる

3S(整理・整頓・清掃)に関しては―

こちらも以前にご紹介しましたが、3S(整理・整頓・清掃)についても変わらず継続しています。事務所をスッキリさせることが成果につながると考えていますので。

「いるもの、残すもの」のルールを決め、それに当てはまらない「いらないもの」は勇気を持って捨てています。古い書類に関しても必要なものはスキャニングして、電子データとして保存し、紙の書類は破棄しています。

また、日頃から一人ひとりが整理整頓を心がけており、全体の掃除も毎週金曜日に決めて行っています。

席を離れる際はパソコンと電話のみ

デスクの上に関しても相変わらず書類は全くない状態を維持しており、「席を離れる際はパソコンと電話のみ」という状況も変わっていませんし、棚においてはむしろ以前に比べても減らしています。

このように「人の導線」はお金をかけずに整えることができているので、後は順次モノを新しくしていくだけですね。

デスクの上に関しても相変わらず書類は全くない状態を維持しており、「席を離れる際はパソコンと電話のみ」という状況も変わっていませんし、棚においてはむしろ以前に比べても減らしています。

このように「人の導線」はお金をかけずに整えることができているので、後は順次モノを新しくしていくだけですね。
整理整頓習慣化
「席を離れるときはパソコンと電話のみ」が合言葉。

お気軽に見学にお越しください!

時間短縮や3S(整理・整頓・清掃)なんて、うちでは無理!」と言われる企業様にこそ、是非、見に来ていただきたいと思います!お気軽に見学にお越しください。
オフィス公開

(株)弘法

山口営業部
〒753-0871
山口市朝田1800-1

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TEL.083-922-6964

弘法
お気軽に見学にお越し下さい!

オフィス改善インタビュー「コミュニケーションが取りやすくなりムダなスペースも削減!」

オフィス改善インタビュー

半年計画を練ってレイアウト改善を実行

オフィスレイアウト改善の経緯は ー

6年前に現在のこのビルを購入し、専門学校を運営してきました。

以来、生徒も先生などのスタッフもだいぶ増えてきたため「もっと居心地のよいオフィスにしたい」との思いがあり、半年前ぐらいから弘法さんと打ち合わせをして、オフィスのレイアウトを改善しました!

先生同士や生徒とのコミュニケーションが取りやすくなった!

効果のほどはいかがですか ー

キレイになって気持ちがよいというのは勿論ですが、事務スタッフと先生、先生同士のコミュニケーションが取りやすくなりましたね。

コミュニケーションを重視しムダなスペースも減らした

どのようなオフィス改善を行ったのですか ー

当校には常勤で10名、非常勤で40名ほどの先生が在籍しています。

今までは一人に一席を設け、机の配置も常勤・非常勤問わず各人バラバラでしたが、今回のオフィス改善で常勤の先生と非常勤の先生のエリアを明確に分けて配置しました。

インタビュー1

そして、非常勤の中でも勤務日数が少ないの先生の机は固定せず“フリーアドレス”とし、席数も必要最低限にとどめたんです。

その結果、同じ勤務形態の先生が同じエリアに座るためコミュニケーションが取りやすくなり、席数を絞った分、ムダなスペースも減らすことができました。

オフィス改善

喫茶店みたいで居心地よく気持ちよい

オフィス改善について外国人の先生からの反響は ー

加えて、オフィスの床や机、椅子を一新し、さらには応接や会議室、倉庫もつくり、レイアウトも変更しました。特にイスにはこだわり、スタッフが気持ちよく仕事ができるよう配慮しました。

当校には外国人の先生も10名ほど在籍されてますが、先生方からは「喫茶店みたいで居心地がよくてうれしい」という声を沢山いただいています。

インタビュー2

レイアウトを改善してから部屋全体の雰囲気が明るくなったのもあるかもしれませんが、人間関係も深まり、先生の定着率もより高まるように思います。

生徒により目が届きやすくなった

生徒さんは東南アジアの方が多いですね ー

そうですね、東南アジア圏の10数ヶ国から来ていただいていまして、今では定員一杯の700名の生徒がいます。

外国人の生徒は2年かけて日本語を学んでいますが、レイアウト改善によって先生とのコミュニケーションも取りやすくなったようですし、先生側としても今まで別の教室でやっていた補講を同じフロアで行えるため、より生徒に目が届くようになりました。

レイアウト変更

先生方が、毎日数千枚を印刷しています!

印刷機もかなり活用されているようですね ー

当校では、先生がテキストを自分でつくり日々印刷していますので、印刷機の配置も工夫して印刷しやすい動線になるようにと考えています。毎日数千枚も印刷されていますから、レイアウトを改善することで動き回るストレスも減ったように思います。

今回、弘法でレイアウト改善をお手伝いさせていただきましたが、いかがでしたでしょうかー

親身になって一生懸命に考えていただいて、とても楽しくレイアウト改善ができました。

営業担当の方とも半年かけて何度も打ち合わせし、おかげで納得できるオフィスにすることができました。

応接室
応接を儲けることで来客への対応もよりスムーズに

今後は教室も改善したい

今後はどのようなオフィス改善を予定されていますか ー

オフィスはかなり良くなりましたので、次は教室を良くしていこうと思っています。机や椅子も入れ替えて、生徒の皆さんがより快適に過ごせる環境を作りたいと思っています。

専門学校広島国際ビジネスカレッジ

〒720-0812
広島県福山市霞町1-2-3

TEL.084-922-7667

校内イメージ
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現場に聞く!オフィス改善インタビュー その1 「時間のムダ対策どんな取り組みしてますか?」

オフィス改善インタビュー
事務機器の販売をメインにオフィス改善による働き方改革を幅広くサポートしている株式会社 弘法は、自社でもオフィス改善に積極的に取り組んでいます。

中でも山口営業部においては「時間のムダ対策」ということで仕事をスピードアップするための取り組みに力を入れ始めて以来、弘法の中でも営業成績が高い水準を維持しています。今回は成果につながっている取り組みと秘訣について、(株)弘法 山口営業部の田村統括リーダーに聞きました。

情報を共有しながら営業の質を高める

一日の仕事の流れを教えてください―

当営業部では、8:55始業で夕方は17:40が定時です。山口県は営業エリアが広く各営業部も距離が離れているため、以前は営業マンは一匹オオカミ的な動きになりがちでしたが、今は仕事効率を高めるためにも意識的にチームで動いています。

仕事効率を高めるために意識していることは―

仕事効率を高めようと思うと「時間を短縮しながら成果を維持」する必要があるため、時間効率に対するスタッフ全員の意識が自然と高まっています。

中でも特に意識していることは、スタッフ間での情報共有と営業の質を高めることです。その結果、数年前と比べてかなりの時間短縮が図られています。

各スタッフとも一日の中でダラダラしている時間やムダな時間がかなり少ない状況ですし、リーダーも率先して早く帰るようにしています。そして、そういった意識改革の成果が営業成績の向上にもつながっているように思います。
仕事効率

グループウェアや電子機器を有効活用・スタッフ全員で仕事を共有

情報の共有はどんな対策をされていますか―

グループウェアや電子機器を活用しています。
グループウェアに関しては、各自のスケジュールを他のスタッフのスケジュールにも反映・表示するようにすることで、予定の共有をしっかり行っています。そうすることで、お互いがスムーズに段取りを進めることができます。

また、マイクロソフト社のノートパソコン「サーフェス」や「iPhone」を全員に配布して同じ仕事環境を整えつつ、「グループウェア」や「エクセルオンライン」を活用して、情報やデータを共有して全員で仕事の共有を図っています。

特にサービスマンに関しては、山口県内の広いエリアを機器の修理などで日々飛び回っているため、例えば、外出先で見積書を作成してプリントして持参するといったように、これらをフル活用しています。

アポイント訪問を増やして中身を濃く

営業の質を高めるために取り組まれていることは―

現在、1日の営業訪問件数は平均10件程度ですが、その中で4割程度はアポイントをとって訪問しています。以前はもう少し訪問件数が多かったのですが、当日アポイントやアポイントなしでの訪問も多く、アポイントをとっての訪問は全体の2割程度でした。

アポイント訪問を増やしたことで訪問件数自体は減っていますが、有効な面談件数は増えています。さらに、そこに向けての事前準備をしっかりして行くので、より中身の濃い営業活動ができるようになっており、成果にもつながりやすくなっているように思います。
情報の共有

IT日報の活用で効率的に管理

営業全体はどのように管理されていますか―

IT日報を活用して、訪問件数、アポイント訪問件数、新規訪問件数、面談件数など、毎月データを集計管理して翌月の営業活動に活かしています。各拠点ごとの距離は離れていますが、商談内容や見積もりも全てチェックしてコメントも書いているので、近くにいるような感じです。

また、営業内容、商談内容は商談後すぐに「サーフェス」や「iPhone」を使ってIT日報に入力することで、帰社時点では日報がほぼできあがっている状態になっており、仕事のスピードアップにもつながっています。

テレビ会議の導入や3Sの徹底

オフィス内の環境面では何か取り組まれていますか―

社内の環境面には、より力を入れて取り組んでいます。各地にある営業部間で集まって会議するときに発生する移動時間を削減するために「テレビ会議」を導入し、パソコンを通じて簡単にできるようになりました。

さらに、以前ご紹介した3S(整理・整頓・清掃)も更に徹底し、スッキリした環境で仕事ができるよう取り組んでいます!
〈つづく〉
テレビ会議
「テレビ会議」の導入で移動時間を削減!

お客様へ

オフィス公開します!お気軽に見学にお越しください。

【事前にお電話の上お越しください】
(株)弘法 山口営業部 TEL.083-922-6964

オフィス改善の取り組みインタビューその2 「仕事効率アップとセキュリティの強化に同時に取り組む!」

オフィス改善の取り組みインタビューその2
(株)弘法営業部の政岡マネージャーに自社で取り組んでいるオフィスの改善策ついて、 “ノウハウやデータのムダ対策”という視点で聞いたインタビュー第2弾。

情報を共有することで仕事の進め方がスムーズに効率化されていく一方、外部に晒される危険も増しています。今回は、それに対してのデータ管理やセキュリティ対策と今後の課題について聞きました。

NAS活用とフォルダ分けで管理

データ管理に関する対策について教えてください ―

ネットワークで接続できるハードディスク(NAS)を活用して社内サーバーとして構築しており、その中でチーム別やカテゴリー別でフォルダ分けして、お客様先への提案書や資料などのデータをそれぞれ管理しています。
NASは従来のファイルサーバーと比べて場所もとらず、コスト的にも安く抑えることができます。

オンラインで各エリアの情報を管理共有

クラウドも活用していますか ―

マイクロソフト社の「SharePoint」というクラウドシステムを導入して、全社で共通の案件管理シートや各エリアごとのミーティング議事録などをクラウド上に上げて共有しています。
サーバーでの管理との違いは、「オンライン」であることです。当社では社内の資料作りに同じマイクロソフト社の「ExcelOnline」というクラウド版のエクセルを活用しており、これのメリットは「同じファイルの同時編集が可能」であることです。
インタビューの様子

タイムリーに情報を共有できるメリット

社内の情報共有のスピードアップ

各営業所、各個人で担当エリアや案件も異なり状況が常に変わっていく中、今まではそれらを各個人で管理し、月末にそれらを管理者が集約するといった作業が発生していましたが、同じファイルをタイムリーに同時編集することでその手間もなくなりましたし、常にタイムリーな情報を共有できるという点でとても便利です。

NASとシェアポイントの使い分けとしては、セキュリティの関係上、社内でとどめておくべき情報はNASで管理し、外出先からでも見ることができたり、全社で共有した方がよい情報に関してはシェアポイントを活用するといった感じです。

クラウドシステム

UTMとセキュリティソフトで多重防御

セキュリティ対策はどのようにされていますか ―

UTM(統合脅威管理)というシステムを導入しています。これはネットワーク上の出入り口を監視するもので、外部からのウイルスや不正アクセスを防ぐファイアウォール的な役割だけでなく、社内からウイルスサイトなどへのアクセスを防いだり、不要な通信回路を無くし、社内からのデータ漏えい防ぐといった機能もあります。
加えてセキュリティソフトも合わせて活用し、「多重防御」の意識で対策をしています。例えば、USBメモリで直接パソコンとやり取りする場合には、UTMだと防ぎきれないといったこともありますので。

セキュリティ

社内ルールの確立と便利と安全の見定めが重要

ノウハウやデータ管理についての今後の課題は ―

まずは、管理方法をしっかりルール化することですね。営業マン個人のパソコンにデータが残ったままになっていたり、USBの管理活用方法であったりということもありますし、データの社内外での取扱い方法などを確立していく必要があると思います。

働き方改革だからといって、一概に「効率を高めよう」「どこからでもアクセスできるようにしよう」といった感じで便利にすればよいというわけではありません。

個人情報の保護といったこともありますし、情報やデータに関して「外からでも使えるようにする」のか「外には出さないようにクローズ化する」のかといったことを、セキュリティ面も考慮しながら、便利と安全の両方の面からルール決めしていかなければならないと感じています。

まとめ

■[働き方改革 著者/インタビュアー]

(株)弘法提携 業績アップコンサルタント 森本 琢磨
〈有限会社 楽まうく 代表取締役〉

中小企業の売上向上サポートを生業とし「現場密着による即時業績向上」を得意とする。2000年に営業代行業・営業コンサルティング業で創業後、業績アップコンサルティング会社「有限会社 楽まうく」を2003年に設立。主にサービス業、販売業、飲食業などの営業・販促改革による業績アップ支援を行っている。また、株式会社弘法の印刷機ユーザー様へチラシのアドバイスや勉強会を実施しながら販促強化をサポートし、年間数十社のチラシ改善と反響アップを実現。コンサルティング業務のほか、チラシ・DMの企画・制作、飲食店も経営。

弘法の担当営業より

ペーパーレスをはじめ、ムダの削減、生産性アップなどにつながるオフィス改善については、弘法営業マンに是非、お気軽にお声かけください。
弘法の取り組みなど、具体的にご紹介します。

オフィス改善の取り組みインタビューその1 「年間480時間分ムダ削減!時短+サービス向上!」

年間480時間分ムダ削減!時短+サービス向上!
今回は、創業96周年を迎えるにあたり、今や事務機・印刷機だけでなく、広島・山口を中心とした企業のオフィス全体の課題改善を支援している(株)弘法営業部の政岡マネージャーに、現在自社で取り組んでいる対策などを、“ノウハウやデータのムダ対策”という視点で聞きました。 お客様をご支援するにあたり、自社での取り組みをご紹介します。

ムダな検索時間を省くために5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)運動開始

オフィス改善に力を入れ始めたきっかけは ―

そもそもは、発注書や契約書などの「書類を探すムダな検索時間を減らしたい」というのがはじまりでした。

それだけでなく、同じ書類を個人でもダブって持っていたり、FAX送信プリントが放置されていたり、ミスプリントしても平気だったり…と、多くの「紙」がきちんと管理されていないことも気になりました。

それらを改善するため、「不必要なものは捨て、必要なものは残しましょう」といった“ペーパーレス”の観点で、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)運動を始めたのがきっかけです。

5S対策の一例

紙を減らす電子データ化作戦

検索時間の短縮に向けての具体的な対策は ―

そのために導入したのが、キヤノン複合機の「ドキュメントナビゲーター機能」です。一番の目的は、書類をスキャニングしてできるだけ電子データ化し、管理すること。

スキャニングした書類は捨てられるので紙も減りましたし、スキャニングデータは自動で指定フォルダに入り、社内のどのパソコンでも簡単に検索できるので、ムダな検索時間も減りました。

それだけでなく、プリント時にデータを一旦留め置くことで、印刷指示のミスやムダなカラー出力を防いだりと、コスト対策にもつながっています。

年間480時間分のムダを削減

どのくらいの効果がありましたか ―

この機能を導入後、営業部全体で大幅な生産性アップ効果が出ています。

営業スタッフ15名が、書類検索に一人平均1日3分×3回費やしていたものを、1回平均2分ずつ短縮できたと想定すれば、年間で360時間の短縮。同じく、電子化作業に費やす時間は年間で120時間の短縮。

そう考えると、年間合計480時間分のムダ削減の効果が出ていると言えます。それだけでなく、書類の保管スペースが減るという物理的な効果もありますね。

時間削減で生産性アップ

担当者が変わると話が進まなくなる問題

ノウハウなどの情報管理に関してはいかがですか ―

情報管理に関する課題も以前からありました。営業マンが各自のパソコンで案件情報を管理していることも多く、担当が替わったら商談や見積もり情報が残っておらず話が進まない…といった問題が発生していました。

システムで一元管理

その改善策として、13年前からは顧客情報や見積もり作成、日報、スケジュールなどを一元管理できる「NIコンサルティング社の営業日報システム」を導入、活用しています。

お客様へのサービス向上にもつながる

営業マンとして感じる、営業日報システムの効果は ―

顧客情報を共有できるのが一番大きいです。相手方の担当者や営業ノウハウなどこれまでの履歴が明確に残っているので、顧客への対応も一歩先を行くことができ、サービス向上につながっています。

また、クラウドシステムだから外出先からでも顧客情報を確認できますし、スマホとも連動して商談結果も終わったその場で打ち込むことができるので、空き時間を有効活用できています。さらにスケジュール管理もできるから、営業マンなのに今は手帳を持っていないんですよ。

営業マンとサービスマンの連携にも一役

あと、当社では本社と修理担当のサービスマン営業所が離れているため、例えば、「○月○日、A社に○○という修理で訪問した」という履歴を共有できるのもポイントですね。これを把握できているかどうかで、訪問先のお客様への対応も変わってきますので。

情報を次に活かせる日報とグループウェアの連動

管理者目線で見る、営業日報システムの効果は ―

グループウェアと日報が連動しているので、情報を次に活かしやすくなったと感じています。

例えば、日報で部下のスケジュールや仕事の進め方を把握して的確にアドバイスすることができますし、見込客情報なども逐一把握できるので、今後の営業戦略も練りやすくなります。

オフィス改善の取り組みインタビュー

以前は、顧客や見込客を管理するためにその都度リストづくりの負担がありましたが、今はそれも減りました。今後は、紙の申請書を電子化するなど、ワークフローの改善にも活用したいと考えています。

ルールやマニュアルづくりが必須

今後の課題は何でしょう ―

情報やノウハウをうまく次に活かすためにも、データ管理はとても大事ですが、「何が不要で何が必要か」という線引きが難しいのも確かです。

今後は、その管理方法を共有するためのルールを決めたり、マニュアル化していくことが課題です。〈つづく〉

弘法の担当営業より

ペーパーレスをはじめ、ムダの削減、生産性アップなどにつながるオフィス改善については、弘法営業マンに是非、お気軽にお声かけください。弘法の取り組みなど、具体的にご紹介します。